7 fördelar med målstyrt arbetssätt!

Många tjänstemän kan påverka sitt dagliga arbete, vilket innebär enorma skillnader mellan den mest och minst effektiva. Målstyrt arbetssätt är viktigare än någonsin för att kunna hantera och prioritera rätt bland det stora flöde av arbetsuppgifter. Risken med högt arbetstempo är i stället att många arbetar händelsestyrt – även cheferna. Alla uppgiftsbollar som flyger försöker vi fånga – samtidigt. Det känns effektivt, men är precis tvärtom. Det finns mycket du kan göra för att minska det händelsestyrda och anamma målstyrt arbetssätt. Två av fördelarna är färre arbetstimmar trots lika mycket arbetsuppgifter och dessutom mindre negativ stress. Läs om exempel på hur olika två personer hanterar uppdrag de har fått från sin chef. Skillnaden mellan de två arbetssätten blir mycket tydlig.

OKTOBER 2017 – Av Ulla Lilliehöök – Executive Coach, Internova & Co AB

Inledning

Hur mycket du kan styra ditt dagliga arbete beror på vad du arbetar med. Oavsett hur mycket du kan påverka, kan du reflektera över hur du arbetar idag. Arbetar du händelsestyrt eller mer strukturerat? Ju större möjligheter du har att själv planera ditt dagliga arbete, desto större fördelar kan du få med mer struktur. Att arbeta strukturerat kallas för målstyrt arbetssätt.

Det krävs ett helt nytt sätt att tänka för att lösa de problem vi skapat med det gamla sättet att tänka.

Einstein

Vad innebär målstyrt arbetssätt?

Målstyrning kan användas i både stora och mindre sammanhang. Allt från att styra ett stort företag långsiktigt, till hur anställda kan få mer kontroll över sitt dagliga arbete. För att göra målstyrning mer konkret i detta sammanhang är fokus på individuell målstyrning.

Individuellt målstyrt arbetssätt, innebär till exempel att få ökad kontroll över dina arbetsuppgifter. Vilka arbetsuppgifter är viktigast att göra idag/denna vecka/denna månad? De arbetsuppgifter som kräver många åtgärder för att bli klara, kan delas upp i mindre uppgifter för att göra dem lättare att utföra efter hand. Lättare att göra mindre aktiviteter som tar 1 timme i stället för en större som tar 5 timmar.

Dessutom underlättar det att synliggöra arbetsuppgifterna genom att boka dem i kalendern. Annars är risken stort att man inte ser de viktigaste och de blir försenade eller glöms bort. För att visa hur ytterligheterna kan se ut i verkligheten för två personer som arbetar på helt olika sätt, kan du läsa om nedan. Då får du en uppfattning om vad de båda arbetssätten kan innebära.

Exempel på händelsestyrt och målstyrt arbetssätt

Två personer (Stefan och Anna), har fått varsitt uppdrag från sin chef och han har sagt att de ska vara klara den 17/11 (om tre veckor). Båda är positiva till sina uppdrag. De känns utmanande och stimulerande och de vet att de kan utföra dem.

Händelsestyrt arbetssätt – scenariot Stefan

Stefan kommer tillbaka från mötet med chefen till och vid Stefans arbetsplats står kollegan Peter och väntar. Stefan känner sig stressad och har egentligen inte tid att prata, speciellt inte med Peter. Peter pratar om sin fantastiska golfrunda (som vanligt) och Stefan lyssnar artigt. Efter ett tag säger Stefan att han måste jobba och uppdraget han fick från chefen lägger han åt sidan för att ta den ”sedan”. Timmar och dagar går och han får aldrig riktigt tummarna loss att sätta igång med uppgiften. Varje dag tänker Stefan att han ska börja, men det händer så mycket annat att tiden bara ”försvinner”.

Nu är det drygt en vecka kvar på Stefans deadline från chefen. Stressen kommer smygande. Det börjar bli knepigt att hinna färdigt i tid. Ändå kommer han inte igång. Stefan gör några halvhjärtade försök, men det är alltid något annat som pockar på hans uppmärksamhet. Han hoppas på ”tur”. Att dagarna före deadline blir lite lugnare, så han hinner fixa uppdraget. Till slut (tre dagar före deadline), inser han att det får bli kvällsarbete igen. Stefan jobbar ofta både kvällar och många helger. Det är inget han vill, men vad ska han göra. Det är mycket nu…

Målstyrt arbetssätt – scenariot Anna

När Anna kommer tillbaka till sin arbetsplats står kollegan Mats där. Hon hälsar glatt, men säger samtidigt att hon inte har tid. Hon frågar om det är akut eller om det kan vänta. Mats säger att han har en sak att diskutera som är angeläget och de bestämmer att äta lunch tillsammans. Anna tittar på anteckningarna hon gjorde om uppdraget från chefen. Anna klickar fram kalender för att hitta tid så fort som möjligt för att boka ett planeringsmöte (30 min). Dagen därpå finns det tid kl 15.00. Hon bokar ett möte mellan 15.00-15.30 och sätter samtidigt en påminnelse en timme innan. På mötet ska hon planera vad hon behöver göra, hur lång tid hon tror uppdraget tar och boka tider i kalendern innan deadline den 17/11. Hon fortsätter att arbeta med det som är planerat.

På bokat planeringsmöte funderar Anna och skriver upp allt hon behöver göra för att bli klar med uppdraget. Hon kommer på tio aktiviteter (uppgifter). Sedan uppskattar hon hur lång tid hon tror att varje aktivitet tar samt beräknad tid på varje aktivitet. Därefter funderar hon hur mycket tid som behövs totalt, jämfört med hur långt det är till uppdragets deadline. Hon bokar in aktiviteterna i kalendern.

De tio aktiviteterna blir fyra möten som bokas veckan därpå, fem möten en vecka senare och den sista uppgiften som är en sammanfattning bokar hon två dagar innan uppdragets deadline. En av aktiviteterna är några frågetecken hon behöver prata med sin chef om. Hon letar efter lämplig tid i kalendersystemet, hittar en bra mötestid och bokar den. Nu är halvtimmen på hennes planeringsmöte till ända och det är dags att göra andra uppgifter. Uppgdraget från chefen är nu planerad, så Anna kan släppa tankarna på den. Hon har ju tider avsatta för det i sin kalender. Det känns väldigt bra.

Arbetet går smidigare när mer komplexa uppgifter delas upp i delar. Starttrösklarna blir låga och plötsligt är uppgiften klar.

Skillnaderna mellan händelsestyrt och målstyrt arbetssätt

I de två scenarierna, blir det tydligt hur olika två personer kan arbeta. Den stora fördelen med det scenariot med målstyrt arbetssätt är att större uppgifter planeras snabbt. Genom att göra en handlingsplan blir också uppgiften tydligare – du ser vad som krävs och hur lång tid det kan ta. Alla delaktiviteter för uppgiften/uppdraget syns i kalendern. Genom att planera i detalj hur du ska utföra ett uppdrag, blir vägen till målet med uppgiften tydligare och därför mer konkret. Dessutom inser du hur mycket tid uppdraget kommer att ta. Förmodligen mer än du trodde från början.

I scenariot med händelsestyrt arbetssätt utan struktur och planering försvinner uppgifter från medvetandet. De blir osynliga och den nya uppgiften läggs i ”högen” med alla andra. Ju luddigare alla uppgifters tidsåtgång är, desto lättare är det att vara tidsoptimist. Det finns en övertro att man kommer hinna. Men uppgifternas tidsbehov har ingen koppling till verkligheten i tillgängligt antal timmar. Till exempel att om du skulle göra en uppskattning på hur mycket tid dina uppgifter kommer att ta skulle du förmodligen inse att du inte kommer hinna så snabbt som du trodde. Därför är det viktigt att planera regelbundet för att i förväg se om tidspusslandet går ihop eller inte. Kommer det att bli problem gäller det att prioritera.

De 40 timmar som en heltidsvecka består av, synkas inte med den totala tid som veckans uppgifter behöver för att bli klara. De som inte planerar tror att de kommer att hinna. Men verkligheten är ofta annorlunda. Att inte planera gör att är det ofta blir stor tidspress. Stressen ökar också även multitasking – att försöka göra flera saker samtidigt. Stress under längre tid utan återhämtning blir negativt. Det kan bli svårt att koppla av när man är ledig, sömnen blir sämre och risken för misstag ökar markant.

Trots att du har målstyrt arbetssätt kan det ändå saknas tid för alla hinna sina deadlines. Den stora skillnaden är att med regelbunden planering upptäcks tidsbristen i god tid. Då blir det möjligt att prioritera. Vilka är de viktigaste? Är du osäker så stäm av med chefen. Då kommer du att känna dig mindre stressad, eftersom du har en prioritering och vet vad som är viktigast att göra först.

Tänk när du börjar arbeta mer målstyrt och får mer tid till annat. Vad vill du göra då? Vill du gå ner i arbetstid? Vill du få möjlighet till nya utmanande arbetsuppgifter? Oavsett vad du vill får du möjlighet att välja det som är bäst för dig!