7 tips på hur du lyckas med egna förändringar i arbetet

All egen förändring startar med ett behov eller en önskan. Här får du sju tips på hur du lyckas med egna förändringar i arbetet. Att göra något på ett nytt sätt eller att lära sig något helt nytt. Så länge förändringen endast är en tanke känns förändringen väldigt enkel.

Det är när du ska gå från tanke till handling som det blir svårare. Vid minsta hinder på vägen är risken stor att förändringsprocessen stannar upp. Då är det lätt att tänka att jag börjar i morgon eller ännu värre jag gör det ”sedan”. Men! Det finns några saker du kan göra som underlättar din förändringsresa och ju enklare du tycker att förändringen är, desto större chans att du lyckas.

20 mars 2017 – Av Ulla Lilliehöök – Executive Coach, Internova & Co AB

Att förändra något och utveckla en ny vana kräver mycket av din hjärna. Det tar energi och är därför tröttande. Ta hänsyn till dig och din hjärna genom att förändra i lagom doser ofta – inte i många doser samtidigt.

Ulla Lilliehöök

Inledning

Att tänka nytt och lära oss nya saker är något vi redan gör till och från. Problemet med att lära nytt är inte det nya i sig. ”Pluggar” man ordentligt sitter den nya kunskapen till slut. Problemet med att lära nytt är när det nya innebär att vi även ska agera på ett nytt sätt. Vi behöver då tänka om.

När vi förstår att en förändring skulle innebära många fördelar för oss vill vi gärna tänka om för att ta till oss det nya. Men! Att tänka om är svårare än att tänka nytt. Vi kan ”programmera” om vår hjärna, men det tar tid. För att lyckas med egna förändringar behövs tålamod, tid, träning och envishet.

Exempel – Nytt datorprogram

Du behöver kanske byta till helt ny programvara. Från ett program som du har arbetat med i flera år till ett nytt program eller en ny version som skiljer sig markant från den gamla. I början sitter det ”gamla” i kroppen och det känns motigt. Då gäller det att se varje myrsteg du tar framåt i din ”lära-om-process” som positivt.

Utmaningarna med att tänka om

”När jag har lärt ett trick ”fel” är det snudd på smärtsamt att lära om. Det är som att jag måste göra en omkoppling i hjärnan och jag måste köra i den ”nya” banan om och om och om igen, ibland flera hundra gånger, tills det till slut klickar till och den nya banan är inkörd. Det är mycket svårare att lära om än att lära nytt!”  

Jonglör på Cirkus Cirkör

Konsten att bryta en vana

Även om du inte är jonglör har du kanske upplevt samma problem. Du har försökt förändra något av enklare karaktär. Till exempel flyttat kaffekokaren till en bättre plats eller rensat filer och strukturerat mappar i datorn för att hitta bättre. I början blir det inte alls den förbättring du har tänkt dig. Under flera dagar går du förmodligen till kaffekokarens gamla plats (speciellt om det är morgon och du är trött).

Efter den fina städningen i datorn ägnar du kanske mer tid i början åt att leta efter dina dokument. och försöka komma på hur du tänkte när du tyckte att du hade hittat ett smart mappsystem. Då inser man hur mycket av våra vanor som vi gör automatiskt utan någon större ansträngning

För att hjärnan ska fungera i vardagen behöver vi vanor som vi gör med automatik. Hjärnan (vårt medvetande) kan då koppla bort så mycket annat som möjligt. Det vill säga att inte behöva koncentrera oss på sådant vi kan göra utan någon särskild ansträngning. När vi ska laga kaffe eller öppna ett dokument kan vi göra det snabbt, samtidigt som vi tänker på något annat.

Många ”buggar” i början

Men! Har vi nyligen ändrat på vårt eget ”system” måste hjärnan göra oss medveten om förändringen för att få oss tillräckligt koncentrerade och ”klara av” att tänka på det nya sättet – att tänka om. Bara för att vi har förändrat något vi själva har bestämt är inte den ”automatiska” hjärnan färdigprogrammerad. Det finns flera buggar i de första betaversionerna.

Den nya versionen – 3.0

När vi däremot har ”gjort” förändringarna tillräckligt många gånger kommer hjärnan att ha fixat alla buggar och det är dags att lämna betaversionen och börja använda den slutgiltiga – 3.0. Om vi sedan vill ändra ytterligare på kaffekokarens placering eller i mappstrukturen blir det nya betaversioner. Det kommer nya liknande buggar eftersom vår ”tänka om-hjärna” agerar likadant vid förändringar oavsett vad förändringarna innebär.

Ju längre du har haft en vana/ovana desto längre tid tar det och svårare blir det att tänka om och förändra. Samtidigt blir buggarna färre och övergången till slutversionen blir smidigare efterhand som vi blir bättre på att tänka om och tänka nytt. Det viktigaste att veta är att det går.

Genom att bryta ner din förändringsplan i små delar är det mycket lättare att komma igång. Varje del blir ”mindre” och därmed lättare att bocka av. Du tar dig sakta men säkert fram till ditt mål.

Ulla Lilliehöök

Det blir stor skillnad i förändringsprocessen om du ”bara” tänker jämfört med om du skriver ner dina tankar och önskemål kring förändringen. Vad du vill göra, när du vill göra det och när du vill vara klar med din förändringsresa – nå målsnöret. Har du endast dina förändringsidéer i huvudet är det stor risk att du glömmer bort bra tankar och att du ökar din stresskänsla. Du får svårare att koppla av eftersom din hjärna ständigt behöver hålla reda på och sortera alla dina tankar.

7 tips på hur du lyckas med egna förändringar i arbetet

Att det är så bra att skriva ner dina förändringsbehov beror på flera saker. Det frigör utrymme i din hjärna eftersom du får mindre att komma ihåg. Det synliggör dina tankar och det blir tydligare vad du vill åstadkomma. Eftersom du har en skriven lista kan du komplettera den efter hand som du får fler idéer.

Här är 7 tips på hur du lyckas med egna förändringar i arbetet (och även i andra sammanhang)

1. Skriv ner dina planer
   Det hjälper dig att komma ihåg dem. Det blir enklare att utveckla och de blir mycket tydligare än om du endast har dem i huvudet
2. Planera för hur du ska gå tillväga.
   Skriv ner allt du kommer på som du behöver åtgärda för att nå din förändring. Genom att bryta ner din förändringsplan i många små delar blir det mycket lättare att komma igång. Varje liten del blir ”mindre” och därmed lättare att bocka av.
3. Inkludera sådant du behöver hjälp med.
   Till exempel information av din chef, kollegor eller extern hjälp. Faktasökning via manualer, internet och så vidare.
4. Fundera och skriv hur lång tid du beräknar för varje aktivitet (2 timmar, 0,5 timme, 6 timmar…)
   Då blir det lättare att planera när du ska göra respektive aktivitet.
5. Skriv när du vill vara klar med varje aktivitet.
   Skriv alltid datum när du vill vara klar med varje del, eftersom det tydliggör för dig när du ska verkställa det du har planerat.
6. Planera när varje aktivitet ska genomföras med hjälp av din kalender.
   Boka tider och datum för när du vill åtgärda alla aktiviteterna i din plan. Boka alla tiderna i din kalender. Tänk på att planen ska kännas rimlig att genomföra. Ta noga hänsyn till andra åtaganden. OBS! Lägg även in tid för att träna på det nya eftersom det tar längre tid i början när du är ovan.
7. Justera din plan vid behov.
   All planering har en verklighet att ta hänsyn till. När verkligheten krockar med din plan är det viktigt att planera om. Om din plan sträcker sig över flera veckor kan ett sätt för löpande uppföljning vara att du inkluderar veckomöten med dig själv. Då blir det lättare att uppdatera planen efter hand.

Sammanfattning

Många förändringar startar med ett behov eller en önskan. När vi förstår att förändringen skulle innebära många fördelar för oss, vill vi gärna tänka om för att ta till oss det nya. Men att tänka om är svårare än att tänka nytt.

Det blir stor skillnad i förändringsprocessen om du ”bara” tänker jämfört med om du skriver ner dina tankar och önskemål inför en förändring. Vad? Hur? och När (datum) vill jag vara klar? är frågor du behöver ställa dig. Om du endast har ”allt i huvudet är risken stor att du glömmer bort bra tankar och att du kanske blir stressad. Du får svårare att koppla av eftersom din hjärna ständigt behöver hålla reda på och sortera alla dina tankar.

7 tips på hur du lyckas med egna förändringar i arbetet

1. Skriv ner dina planer eftersom det hjälper dig att komma ihåg dem.
2. Planera för hur du ska gå tillväga genom att skriva ner allt du kommer på som du behöver åtgärda för att nå din förändring. Dela upp din förändringsplan i flera små delar.
3. Inkludera sådant du behöver hjälp med till exempel information av din chef, kollegor eller extern hjälp. Faktasökning via manualer, internet och så vidare.
4. Fundera och skriv hur lång tid du beräknar för varje aktivitet.
5. Skriv när du vill vara klar med varje aktivitet. Skriv alltid datum eftersom det tydliggör för dig när du ska verkställa det du har planerat.
6. Planera när varje aktivitet ska genomföras med hjälp av din kalender. Boka dina planerade aktiviteter i din kalender. Tänk på att planeringen ska kännas rimlig att genomföra och ta noga hänsyn till andra åtaganden.
7. Justera din plan vid behov. All planering krockar ibland med verkligheten. Ha gärna löpande uppföljning om din plan sträcker sig över flera veckor. Till exempel kan du ha inplanerade veckomöten med dig själv då du uppdaterar och anpassar din plan.

Ju längre tid du har haft en vana/ovana desto längre tid tar det och svårare blir det att tänka nytt och tänka om. Vi kan ”programmera” om vår hjärna, men det tar tid och vi behöver vara motiverade. För att lyckas med egna förändringar behövs tålamod, tid, träning och envishet. Men efterhand blir vi bättre på att tänka om och vi lär oss att det går.

Det skulle vara väldigt roligt om du vill dela med dig av dina erfarenheter. Skicka gärna ett mail till mig här!

Vill du lära dig mer om hur du kan lyckas med egna förändringar i ditt arbete?

• Boka en personlig coach – Kom igång helt kostnadsfritt! Läs mer här

• Strukturerad förändringsmetod som ökar engagemang och arbetsglädje Läs mer här

Tyckte du artikeln var intressant? Då kanske du också vill läsa: