3 av 4 svenska chefer saknar utvecklingsplan

Endast var fjärde svensk chef har en utvecklingsplan enligt årets undersökning av Ennova (Global Employee and leadership index). Det är skrämmande med tanke på vilken stor nytta en utvecklingsplan innebär för chefer, medarbetare och företag. Du kommer här läsa om varför en utvecklingsplan är så viktig och fem fördelar. Bland annat kan en plan hjälpa dig till betydligt färre arbetstimmar.

AUGUSTI 2017 – Av Ulla Lilliehöök – Executive Coach, Internova & Co AB

När en chef saknar tydlig plan för hur han/hon ska arbeta får det flera negativa konsekvenser. För chefen blir det som är absolut högsta prioritet otydligt.  Risken är att arbetet blir händelsestyrt, ostrukturerat, splittrat som också ofta omfattar långa arbetsdagar. En otydlig chef sprider otydlighet till alla i sin omgivning. Både till sin chef, sina kolleger och till sitt team.

Det är så många chefer arbetar när utvecklingsplan saknas. Det blir händelsestyrt (ad hoc). Alla problem som uppstår hamnar både i chefens och medarbetares fokus. Ni arbetar ineffektivt och dagarna går till att släcka de bränder som uppstår akut. Kvällar och helger används till alla uppgifter som inte hinns med på dagtid.

Riskerna med att inte arbeta med utvecklingsplaner (systematiskt utvecklingsarbete)

I företag där chefer saknar tydliga utvecklingsplaner är risken stor att merparten arbetar händelsestyrt. De problem som är mest akuta löses för stunden. Analys av varför problem uppstår och åtgärder för att minimera uppkomsten hinns aldrig med. All tid går åt att släcka dagliga ”bränder” – moment 22.

Utan utvecklingsplan saknas konkreta aktiviteter för en bättre framtid och ser varken möjligheter eller upptäcker problem i förväg. De dagliga bränderna är så många och så akuta att alla involveras och släcker så gott det går för stunden.

Chefen som hade fastnat i förvaltningsfällan
Jag har själv varit chefen som förvaltade och saknade helt struktur på systematiskt utvecklingsarbete. Men när min normala arbetstid innebar 60 timmar/vecka och jag ändå inte hann med fick jag nog. Tack vare en coach ändrade jag mitt arbetssätt och ledarstil. Jag började med att arbeta målorienterat genom att fram en utvecklingsplan, samt ändrade min ledarstil från curlande till coachande.

Resultatet var häpnadsväckande! Jag ökade omsättningen, resultatet och öppnade ny filial. Samtidigt hade min nya normala arbetsinsats blivit endast 45 timmar/vecka.

Varför det är så viktigt med utvecklingsplaner

Med en tydlig utvecklingsplan kommer alla att ägna en del av sin arbetstid på ständig utveckling och förbättringar (systematiskt utvecklingsarbete). Med ett öga på förvaltning och ett öga på utveckling (framtiden), disciplin på att arbeta med båda delar parallellt kommer många problem försvinna. Tack vare ert framtidsfokus kommer problem upptäckas tidigare och ni kan agera i förebyggande syfte.

En utvecklingsplan bör innehålla mål men också tydliga handlingsplaner för vem som är ansvarig och datum för när målen ska uppnås. Då blir även genomförandeprocessen enklare eftersom vägen till målen är genomtänkt och nedskriven.

Lärdomar av förvaltningsfällan
Den stora orsaken till mina många arbetstimmar jag hade (60 timmar) var att jag arbetade helt felaktigt. När jag saknade tydliga mål prioriterade jag fel arbetsuppgifter och gjorde mycket – hemska tanke – i onödan. Men utan kunskap tror man att man gör rätt. På dagtid gick arbetet åt att släcka bränder och min ledarstil var curlande. Inte förrän de hade gått hem kunde jag börja arbeta med allt jag inte hunnit (läst prioriterat) på dagtid.

När jag i stället började göra planer med mina medarbetare fokuserade både jag och de på att prioritera bränderna men också att verka för att de inte händer igen. Det blev fokus på rätt arbetsuppgifter – de som gjorde att vi närmade oss utvecklingsmålen. Dessutom ändrade jag ledarstil från curlande till coachande.

Från curlande till coachande chef
Som curlande chef gör man både sig själv och medarbetarna en björntjänst. Chefen svarar på alla frågor i syfte att hjälpa medarbetaren. Det som händer är att medarbetare blir osjälvständiga och ständigt stör chefen. Dessutom blir också chefen ständigt involverad i det operativa.

Nu menar jag inte att chefen ska sluta hjälpa medarbetarna. Däremot hjälpa dem på ett sätt som får medarbetarna att bli mer självgående. Curlande ledarstil uppmanar inte medarbetare att tänka själva, ta eget ansvar för sina handlingar och tar dessutom mycket tid (medarbetarna behöver ständigt hjälp). Med coachande ledarstil skapar du självgående medarbetare som regelbundet utvecklar sina prestationer. Coaching på rätt sätt ökar allas prestationer, arbetsglädjen och motivationen. Här kan du läsa mer om Coachande Ledarskap.

 Gör utvecklingsplanerna tillsammans med dina medarbetare. När transparens och delaktighet vid planering av framtida succéer  finns, ökar allas prestationer. Inte för att de måste utan för att de vill.

 

Struktur för systematiskt utvecklingsarbete

Många chefer är bättre på chefskap – förvaltning. Men ökad konkurrens gör att behovet av systematiskt utvecklingsarbete ökat markant. Med bra balans mellan förvaltning och utveckling kan chefer både nå förvaltningsmål (”business as usual) och samtidigt utvecklingsmål (ständiga förbättringar).

För att lyckas måste chefer ändra fokus på vad de prioriterar för arbetsuppgifter. Mindre fokus på förvaltning och mer på utveckling. Chef kan på årsbasis diskutera med sin chef hur strategier och långsiktiga mål (helår eller längre) bör vara. Därefter tar chefen fram en utvecklingsplan för den närmaste tiden (kvartal, halvår) som leder till beslutade strategier och långsiktiga mål.

Det är stora fördelar med att chefen gör utvecklingsplanen tillsammans med närmast team. Medarbetare blir delaktiga, vi-känslan förstärks och intresset hos alla att nå målen i utvecklingsplanen ökar markant. Om chefen däremot gör planen själv, kommer mycket tid behöva ägnas åt att informera, instruera och motivera medarbetarna. De har ju inte varit delaktiga, är inte insatta och känner sig därför utanför.

Det tar lite längre tid att göra utvecklingsplanen tillsammans men vid verkställande av planen kommer tid sparas. När alla varit involverade från början vet de vad som ska göras, varför det ska göras, vem som ska göra det och när. Genomför sedan regelbundna uppföljningsmöten hjälpa alla åt att hålla koll på att arbetet går enligt plan. Justeringar görs efterhand som behov uppstår.

5 fördelar med en utvecklingsplan

Fördelarna med en utvecklingsplan är många. Här är de fem viktigaste:

1. Visualisering – prioritera och göra rätt
   Chefen och teamet synliggör vad som är absolut viktigast och ska prioriteras den närmaste tiden. Vad som ska göras, vem som är ansvarig och när det ska vara klart. Alla gör rätt saker.
2. Bättre framtid
   Era resultat kommer att förbättras avsevärt. När alla blir bättre på att genera idéer som leder till lösningar på befintliga problem kommer också er framtid att bli bättre.
3. Agera förebyggande
   Ett längre tidsperspektiv gör att ni upptäcker problem/hot i tidigare skede och kan agera i förebyggande syfte.
4. Prestationerna ökar
   Ständiga förbättringar vässar allas kompetens och ökar prestationerna.
5. Regelbunden feedback
   När chefens operativa tid frigörs kan tid prioriteras på att ge regelbunden feedback till medarbetarna. Det gör att deras kompetens ökar snabbare. Feedback på rätt sätt ökar också både deras motivation och arbetsglädje.

Sammanfattning

Riskerna med att inte arbeta med utvecklingsplaner (systematiskt utvecklingsarbete)

I företag där chefer saknar systematiskt utvecklingsarbete och tydliga utvecklingsplaner är risken stor att merparten arbetar händelsestyrt. De problem som är mest akuta löses för stunden. Analys av varför problem uppstår och åtgärder för att minimera uppkomsten hinns aldrig med. All tid går åt att släcka dagliga ”bränder” – moment 22.

Varför det är så viktigt med utvecklingsplaner

Med en tydlig utvecklingsplan kommer alla att ägna en del av sin arbetstid på ständig utveckling och förbättringar (systematiskt utvecklingsarbete). Med ett öga på förvaltning och ett öga på utveckling (framtiden), disciplin på att arbeta med båda delar parallellt, kommer många problem försvinna. Tack vare ert framtidsfokus kommer problem upptäckas tidigare och ni kan agera i förebyggande syfte.

En utvecklingsplan bör innehålla mål men också tydliga handlingsplaner för vem som är ansvarig och datum för när målen ska uppnås. Då blir även genomförandeprocessen enklare, eftersom vägen till målen är genomtänkt och nedskriven.

Struktur för systematiskt utvecklingsarbete

Många chefer är bättre på chefskap – förvaltning. Men ökad konkurrens gör att behovet av systematiskt utvecklingsarbete ökat markant. Med bra balans mellan förvaltning och utveckling kan chefer både nå förvaltningsmål (”business as usual”) och samtidigt utvecklingsmål (ständiga förbättringar).

För att lyckas måste chefer ändra fokus på vad de prioriterar för arbetsuppgifter. Mindre fokus på förvaltning och mer på utveckling. Chef kan på årsbasis diskutera med sin chef hur strategier och långsiktiga mål (helår eller längre) bör vara. Därefter tar chefen fram en utvecklingsplan för den närmaste tiden (kvartal, halvår) som leder till beslutade strategier och långsiktiga mål.

Det är stora fördelar med att chefen gör utvecklingsplanen tillsammans med närmast team. Medarbetare blir delaktiga, vi-känslan förstärks och intresset hos alla att nå målen i utvecklingsplanen ökar markant.

5 fördelar med en utvecklingsplan

1. Visualisering – Prioritera och göra rätt
2. Bättre framtid
3. Agera förebyggande
4. Prestationerna ökar
5. Regelbunden feedback

Det skulle vara väldigt roligt om du vill dela med dig av dina erfarenheter. Skicka gärna ett mail till mig här!

Vill du lära dig mer om systematiskt utvecklingsarbete (Change Management) och Coachande Ledarskap?

• Beställ boken SKAPA TOPPRESTERARE® Beställ här

• Lär dig COACHANDE LEDARSKAP genom utbildningen SKAPA TOPPRESTERARE® Läs mer här

• Ta hjälp av en Executive Coach Läs mer här

• Vill du bli effektivare på dagtid? Kolla vår utbildning i Time Management! Läs mer här
  

• Vill du lära dig mer om systematiskt förändringsarbete med utvecklingsplan? Kolla mer under CHANGE MANAGEMENT – Läs mer här!

Tyckte du artikeln var intressant? Då kanske du också vill läsa: