Effektivare möten? Varför verkar det vara så svårt? Vad är det som gör att så många tycker att möten är för många, för långa, för tråkiga, ineffektiva och tidsslukande?
Antagligen för att många upplever att möten är ostrukturerade, fel personer deltar och att det ges dåliga förutsättningar för förberedelser. Många möten saknar syfte och mål och mötesdel­tagarna är ofokuserade och gör annat under tiden.

Att ha ett möte med 8 deltagare i två timmar motsvarar två dagars arbete för en person. Är mötet verkligen värt det?

 

Skapa effektivare möten

Att skapa effektiva möten är inte särskilt svårt – i teorin. Många vet egentligen vad och hur de borde göra. Vad som kan vara svårt är att sätta av tillräckligt med tid och skapa förutsättningar för effektiva möten – en gång för alla. Att genomföra många möten på ett ineffektivt sätt kostar företaget mycket pengar räknat på tidsaspekten (både före, under och efter mötet).

Tänk så mycket bättre resultat som kunde uppnåtts om mötesansvariga kunde effektivisera alla möten. Till exempel genom nedkortade mötes­tider eller med mötesagendor där alla inte behöver vara med under hela mötes­tiden.

Även mötesdeltagare har ett ansvar i att tacka ja eller nej

Även mötesdeltagarna har ett ansvar. De bör ifrågasätta sitt deltagande i större utsträckning än vad som görs. Det är ibland en nackdel att det är lätt att skicka mötesinbjudningar till exempel via Outlook, och även för lätt att utan eftertanke tacka ja till alla mötesförfrågningar. Risken med att tekniken gör det enkelt är att varken mötesbokare eller mötesdeltagare reflekterar över behovet och syftet med mötet – det är ju bara ett ”klick” bort.

Irritationen och ifrågasättandet uppstår först under mötet där kanske alla – i värsta fall – undrar vad de gör där eller varför mötet ska behöva ta sådan tid.

Var restriktiv både med din och andras tid!

När du funderar på att bjuda in till ett möte – tänk en vända till. Är verkligen ett möte den absolut effektivaste kommunikationskanalen denna gång? Kan du kommunicera ditt ärende på ett annat sätt? Vad är mål och syfte med ditt kommunikationsbehov?

Om du ändå vill ha ett möte. Vad kan du göra för att förbereda mötesdeltagarna? Hur kan de övriga mötesdeltagarna få motsvarande kunskap, insikt och förståelse som du har för det aktuella ämnet? Ju mer förberedda och insatta alla är desto effektivare blir mötet. När mötet är igång vet deltagarna redan mycket om vad mötet går ut på och vad ni ska åstadkomma (mål och syfte). Dessutom bör en agenda ha skickats ut i god tid före mötet (3-4 arbetsdagar).

Var rädd om både din och andras tid. Hur mycket mötestid tror du behövs? Ju mer kunniga och insatta mötesdeltagarna är i din mötesagenda desto kortare mötestid behövs. Varför inte prova med att sätta mötestiden till endast en halvtimme? Ibland kan det vara bra att sätta av kortare tid och om mer tid behövs boka en halvtimme till med tid mellan för reflektioner.

Håll korta möten och var riktigt effektiv – spara tid för alla!

 

Håll korta möten – 30 minuter

Möten med mål och syfte - InternovaDå hinner alla (inklusive du själv) bearbeta tankar, idéer med mera som kom upp i möte 1 och alla har ökad kvalitet på sina tankar till möte 2. För att tydliggöra vikten av att alla tänker vidare till möte 2 kan du som mötesledare be deltagarna ta fram vardera minst två idéer, förslag eller vad ni nu behöver till möte 2.

 

9 + 1 tips för effektivare möten

  1. Innan du kallar till möte – sätt mål och syfte med mötet
  2. Ifrågasätt om du verkligen måste ha ett möte eller om en annan kanal är lämpligare
  3. Var restriktiv med vilka du bjuder in. Informera alla inbjudna om när och hur länge de behöver vara med på mötet
  4. Informera alla inbjudna om mötets mål och syfte
  5. Skicka agenda och information för förberedelser senast 3-4 dagar före mötet
  6. Agendans punkter bör ha start- och sluttider för att lättare hålla tiden
  7. Sätt mötestiden så kort som möjligt – varför inte endast 30 minuter?
  8. Bestäm spelregler – håll tider, inga störmoment, ha roligt
  9. Blir ni inte klara i tid – sluta ändå och boka ett nytt kort möte

 

  1. Höj mötesenergin vid behov – var lite rolig och bjud på dig själv

 

Sammanfattning

Ifrågasätt alltid om mötet verkligen är nödvändigt. Är alla berörda väl informerade om mötets mål och syfte och har de fått bra möjligheter att förbereda sig? Till sist – möten kan vara seriösa men ändå roliga!

 

Vill du få effektivare möten – vi kan hjälpa dig bli effektivare!

Internova har under många år hjälpt chefer skapa effektivare möten. Vi kan skräddarsy ett upplägg för dig genom personlig coaching eller coaching i grupp om ni är fler på företaget som behöver bli bättre på möteshantering. Maila Ulla Lilliehöök eller ring 0708-21 22 81 för att boka ett förutsättningslöst möte!

 

Det skulle vara väldigt roligt om du vill dela med dig av dina möteserfarenheter. Skicka gärna ett mail till mig här!

 

Tyckte du artikeln var intressant? Då kanske du också vill läsa:

 

Möten med mål och syfte - Internova
Möten – från tidstjuvar till tidsvinster

 


6 tips på att skapa effektivare och roligare möten

 

Bloggbild - Har du rätt ledarskap för 2000 talet
Har du rätt ledarskap för 2000-talet?