Häromdagen fungerade inte internet när jag skulle arbeta. Ett bra exempel på problematiken med effektivare på arbetet. När tekniken strular ökar inte chanserna till mer fri tid – tvärtom!

Men när tekniken fungerar, alla gör rätt saker och akuta problem tar en paus – då infinner sig en fantastisk känsla av tillfredsställelse och arbetsro. Chansen att man kan sluta arbetsdagen i rimlig tid ökar. Kanske hinner jag träna på favoritpasset, handla innan affären stänger eller komma hem några timmar tidigare än vanligt. Men så enkelt är det oftast inte!

Anledningen till att det är svårt att sluta sin arbetsdag i rimlig tid är att det ständigt dyker upp nya saker som orsakar förseningar. Konsekvensen blir att arbetstimmarna blir fler än de borde eftersom man varken hinner göra de planerade eller de ”rätta” arbetsuppgifterna.

Tänk om du kunde bli effektivare och minska dina arbetstimmar utöver de 40 timmarna per vecka och därmed få mer fri tid!

 

Varför är det så svårt att bli effektivare på arbetet och få en fungerande arbetsvardag?

Orsaken kan vara bristande resurser men många gånger beror antalet för många arbetstimmar till stor del på oss själva. Vi planerar inte vårt arbete tillräckligt realistiskt. Men det finns en hel del du kan göra för att minska dina arbetstimmar.

En orsak till att du inte hinner det du har tänkt dig är att det du ska göra tar mycket längre tid än vad du tror. Din att-göra-lista är kanske inte tillräckligt matchad med den tid det tar att göra uppgifterna i praktiken.

 

Om att-göra-listan och andra åtaganden inte förankras i den tid de tar att göra i verkligheten förblir önskan om mer fritid en utopi.

 

Snart får du tips på vad som kan hjälpa dig minska antalet arbetstimmar men först vill jag åskådliggöra ett exempel på hur en arbetsdag kan se ut och vilka problemen kan vara.

 

Exempel på en ineffektiv arbetsdag:

Klockan är 8.00 och Peter har precis kommit till sin arbetsplats och tittar på sin att-göra-lista. Där står två saker han verkligen måste fixa idag, fyra uppgifter som är bra om han kommer igång med idag och tre uppgifter som ska vara klara denna vecka. Det innebär nio uppgifter som Peter har i sin pipeline, men det är inte allt. När han tittar i sin kalender är det två möten inbokade – klockan 11.00 och klockan 15.00.

Peter suckar och sätter igång med den första uppgiften som måste vara klar idag. När klockan är 8.35 kommer hans kollega och frågar om Peter har tid att prata om projekt X  (projekt X finns inte på hans att-göra-lista eller är med på någon av dagens mötesagendor). Det är inget Peter tänker på därför säger han ja till kollegan.

När klockan är 9.15 är Peter ensam igen och det tar en stund för honom att komma på vad han gjorde innan kollegan med projekt X dök upp.

Dagen går fort och när Peter äntligen lämnar arbetet och är på väg hem är klockan 18.15. Han undrar var denna dag tog vägen och konstaterar att han endast hann med en av de två uppgifterna som skulle varit klara idag. Men han tog som vanligt med sig datorn hem så att han kan göra färdigt uppgiften under kvällen. Samtidigt funderar Peter på om det måste vara så här.

Peter vill inte alls lägga så mycket tid på arbetet – säkert upp mot 60 timmar per vecka. Han hinner inte träna längre  och heller inte träffa barnen eller umgås med familjen i den utsträckning han skulle vilja. Tänk om han kunde bli effektivare på arbetet han kunde komma hem tidigare och framförallt inte behöva arbeta på kvällarna!

 

Tar du inte vara på din tid nu kommer du aldrig att få tid att göra det du verkligen vill. Du kommer hela livet tänka: När jag får tid…

 

Fem tips på att bli effektivare på arbetet och därmed få mer fritid

    1. Gör tydliga att-göra-listor
    2. Sätt av tid i din kalender för återkommande uppgifter
    3. Bestäm dig för ett klockslag när du vill sluta arbeta för dagen!
    4. Var restriktiv med att säga ja!
    5. Sätt ett mål på max antal arbetstimmar per vecka (snitt)

 

1. Gör tydliga att-göra-listor!
När du skriver ner uppgifter – fundera samtidigt på hur lång tid du beräknar att varje uppgift kommer att ta. Nästa steg är att du bestämmer när de ska vara klara. Alla uppgifter som tar mer än 15 minuter – planera in dem i din kalender. Då synliggör du din totala tid på ett helt annat sätt och dina uppgifter visualiseras lika mycket som till exempel möten med andra.

2. Sätt av tid i din kalender för återkommande uppgifter
Till exempel administration, rapportering, projekt X. Administration kan vara småfix som du behöver utföra kontinuerligt men som ofta inte blir gjort. Sätt tiden när det känns bäst för dig att administrera. Är du en lärka eller uggla så ta hänsyn till tidsaspekten beroende på hur du fungerar. När på dagen är det lämpligast för dig att göra vissa uppgifter. Börja med 30-60 minuter per vecka och öka tiden ifall du behöver mer tid. Tänk bara på att inte fullboka din kalender eftersom det då aldrig finns någon luft för spontana eller akuta händelser.

3. Bestäm dig för ett klockslag när du vill sluta arbeta för dagen
Det första steget är att bestämma en tid för när du ska sluta vissa veckodagar, till exempel att du vill sluta klockan 17.30 på tisdagar och klockan 17.00 på fredagar. Resten av veckan arbetar du lite längre. Då blir din resa till färre arbetstimmar lättare att komma igång med. Oavsett vilken förändring du vill börja med – tänk på att det ska vara rimligt och att det är bättre att sluta tidigare (än vanligt) en dag per vecka än ingen alls.

4. Var restriktiv med att säga ja!
När någon vill ha din uppmärksamhet är det viktigt att du inte automatiskt säger ja. Kolla först i din kalender (där mycket mer är bokat av dig själv numera) så att du får en överblick av hur tillgänglig du är. Om du har ett tight schema och någon behöver dig blir det med kalendern som stöd lättare att säga nej och istället föreslå en tid som passar bättre.

5. Sätt ett mål på max antal arbetstimmar per vecka (snitt).
Det är lätt att vilja minska antal arbetstimmar men det är tyvärr ofta en önskan som förblir en önskan. För att hjälpa dig själv att lyckas är det bra att sätta ett mål på hur många timmar du vill arbeta. Dels ett mål på antal timmar, dels ett datum när du vill uppnå målet. Beroende på hur lång tid framåt du sätter din deadline för att uppnå målet är det viktigt att målet känns rimligt att nå.

Exempel: Du vill komma ner från 65 timmar per vecka till 50 timmar per vecka. Det vill du klara på tre månader. Idag är det den 1 oktober och du sätter en deadline till den 1 januari. Målet är att ha en 50 timmars arbetsvecka den 1/1.Nu gäller det att du tydliggör vägen till målet. Skriv helst en handlingsplan. Vilka delmål kan du sätta till den 1/11 och den 1/12? Vad krävs för att nå delmål 1 till den 1/11?

Med hjälp av din handlingsplan blir det lättare att genomföra varje åtgärd som tar dig framåt mot målet eftersom du visualiserar vägen för dig själv. Du eliminerar därmed riskerna för störningar på vägen mot målet eftersom handlingsplanen gör dig mer fokuserad.

 

Sammanfattning – Bli effektivare på arbetet och få mer fritid

Det är helt otroligt vad mycket var och en kan göra själv för att bli effektivare på arbetet och därmed få mer fritid. Själv hade jag tidigare 65 timmars arbetsveckor. Med ökad planering och medvetenhet om vikten av planering har antalet arbetstimmar minskat betydligt.

Vissa perioder är säkert mer hektiska än andra beroende på bransch och hög- respektive lågsäsonger. Men! Det viktiga är att först bestämma vad som är rimligt antal arbetstimmar per vecka (olika för olika personer) och sedan att försöka hålla arbetstimmarna på en rimlig nivå.

Många studier visar att människor inte blir effektiva när de arbetar för många timmar i sträck. Det är inte antalet timmar som gör oss effektivare – det viktigast är hur vi använder våra timmar och vilka resultat vi åstadkommer.

 

Lycka till med att bli effektivare på arbetet genom att komma ner i det antal arbetstimmar som känns lagom för dig, att öka din tid för fri tid samt att skapa den fritid som ger dig energi och livskvalitet.

 

Det skulle vara väldigt roligt om du vill dela med dig av dina erfarenheter. Skicka gärna ett mail till mig här!

 

Behöver du hjälp med att få bättre balans mellan arbete och fritid?

Du kan antingen gå vår utbildning i Time Management på distans eller anlita mig som din coach. Klicka här för mer information

 

Tyckte du artikeln var intressant? Då kanske du också vill läsa:

Du kommer till respektive artikel/blogg genom att klicka på bilderna

lankbild-dela-upp-storre-arbetsuppgifter

 

 

 

 

lankbild-8-tips-pa-battre-struktur  fa-mer-gjort-pa-dagtid-anvand-din

lankbild-fokus-pa-en-sak-i-taget-gor-dig-effektivare