Att kommunicera via mail är fortfarande väldigt populärt – det är enkelt, snabbt och effektivt! Åtminstone när det gäller att skriva och skicka dem! Problemet är att hantera alla inkommande mail. Vi behöver sätta av tid för mailhantering och skapa en struktur för att enkelt kunna sortera ut vilka mail som är akuta och behöver snabb återkoppling respektive vilka som kan vänta.

Det finns en risk för att vi ständigt kollar om vi fått mail och att vi åtgärdar mailen direkt. Konsekvensen blir att mycket av vår arbetstid går åt till mailhantering.

När någon arbetsuppgift, till exempel mailhanteringen, blir till belastning på grund av sin omfattning och dagliga hantering så är det oerhört viktigt att hitta sätt som gör att du kan hantera dina mail smartare.

 

Planera in tid i din kalender för mailhantering! Det gör dig mer fokuserad och strukturerad

 

4 tips för att hantera dina mail smartare!

1 Vänta med att kolla dina mail
Startar du ditt arbete med att direkt gå igenom ”mailhögen” är det stor risk att du fastnar där. Har du möjlighet att avvakta en halvtimme för att till exempel först göra planerade viktiga uppgifter eller börja med att skapa en översikt av din arbetsdag?

2 Sätt av tid i din kalender för mailhantering
Mail är en ständigt återkommande kommunikationskanal som tar din arbetstid i anspråk, ofta på bekostnad av andra arbetsuppgifter. Spara tid genom att hantera dina mail mer strukturerat. Till exempel sätt av tid 2-3 gånger per dag för mailhantering, en halvtimme per gång (beroende på ditt behov). Tränar du på det i några dagar kommer du så småningom att hitta ett system som fungerar bra för dig och därmed hantera dina mail effektivare och samtidigt spara tid.

3 Skriv deadlines när du skickar mail och är beroende av ett svar från mottagaren
Genom att i stället för att skriva ”svara så fort du har möjlighet” eller något annat diffust blir det tydligare för mottagaren om du använder dig av datum som deadline till exempel ”tacksam för svar senast den 12/8”. Fördelen med en deadline är att du själv kan ha samma svarsdatum för uppföljning, samt att det blir enklare att påminna mottagaren om du inte fått svar till deadline.

4 Ta bort funktionen där du ser eller hör när nya mail kommer in
Risken med att se eller höra nya mail direkt när de kommer in är att du blir nyfiken och ”öppnar dem”. Speciellt när du håller på med en uppgift som är lite mindre stimulerande. Därför är det bättre att undvika ”frestelser” genom ständigt synliga mailaviseringar och därmed bli effektivare.

Bild 2 Mail blogg v 32 hantera mail smartare

Gör så här om du vill stänga av mailfunktionerna ”pling” och ”popup”!

I Outlook klickar du uppe i rullgardinsmenyn på ”Arkiv” och därefter ”Alter­nativ”. Du får upp ett nytt fönster och där väljer du ”E-post”. I detta fönster ser du ett avsnitt som heter ”Mottagna meddelanden”. Där tar du bort de förvalda funktionerna du inte vill ha. Bilden till höger visar hur det ser ut när du inte vill ha någon avisering på inkommande mail.

 

Ju mer strukturerad du blir på att hantera dina mail, desto mer får du gjort – varje dag

 

Tipsen gör att du kan hantera dina mail smartare och därmed spara tid!

Dina mail kommer naturligtvis inte att bli färre om du följer tipsen ovan men du kommer uppleva att det blir enklare och smidigare att hantera dem. Har du själv tips på vad du har gjort för att hantera dina mail mer effektivt? Det skulle vara väldigt roligt om du vill dela med dig av dina erfarenheter. Skicka gärna ett mail till mig här!

 

Tyckte du artikeln var intressant? Då kanske du också vill läsa:

Uppgiven man mellan pappershögarFå mer gjort på dagtid! Använd din kalender!

 

Internova - 8 tips på bättre struktur

8 tips på bättre struktur i arbetet!

 

Fokusera på en sak i taget - InternovaFokus på en sak i taget gör dig effektivare