4 tips på hur du kan arbeta effektivt – varje dag

Ständigt är det för mycket att göra och för lite tid. Därför så viktigt att arbeta effektivt – varje dag. Alltid många arbetsbollar som flyger i luften. Men är det rätt bollar? Varför landar de aldrig? Därför är det viktigare än någonsin att bli mästare på planering och prioritering. Annars är risken stor för ännu fler arbetstimmar och orsaken kan bero på bristande planering och felprioriteringar. Läs om fyra tips som hjälper en gång för alla!

Av Ulla Lilliehöök Executive Coach, Internova & Co AB  – februari 2018

 

Ju mindre du planerar och prioriterar det som är viktigast att göra i ditt arbete, desto fler timmar måste du arbeta.

 

Hur planerar och prioriterar du idag?

  • Kan det vara så att du ibland planerar för t ex en till två veckor fram, men redan efter några dagar har planeringen spruckit? Vad tror du det beror på?
  • När du planerar, tar du med i beräkningen allt som redan är bokat i din kalender?
  • Funderar du på hur lång tid varje arbetsuppgift ska ta och bokar tid för arbetsuppgiften i din kalender?
  • Har du gjort en prioriteringslista på vilka arbetsuppgifter som är absolut viktigast att göra kommande vecka?
  • Är du restriktiv med att tacka ja till möten eller klickar du av slentrian på acceptera utan att ifrågasätta om mötet verkligen är mycket viktigt att delta i?

 

Tar planeringen av dina arbetsuppgifter hänsyn till tidsåtgången?

Det finns många frågor att reflektera över för att avgöra om ditt sätt att planera håller hög kvalitet. Det vill säga om den klarar även fungerar i verkligheten.

Många planerar genom att skriva upp alla uppgifter (manuellt/ digitalt) som sedan bockas av efter hand. Vad som missas då är att ingen hänsyn tas till tidsåtgången för varje uppgift. Ofta är tids­spannet stort mellan olika upp­gifter. Det kan förmodligen handa om 15 minuter till 10 timmar eller mer.

Kompletteras inte listan med beräknad tidsåtgång, blir listan abstrakt och lurar dig till att länge tro att du kommer hinna allt under veckan. Listan saknar förankring till den tid som finns tillgänglig. Låt säga att alla uppgifterna på listan att göra denna veckan uppskattas till en genomförandetid av 40 timmar. Samtidigt finns det i kalendern möten (15 timmar) och tjänsteresa (2 dagar). Det är då man tydligt ser att ekvationen inte går ihop. Därför är det så viktigt att inkludera tidsuppfattningen i förväg – innan aktuell vecka är slut.

 

Det är nu dags att presentera fyra områden som kan hjälpa dig arbeta smartare. Det kommer öka din arbetsglädje, minska din stress och du kommer att få mer gjort – varje dag.

 

Fyra tips i kronologisk ordning för att hjälpa dig att arbeta smartare och få mer gjort.

  1. VISUALISERA dina arbetsuppgifter för att se alla arbetsuppgifter i ett helhetsperspektiv.

  2. STRUKTURERA genom rätt prioritering så att du vet exakt vilka uppgifter som absolut måste bli klara.

  3. PLANERA prioriterade arbetsuppgifter med egna möten som tar hänsyn till hur mycket arbetstid som finns i verkligheten.

  4. EFFEKTIVISERA för att minska vissa arbetsuppgifter och för öka andra som är viktigare.

 

TIPS #1 – VISUALISERA DINA ARBETSUPPGIFTER

Med ”kunskapsarbeten” är det vår hjärna som ständigt måste vara alert och kunna arbeta för att utföra alla arbetsuppgifter. Så länge vi har arbetet enbart i vårt huvud är det risk att vi glömmer och att vi inte är tillräckligt effektiva. För att starta resan med att bli effekti­vare är det viktigt att först se alla arbetsuppgifter. Då får du en överblick på helheten och inte enbart varje arbetsuppgift för sig.

Dela in dina arbetsuppgifter i X antal huvudområden. Tänk igenom allt du gör under ett år. Vilka huvud­områden har du (övergripande, kärnområden för ditt arbete, administration, faktakunskap? Vilka uppgifter hör till respektive huvudområde? När du har fått med allt fundera på om det är fler viktiga arbetsuppgifter du borde göra, men inte hinner. T ex hålla dig á jour med nyheterna inom din bransch, följa forskning och undersökningar, läsa böcker, artiklar, tidningar. Arbetsuppgifter som gör att du utveckla din kunskap om ditt arbete och resulterar i ökad kompetens.

När listan är komplett så är nästa steg att fundera hur mycket procent av din normala arbet­stid du bör fördela över dina huvudområden. Totalen ska helst bli 100% inklusive aktivite­ter­na som ökar din faktakunskap. Ta en ny funderare. Den fördelning du nu har uppskattat tiden för i % hur du arbetare idag. Är den det önskvärda? Skulle du vilja ha en annan fördel­ning? Något kanske bör minsta i omfattning och det du kanske inte gör idag (faktakunskapen t ex). Vad ska det området få ta i % och vilket/vilka andra uppgifter måste i så fall minska.

Nu har du förhoppningsvis en bra översikt på dina huvudarbetsområden, dina arbetsuppgifter och ett gap mellan hur din verklighet ser ut och hur du vill att den blir. Denna lista kan du sedan ha som övergripande dokument till när du längre fram läser om tips # STRUKTURERA och tips #3 – PLANERING.

 

När du ser allt som ska göras under ett år och hur lång tid allt tar, blir det lättare att prioritera och planera smart. Mer fakta, mindre gissande och bättre resultat.

 

TIPS #2 – STRUKTURERA DINA ARBETSUPPGIFTER

Genom att strukturera vad som ska göras kommer du att prioritera rätt arbetsupp­gifter. Det innebär att rätt saker blir genomförda. Av alla arbetsuppgifter du har som ska göras en viss tid. Vilka är ett måste just nu, vilka är mindre viktiga och vilka kan vänta?

Använd översikten du gjorde i tips #1 VISUALISERA för att få en överblick och fundera på vad som är abso­lut högsta prioritet att bli färdig med de närmaste veckorna. När du valt uppgifter inom respektive huvud­område, gör ett överslag på hur lång tid du bedömer varje uppgift tar att genomföra.

Finns det uppgifter som kan ta tre timmar eller kanske flera dagar? Om du delar upp de uppgifterna i flera steg (mindre tidsåtgång per uppgift) kommer du tacka dig själv. Det blir som att hantera större uppgifter som egna projekt. När du sedan ska pla­nera uppgifterna i din kalender blir de dels mycket lättare att hitta tid för att genom­föra (en timme i stället för 5 timmar), dels lättare att komma igång med.

Du vet att en uppgift kommer ta cirka 6 timmar och måste blir klar samma vecka. Risken är mycket stor att du ständigt skjuter upp uppgiften till nästa dag. Du inbillar dig att den dagen blir lugnare. Det är ett bra sätt att lura sig själv men mycket negativt. Varje gång du skjuter upp uppgiften ökar din inre stress om att den inte har blivit gjord.

 

Exempel – ENERGINIVÅN

Det är tidig morgon när jag skriver denna blogg (mest effektiv då). När jag har skrivit cirka en timme blir datorns skärm knallblå och det står ”datorn har stött på ett fel och måste stängas”…. Jag blir irriterad men inte bekymrad eftersom filer brukar sparas regelbundet (återställas). När jag 15 minuter senare ska fortsätta skriva denna blogg om… hm… effektivitet är filen absolut inte återställd. Jag inser att den senaste timme av skrivarglöd är helt borta och har ersatts av irritation och låg energi.

Nu har jag två val. 1) Skjuta upp arbetsuppgiften och riskera lång startsträcka eller 2) Spotta i nävarna, dra upp ärmarna och ta tjuren vid hornen. (Hjälper med humor för att öka min energi). Jag väljer det senare alternativet. Beror nog på innehållet i bloggen. Det blir väldigt tydligt hur man kan störa sig själv genom att inte följa tipsen i denna blogg ?. Nog om det! Tillbaka till tipsen!

Om jag hade skjutit upp uppgiften om att skriva bloggen skulle jag förmodligen känt låg energi enbart av tanken att jag måste göra det. Ju lägre energinivån är inför en uppgift desto viktigare att den är planerad, korta tidsintervaller (enklare att göra något som tar en halvtimme i stället för 3 timmar) och planerad på en tid där du vet att du har mest energi. Mer om det i tips #3 PLANERA.

 

 Varje gång en viktig större uppgift skjuts upp ökar din inre stress. Dela upp större uppgifter i fler delar. Du slipper stressen och ökar markant chanserna att klara deadline.

 

 

TIPS #3 – PLANERA DINA ARBETSUPPGIFTER

För att kunna utföra rätt arbetsuppgifter inom utsatt tid är planering mycket viktigt. Den hjälper dig att få veta hur långt tid du har på dig innan en uppgift ska vara färdig och hur mycket andra arbetsuppgifter som ska hinnas med parallellt. Dessutom bokas arbetsupp­gifter i kalendern och det blir lättare att prioritera rätt arbetsuppgifter varje dag. Du blir mindre händelsestyrd och mer målstyrd.

När du är alert och har hög energi känns allt mycket enklare och du får mycket gjort. Efter ett tag blir hjärnan ansträngd och din energi dalar. Då hjälper förhoppningsvis en paus. Under dagen kan mycket hända beroende på hur du själv mår och är alert, men också andra som pockar på uppmärksamhet.

För att hjälpa dig själv arbeta så effektivt som möjligt och få gjort det du har bestämt dig för, hjälper det betydligt att planera egna möten regel­bundet. Planeringsmöten för varje arbetsdag, varje vecka och varje månad.

 

Fördelarna med planeringsmöten i flera tidsintervall

Anledningen till de olika intervallen är att ju längre tid det är mellan dina planeringsmöten, desto bättre överblick får du. Det innebär att du får kontroll och kan kommandot över vad som ska göras och när det måste bli gjort. Genom planeringsmöten varje månad får du en bra översikt på de när­ma­ste fyra veckorna. Då kan du planera dem i grova drag med egna uppgiftsmöten. Till planeringsmötet veckovis planera du mer i detalj och till planeringsmötet för dagen blir det ännu mer konkret. Ju mer egna högprioriterade uppgifter du bokar i kalender desto större chans att du kommer genomföra dem i tid.

Kommer du ihåg tipset #1 VISUALISERING? Det är samma sak med din kalender. Här kommer fyra fördelar med att regelbundet boka möten för egna uppgifter i kalendern.

  1. Det blir mycket tydligt vad du ska göra och när.
  2. Du blir mer restriktiv till att slentrianmässigt tacka ja till möten som krockar med dina uppgiftsmöten
  3. Lätt att planera om. Måste göra något annat som krockar med egen uppgiftstid flyttar du ditt möte till ett närliggande tillfälle. Det är fortfarande synligt och därför lättare att komma ihåg
  4. Lättare att säga nej till andra uppgifter som inte är akuta. Tack vare att du ser det viktigaste i din kalender vet du att du inte har tid den veckan till fler åtaganden. Däremot kan du erbjuda dig att göra tillkommande uppgift tisdagen den X/X om det hjälper personen i fråga.

 

Är du morgonmänniska, kvällsmänniska eller spelar det inte så stor roll? Om det hjälper dig för ökad effektivitet, ta hänsyn till din dygnsrytm beroende på hur mycket fokus och energi du behöver för respektive uppgift. De uppgifter som tar mycket av din energi kan planeras när du är som mest alert. De som är riktigt stimulerande kan läggas på tider där du normalt är lite ”segare”.

 

Genom att planera regelbundet (dags- vecko- och månadsmöten), får du bättre koll på allt som ska göras, när det ska göras och blir därmed mindre stressad.

 

TIPS #4 – EFFEKTIVISERA DINA ARBETSUPPGIFTER

Ju mer kunskap och erfarenhet du har om ditt arbete desto effektivare kan de utföras. Genom att undersöka hur lång tid en uppgift tar i dag, idéer på vad som kan effek­tivi­sera uppgiften, testa idéerna i verkligheten kan åtgärderna göra stor skillnad på effektiviteten, utan att göra avkall på kvaliteten. Ju fler uppgifter som kan effektiviseras desto mer tid kommer sparas. I tips #1 VISUALISERA fick du förslag på hur du kunde göra en översikt på alla dina arbetsuppgifter. Dessutom räkna ut i procent på hur lång tid du tror att dina uppgifter tar idag. Det nämndes också att fundera på ett önskat scenario i procentfördelning i framtiden. I detta tips om effektivisering har du nytta av dina önskemål för framtiden.

 

Exempel

Du har ett önskemål om att minska huvudarbetsområde X från 40 % till 30 %. Det innebär i praktiken två val (minst). 1) delegera arbetsuppgifter inom området till någon annan (kollega, medarbetare) eller, 2) vidta åtgärder som effektiviserar arbetsuppgifterna med målet att de minskar i tidsåtgång på sikt. Alla uppgifter på listan som du vill minska tid för och som du vill/måste fortsätta utföra behöver effektivi­seras.

 

Fundera hur mycket tid du behöver för att planera effektiviseringen för varje uppgift eller huvudar­betsområde. Se dem som egna utvecklingsprojekt. Det tar tid att utveckla och förändra sitt arbetssätt så planera för en längre tids genomförande. 6-12 månader kan vara lämpligt. Beror så klart på hur mycket du vill förändra och hur stort gapet mellan nuläge och önskad tidsåtgång är.

 

När du har dina planeringsmöten för utvecklingsprojekten hanterar du dem på samma sätt som dina andra planeringsmöten. Fundera på vad du kan göra för att minska arbetsuppgifterna, sätt mål på vad du vill att de ska ta i tid kontra hur mycket tid de tar idag. Gör en genomförandeplan med delaktiviteter som tar dig till slutmålet för uppgiftstiderna. Boka tider i kalendern för att genomföra aktiviteterna.

 

 

Reflektera regelbundet hur du kan blir effektivare och sätt effektivitetsmål. Din arbetsvardag kommer bli bättre, roligare och du skapar mer tid för nya utmaningar.

 

 

Det skulle vara väldigt roligt om du vill dela med dig av dina erfarenheter. Skicka gärna ett mail till mig här!

 

Vill du lära dig mer om att arbeta effektivt?

  1. Boka en personlig coach – Kom igång helt kostnadsfritt! Läs mer här
  2. Ta hjälp av en personlig ledarskapscoach Läs mer här
  3. Kolla vår utbildning i Time Management! Läs mer här

 

Tyckte du artikeln var intressant? Då kanske du också vill läsa:

 

Fartblindhet gör att vi inte ser hur fel vi arbetar

7 fördelar med målstyrt arbetssätt

 

 

 

 

 

3 tips på hur du minskar din stress på jobbet

Tre tips på hur du kan öka ditt fokus

 

 

 

 

 

 

share this Blog:
Facebook
Twitter
LinkedIn
Pinterest
Reddit
VK
WhatsApp
Telegram
Tumblr

Other blogs