Företagets resultat är beroende av att alla anställda toppresterar. Årliga medarbetar­samtal är ett bra verktyg för att öka prestationerna genom utveckling och lärande. För att lyckas behöver chefer bli duktiga på systematisk medarbetarutveckling. Här är 4 tips på hur medarbetar­samtal gör verklig nytta som gagnar medarbetare, chefer och företaget.

 

Av Ulla Lilliehöök Executive Coach, Internova & Co AB  mars 2018

 

 

Inledning

För att chefer ska utveckla sitt ansvarsområde behöver medarbetarna vässa sin kompetens. Ett bra verktyg för kompetensökning är årliga medarbetarsamtal. Tyvärr får dessa samtal sällan den positiva effekt som är syftet. Orsakerna är bland annat låg kunskap om nyttan och bristande kompetens. Inte enkelt att bli expert på något som utövas en gång per år.

Ofta saknas strukturerade och regelbundna uppföljningsmöten mellan de årliga samtalen (systematisk medarbetar­ut­veck­ling). Om uppföljningsmöten införs kommer det bli naturligt för både chef och medarbetare att ha samtal om medarbetarens utvecklingsbehov och de årliga medarbetarsamtalen blir också enklare att genomföra.

Fördelarna med uppföljningsmöten är att medarbetares arbets- och utvecklings­mål är aktiva. De tränar på att bli bättre och genomför aktiviteter som gör att de når målen. Genom det arbetssättet får medarbetar­samtal den nytta som är tänkt. Att medarbetare ständigt vässar sin kompetens för att öka sina prestationer.

När chefer inser nyttan med årliga medarbetarsamtal och regelbundna uppföljnings­möten kommer de också att prioriteras. Till exempel att varje medarbetare – med rätt stöd – kan öka sina prestationer med minst 20 % – varje år.

 

 

Problemet med medarbetarsamtal!


En orsak till att medarbetarsamtal brister i kvalitet, beror på att det är en arbetsuppgift som görs sällan, vanligtvis en gång per år. Det är omöjligt att bli expert på uppgifter som görs en gång per år.

Om medarbetare träffar sin chef för medarbetarsamtal endast en gång per år, har båda parter dåliga förut­sättningar att skapa bra mötes­kvalitet. Båda blir därför oftast missnöjda med samtalen. Eller att själva samtalen blir bra men efter samtalet händer det ingenting. Inte konstigt att många tycker medarbetarsamtal är bortkastad tid.

 

Utan regelbundna uppföljningar på rätt sätt mellan årliga medarbetar­sam­tal sker ingen systematisk utveckling av medarbetares prestationer!

 

4 tips på bra medarbetarsamtal!

1 Prioritera systematisk medarbetarutveckling!

Många chefer ägnar ofta för stor del av sin tid till akuta arbetsuppgifter och att curla sina med­ar­betare. De har för ofta sina fingrar i den operativa syltburken. Risken är att chefer aldrig hinner utveckla sitt ansvarsområde och ännu mindre utveckla medarbetarna. Allt tid läggs på att lösa gamla, åter­komman­­de problem, i stället för att lösa dem en gång för alla. Det blir moment 22.

Chefer som fokuserar på att utveckla sina medarbetare gör att chefens ansvars­område (teamet) presterar bättre. Genom att prioritera årliga medarbetarsamtal och regel­bund­na uppföljningssamtal utvecklas medarbetarna. De kommer till exempel öka sina prestationer (lära sig bli effektivare) och nya utmanande arbets­uppgifter (utveckla sin kompetens). Det förbättrar hela teamets prestationer och resultat.

 

2 Utveckla ansvarsområdet tillsammans med medarbetarna

Chefer har ofta årsmål för sitt ansvarsområde. De ska nås genom flertalet aktiviteter av både chef och medarbetare. För att få stort engagemang involveras medarbetar­na redan vid framtagning av årsmålen. Årsmål och genomförande av årliga medar­betar­samtal är mycket bra som övergripande verktyg. Under året följs både årsmål och individuella prestations­mål upp. Följande fyra verktyg kommer att hjälpa dig och dina medarbetare:

  1. Årsmål (kan vara kortare tidsperiod) med handlingsplaner (HP) – alla involveras för att bestämma vad ni vill uppnå (mål) och hur ni ska ta er dit under förvald tidsperiod.
  2. Utvecklingssamtal/medarbetarsamtal – hjälper dig som chef att veta vad som förväntas av varje medarbeta­re (i relation till årsmålen) fram till nästa årliga medarbetarsamtal.
  3. Individuella prestationsmål – hjälper dig och varje medarbetare att sätta individuella mål med hänsyn tagen till årsmål och medarbetarsamtalet.
  4. Mötesstruktur – mötesplan för uppföljningsmöten. Hur ofta chef och medarbetare ska träffas regelbundet under året för att steg för steg komma närmare årsmålen, både via gemensamma möten med hela avdelningen samt via individuella möten.

 

3 Förberedelser av medarbetarsamtal är viktigt för båda parter

Det är viktigt att båda parter är förberedda för det årliga medarbetarsamtalet. Annars blir mötet ineffektivt och ger inte det positiva resultat som är syftet. Syftet är att gå igenom resultatet från förra årliga medar­betarsamtalet och få en samsyn på utvecklingsbehovet. Båda parter förbereder sig på vad och hur medar­beta­ren presterat, vilka positiva resultat har prestationerna inneburit och vilka lärdomar finns att ta med i t ex utvecklingssyfte? Hur har målet från senaste medarbetarsamtalet uppnåtts?

Förberedelserna handlar om att reflektera över året som har gått, hur nuläget är och känns samt hur båda parter ser på medarbetarens framtida prestationsökningsbehov, ambitioner och utvecklingsbehov. För att förbättra relationen mellan chef och medarbetare är det viktigt att chefen också vill veta hur medarbetaren ser på hans/hennes styrkor och svagheter.

 

4 Regelbundna uppföljningsmöten av medarbetarsamtalet

När medarbetarsamtalets mål till nästa års samtal är beslutade är en regelbunden uppföljningsprocessen a och o för att med­arbetare ska nå sina mål. Redan i samband med medarbetarsamtalet bör en dialog föras om uppföljningsmötens frekvens (hur ofta) och hur länge. Allt beroende på medarbetarens behov av stöd för att nå målen. Upp­följ­­nings­mötena blir avstämningsmöten av hur medarbetarens utvecklingsprocess går. Till varje uppfölj­nings­möte bör medarbetaren sätt delmål för att underlätta vägen till slutmålen – nästa medar­betarsamtal.

Mellan uppföljningsmötena tränar medarbetaren och genomför de aktiviteter som delmålen kräver.  Målet kan vara att medarbetaren ska få två nya arbetsuppgifter och då behöver medarbetaren ta fram en plan för att lära sig och ta över ansvaret för uppgifterna. Det kan handla om att medarbetaren behöver utveckla ett bete­ende som gör medarbetaren mer effektiv. Då kan delmål vara att medarbetaren vill mäta hur lång till process x tar idag för att sedan sätta ett mål på hur lång tid process X ska ta till nästa medarbetarsamtal. Delmålen fram till nästa medarbetarsamtal blir aktiviteter som gör att process X kommer bli mycket effek­tivare med målet att processen ska gå 30 % snabbare och samma kvalitetsnivå.

Utan regelbundna uppföljningar som behovsanpassas från medarbetare till medarbetare kommer de mål som sätts i medarbetarsamtalet förmodligen inte uppnås. Både medarbetare och chef blir missnöjda och ingen ser någon nytta med medarbetarsamtalen. Därför är regelbundna uppföljningsmöten mellan de årliga medarbetarsamtalen så viktiga.

 

 

Sammanfattning

En av chefers arbetsuppgifter är obligatoriska årliga medarbetarsamtal. Dessa samtal får sällan den positiva effekt som är syftet. Orsaken är bristan­de kom­petens i att genomföra utvecklingssamtal (en gång per år) och att strukturera uppföljningsmöten mellan de årliga samtalen (systematisk medarbetar­ut­veck­ling). När chefer inser nyttan med årliga medarbetarsamtal och individuella uppföljnings­möten under året kommer de också att prioriteras.

I denna blogg finns fyra tips som gör att medarbetarsamtalen blir till nytta för båda parter: 

  1. Prioritera systematisk medarbetarutveckling!
    Chefer som fokuserar på att utveckla sina medarbetare kommer innebära att ansvars­området presterar bättre. Genom att prioritera årliga medarbetarsamtal och regel­bund­na uppföljnings­samtal kommer medarbetarna att utvecklas. De kommer öka sina prestationer (lära sig bli effek­tivare) och vilja får mer arbets­uppgifter (utveckla sin kompetens).
  2. Utveckla ansvarsområdet tillsammans med medarbetarna
    Fyra verktyg som förbättrar resultat och prestationer. Gemensam framtagning av årsmål och årliga medarbetarsamtal är lämpliga som övergripande verktyg. Under året följs både årsmål och indivi­duella prestations­mål upp. De fyra verktygen är: Årsmål, Medarbetarsamtal/utvecklings­sam­tal, Individuella prestationsmål och regelbundna uppföljningssamtal (mötesstruktur).
  3. Förberedelser är viktiga – för båda parter
    Det är viktigt att båda parter är förberedda för det årliga medarbetarsamtalet. Annars blir mötet ineffektivt och ger inte det positiva resultat som är syftet. Syftet är att gå igenom resultatet från förra årliga medar­betarsamtalet och få en samsyn på utvecklingsbehovet till nästa årliga medar­betarsamtal.
  4. Regelbundna uppföljningsmöten av medarbetarsamtalet
    När medarbetarsamtalets mål till nästa års samtal är beslutade är en regelbunden uppföljnings­process a och o för att med­arbetare ska nå sina mål. Upp­följ­­nings­mötena blir avstämningsmöten av hur medarbetarens utvecklingsprocess går. Till varje uppfölj­nings­möte bör medarbetaren sätt delmål för att underlätta vägen till slutmålen – nästa medarbetarsamtal.

 

 

Det skulle vara väldigt roligt om du vill dela med dig av dina erfarenheter. Skicka gärna ett mail till mig här!

 

Vill du lära dig mer om ledarskap och hur du kan utveckla medarbetare?

 

Tyckte du artikeln var intressant? Då kanske du också vill läsa:

Coachande ledarskap ökar medarbetares prestationer Hur du blir chefen alla gillar

 

 

 

 

 

 

Fartblindhet gör att vi inte ser hur fel vi arbetar Otydliga mål orsakar mer stress