Coaching fokuserar på hur framtiden kan bli bättre. Företag och anställda fokuserar på det som händer här och nu, vilket är viktigt. För att prestera bättre i framtiden behöver alla i företaget parallellt med “nu-arbetet” utvecklas för att kunna öka prestationerna. Om företag inför coaching för anställda kommer de se lärande och förändring som en naturlig arbetsuppgift.

De lär sig hur de själva kan utveckla sin kompetens för att ständigt bli bättre i sitt arbete och öka prestationerna. Inte genom att arbeta fler timmar, utan genom att förändra sitt arbetssätt.

Coaching är en process som fokuserar på vad som behöver förändras, hur det kan förändras och när den ska vara uppnådd (lång- och kortsiktiga mål). När alla lär sig coaching kan de på sikt också coacha sig själva. Läs här hur coaching ökar anställdas kompetens, motivation och prestation.

 

Av Ulla Lilliehöök Executive Coach, Internova & Co AB – JANUARI 2020

 

Innehåll

  • Lär anställda att själva utveckla sina arbetsuppgifter

  • Vad coaching innebär

  • Policy för årlig medarbetarutveckling med coaching

  • Sammanfattning

 

 

Lär anställda att själva utveckla sina arbetsuppgifter

Varje anställd har ett ansvar för att utföra sina arbetsuppgifter. När det är brister i utförandet kan det bero på många orsaker. Det kan vara bristande resurser, men också hur anställda arbetar. För att utveckla anställdas arbetssätt behöver de hjälp. Orsaken till brister i arbetssätt kan vara att tillräcklig kunskap i en arbetsuppgift saknas, och/eller hur personen utför sina arbetsuppgifter. Till exempel att han/hon arbetar ineffektivt, är omständlig, perfektionist, slarvig eller ostrukturerad.

 

Tränaren för fotbollslaget ger spelarna ansvar för sin egen utveckling

Tänk dig som tränare för ett fotbollslag. Du har varit fotbollsproffs och vet hur man ska spela för att lyckas. Alla i ett lag behöver ständigt utvecklas och träna för att kunna vinna fler matcher. För att överföra din kunskap till ditt lag och utveckla deras spelförmåga krävs rätt metoder och tekniker. Var och en vet vad som krävs när det är match. Däremot finns det mycket som kan göras för att förbättra laget. Var och en har olika behov med alla behöver bli duktiga på att lära sig utveckla sig själva för att bli bättre i framtiden.

Till exempel bättre teknik, kondition, säkrare passningar, ökat lagtänkande eller mer styrka. De kommer alla att utvecklas om du coachar dem på rätt sätt. Att säga till dem exakt hur någon ska få mer styrka gör dem inte starkare. Men att påpeka behovet och sedan få spelaren att själv komma på hur de vill göra för att bli starkare. I varje match ser du resultaten och vad varje spelare behöver utveckla för att bli ännu bättre i sitt yrke.

På en ”vanlig” arbetsplats är det samma sak. Medarbetare får veta vad de behöver utveckla för att prestera bättre, dialog om utvecklingsmålet och sedan ansvara för att själva komma på hur de ska göra för att nå målet. På möten och i andra sammanhang är chefen uppmärksam på medarbetares beteenden och kan i enrum ge feedback samt coacha medarbetare för att de ska bli ännu bättre i sin yrkesroll.

 

Coaching gör lärandet varaktigt

Medarbetaren ansvarar för sina utvecklingsmål

Alla människor kan göra insatser som får dem att prestera bättre. Coaching fokuserar på att utveckla och förändra hur de arbetar, vilket förbättrar resultatet markant. Tänk om alla anställda lär sig att ständigt utveckla och reflektera över sitt beteende (vad de gör, hur de gör det och hittar sätt att göra annorlunda/bättre). Varje anställd som haft sina arbetsuppgifter ett tag är också den bäst lämpade till att utveckla dem. När anställda lär sig vad och hur de kan göra för att förändra sitt beteende för att utföra sitt arbete bättre, kommer både kompetens, motivation och prestation att öka.

Om du är chefen eller projektledaren som berättar i detalj hur någon ska göra ett arbete hon/han har haft länge kan det bli bättre ett tag men sedan uppstår det samma problem igen. Anledningen är att personen i fråga har fått direktiv att så här ska du göra. De har kanske inte förstått varför, de har lärt sig något för stunden och ansvar saknas för att göra på det sättet (ofta ”ditt” sätt). Det är ett externt direktiv (utifrån och in).

 

Presentera problemet – inte lösningar!

 

Lärandet måste bli varaktigt

Om du vill att förändringen hos anställda ska bli varaktig är coaching avsevärt bättre (inifrån och ut). Presentera problem – inte lösningar. Coaching innebär att göra anställda medvetna om ett problem eller ett behov, diskutera orsaken till problemet (ökad insikt), komma överens om vad slutresultatet är (målet) och sedan ge ansvaret till anställda för att lösa det. Nästa steg blir att använda coachingtekniker som får anställda att själv komma på hur de vill göra för att nå målet.

Ju mer förtroende du visar, desto mer ökar motivationen hos medarbetaren för att vilja göra ett bra arbete. Så länge ni är överens om vad målen är, blir det mycket roligare för medarbetarna när de själva får välja hur de vill nå sina mål. Däremot är det viktigt att du som medarbetaransvarig är ett stöd på vägen, samt ger regelbunden återkoppling på hur du ser på resultatet fram till att målet är uppnått.

 

Tufft i början vid införande av coaching

Om coaching är en ny metod på företaget kommer det bli tufft i början. Speciellt om kulturen länge har varit att chefen vet och när problem uppstår går alla och frågar sin chef som då ger svaren. Coaching innebär nästan tvärtom. Det är de anställdas nuvarande kunskaper om och förståelse för sitt arbete som ska användas i första hand. När anställda har problem i en coachande kultur och går till chefen ställer chefen i stället en motfråga genom att säga ”vad har du själv för en idé om ditt problem”.

Är anställda inte vana vid det kan irritation uppstå. Det gäller att i början förklara varför det ställs en motfråga. Varje anställd är expert på sina egna uppgifter. Första steget är att få anställda att själva komma på lösningar – inte slentrianmässigt gå till chefen för problem av enklare karaktär. Däremot finns chefen till för problem anställda har försökt lösa men inte lyckats.

 

Coaching underlättar problemlösning

När anställda förstår vad coaching innebär och ser fördelarna med metoden, kommer de flesta tycka att det är bra. Coaching gör att problem som ständigt återkommer löses en gång för alla på ett konstruktivt sätt. Vem kan tycka det är en nackdel?

När anställda lär sig att använda coaching i utvecklingsprocesser, kommer de bli mer självständiga och duktiga på att utveckla sig själva. Anställda kommer att inse att utveckling är en naturlig del av arbetet. Alla kommer förbättra sina prestationer vilket gagnar dem själva, deras arbete och företaget.

 

Coaching fokuserar på framtida möjligheter inte tidigare misstag

 

Vad coaching innebär

Coaching handlar om att lära människor utifrån sina erfarenheter för att bli bättre i framtiden. För företag innebär coaching att anställda lär sig hur de ständigt kan utveckla sina kunskaper och färdigheter för att prestera bättre i sitt arbete. Coachingens kärna är att skapa önskade resultat genom ett tydligt individuellt ansvarstagande; vad kan bli bättre, hur kan det bli bättre och när ska det vara uppfyllt.

Coaching innebär att få andra att själv komma på upptäckter i hur de kan förbättra sig själva och bli bättre på att utföra sitt arbete. Till exempel för att utveckla medarbetare i att bli effektivare, planera bättre, samarbeta, strukturera arbetet eller sätta tydligare mål. En coachande chefs uppgift är att tillsammans med medarbetare sätta mål (för utveckling, arbetet, karriären), vara ett stöd under vägen, ge återkoppling på hur det går för medarbetaren, samt coacha medarbetare att hantera eventuella hinder genom att de själva hittar lösningar för att nå målen. Därför är coachande ledarskap så viktigt att använda för företag och anställda.

 

Coaching får människor att utvecklas

10 Fördelar med coaching som utvecklingsmetod

  1. Företag skapar ständigt bättre resultat tack vare anställdas ökade prestationer
  2. Prestationerna ökar tack vare ständiga förbättringar
  3. Anställda får ökat självförtroende när egna ansträngningar leder till bättre resultat
  4. Motivationen ökar tack vare att man utvecklas och blir bättre på sitt arbete och ser sina framsteg
  5. Självstyrande medarbetare tack vare en vana att lösa problemen själv i första hand
  6. Chefer får mer tid till annat tack vare att dagliga medarbetarfrågor minskar
  7. Tydligare feedback och stöd från chefen tack vare regelbundna coachmöten
  8. Varje medarbetare får tydligare utvecklingsmål med deadline till varje årligt utvecklingsmöte
  9. Årliga utvecklingssamtal blir effektivare och skapar större nytta. Coachande kultur, coachmöten och medarbetares förändringsprocess har gjort enorm skillnad sedan förra utvecklingssamtalet och uppnådda utvecklingsmål kan firas
  10. Ökad delaktighet och trivsel genom att använda coaching som utvecklingsmetod i grupp.

 

Regelbunden coaching under året gör årliga utvecklingssamtal till trevliga sammankomster för att fira uppnådda utvecklingsmål.

 

Varför coachmöten är så viktiga

Du kanske undrar varför det är så viktigt att ha coachmöten eftersom du träffar medarbetarna varje dag. Att genomföra coachmöten är viktigt beroende på deras konstruktion och innehåll.

Årliga utvecklingssamtal genomförs men regelbunden uppföljning av det saknas ofta. Då kommer det förmodligen inte ske särskilt många förbättringar under året. Genom att införa regelbundna coachmöten mellan de årliga utvecklingssamtalen, kommer det bli stor skillnad på resultatet. Varje år kommer chefer märka markanta förbättringar hos sina medarbetare tack vare att de ständigt utvecklar sitt arbetssätt och når sina utvecklingsmål.

Ett coachmöte är ett strukturerat möte med syfte att hjälpa den man coachar att ta sig från nuvarande beteende till önskat, genom att den coachade sätter delmål till nästa coachmöte. Tack vare flera coachmöten tar sig den coachade lagom stora steg och tillräckligt många för att komma till målet. Ju färre möten desto större kliv att ta sig från A till Ö. Ju större kliv desto större hinder för att lyckas. Om den coachade känner att hindren på vägen är för stora och för många kommer den coachade inte ens att försöka. Skulle det bli något försök är risken mycket stor att hon/han ger upp rätt snart.

 

Coaching måste ske regelbundet och systematiskt

Regelbundna coachmöten

I början när coaching används som utvecklingsverktyg för medarbetare behövs coachmöten oftare, till exempel en halvtimme varannan vecka. Det kan låta mycket, men om varje medarbetare ökar sina prestationer med till exempel 20 % blir det värt tidsåtgången. På sikt kan 1 timme, 4 gånger/år vara tillräckligt. Behovet av hur ofta ni träffas skiljer sig beror på hur bra medarbetare presterar eller inte. En del är självgående, vissa behöver mer stöd.

Tack vare att medarbetare lär sig metoder och får utvecklingsverktyg kommer de utvecklas mer och mer – i sitt arbete och som människa. Ni kan efter hand ha färre coachmöten och ändå vet du som chef att dina medarbetare ständigt utvecklas och toppresterar.

 

Hur beteenden förändras genom coaching

För att en människa ska förändras behöver hon skapa nya beteenden i till exempel arbetet hon utför. Ingen förändring – ingen förbättring. Våra hjärnor är mästare på att behålla gamla vanor och är automatisk ovillig till att införa nya. Då blir det jobbigt och kräver ansträngning. Därför är det så viktigt att människan använder beprövade metoder som tar hänsyn till hur hjärnan fungerar, så att förändringar blir lättare att genomföra.

Som tur är kan vår hjärna programmeras om. Efter flera processer med förändringar blir hjärnan mer och mer tjänstvillig att förändra. Även vår hjärna behöver träning för att kunna bli bättre.

Här är en process i åtta steg för att hjälpa anställda avveckla oönskade beteenden och utveckla önskade beteenden:
  1. Vara eller bli medveten om ett oönskat beteendeCoaching
  2. Förståelse för varför beteendet är ett problem
  3. Dialog om orsaken till beteendet
  4. Insikt i att medarbetaren kan förändra sig själv
  5. Lär medarbetaren hur hon/han själv kan utvecklas
  6. Tid för att träna på önskad beteendeförändring
  7. Uppmuntran och stöd under vägen till förändring
  8. Ge löpande feedback på hur förändringen går

 

Vill du läsa mer om coachande ledarskap? Min resa från kontrollchef till coachande ledare

 

Policy för årlig medarbetarutveckling med coaching

För att företag ska lyckas med löpande medarbetarutveckling måste det finnas en policy för hur chefer ska leda sina direktrapporterande medarbetares årliga utvecklingsprocess. Utvecklingsprocessens kvalitet är a och o för att lyckas. Det innebär att återkommande utbildning för chefer i coachande ledarskap är en väsentlig faktor.

Detta bör ingå i en årlig medarbetarutvecklingspolicy med coaching som utvecklingsmetod:
  • Riktlinjer för uppföljning av årliga utvecklingssamtal samt tydliga mätbara medarbetarmål (personliga och arbetsrelaterade utvecklingsmål) till nästa utvecklingssamtal
  • Förklaring av coachingens grunder
  • Mål och syfte med coachmöten
  • Chefens och medarbetarens roller före, under och mellan coachmöten
  • Tydlig beskrivning av coachprocessen
  • Minimum antal coachmöten/år
  • Stående agenda för coachmöten

 

Sammanfattning

Företag och anställda fokuserar på det som händer här och nu. För att kunna prestera bättre i framtiden behöver alla i företaget parallellt utvecklas för att öka sina prestationer. Om företag inför en coachande kultur där coaching görs systematiskt och kontinuerligt, kommer alla anställda se utveckling som en naturlig del av sitt arbete.

De lär sig hur de själva kan utveckla sin kompetens för att ständigt bli bättre i sitt arbete och öka prestationerna. Inte genom att arbeta fler timmar, utan genom att förändra sitt arbetssätt.

Coaching är en process som fokuserar på vad som behöver förändras, hur det kan förändras och när den ska vara uppnådd (lång- och kortsiktiga mål). När alla lär sig coaching kan de på sikt också coacha sig själva.

 

Lär anställda att själva utveckla sina arbetsuppgifter – gör lärandet varaktigt

Varje anställd har ett ansvar för att utföra sina arbetsuppgifter. När det är brister i utförandet kan det bero på många orsaker. Orsaken till brister i arbetssätt kan vara att tillräcklig kunskap i en arbetsuppgift saknas, och/eller hur personen utför sina arbetsuppgifter. Till exempel att han/hon arbetar ineffektivt, är omständlig, perfektionist, slarvig eller ostrukturerad.

Om du vill att förändringen hos anställda ska bli varaktig är coaching avsevärt bättre (inifrån och ut).
Coaching innebär att göra anställda medvetna om ett problem eller ett behov, diskutera orsaken till problemet (ökad insikt), komma överens om vad slutresultatet är (målet) och sedan ge ansvaret till anställda för att lösa det.

 

Tufft i början men coaching underlättar problemlösning

Om coaching är en ny metod på företaget kommer det bli tufft i början. Speciellt om kulturen länge har varit att chefen ska veta allt och när det är problem går alla och frågar sin chef som då ger svaren. Coaching innebär nästan tvärtom.

Anställdas nuvarande kunskaper om och förståelse för sitt arbete ska användas i första hand. När anställda har problem i en coachande kultur och går till chefen ställer chefen i stället en motfråga genom att säga ”vad har du själv för en idé om ditt problem”. Då måste anställda själva komma på ett svar, vilket gör att de ökar sin förmåga till självstyrande.

 

Vad coaching innebär

Coaching handlar om att lära människor att ständigt utvecklas för att bli bättre. För företag innebär coaching att anställda lär sig hur de ständigt kan utveckla sina kunskaper och färdigheter för att prestera bättre i sitt arbete. Coachingens kärna är att skapa önskade resultat genom ett tydligt individuellt ansvarstagande; vad kan bli bättre, hur kan det bli bättre och när ska det vara uppfyllt.

Coaching innebär att få andra att själv komma på upptäckter i hur de kan förbättra sig själva och bli bättre på att utföra sitt arbete. Därför är coachande ledarskap så viktigt att använda för företag och anställda.

Exempel på fördelar med coaching som utvecklingsmetod:

  • Företag skapar ständigt bättre resultat tack vare anställdas ökade prestationer
  • Självstyrande medarbetare tack vare en vana att lösa problemen själv i första hand
  • Chefer får mer tid till annat tack vare att dagliga medarbetarfrågor minskar
  • Årliga utvecklingssamtal blir effektivare och skapar större nytta. Coachande kultur, coachmöten och medarbetares förändringsprocess har gjort enorm skillnad sedan förra utvecklingssamtalet

 

Vikten av coachmöten

Genom att införa regelbundna coachmöten mellan de årliga utvecklingssamtalen kommer det bli stor skillnad på resultatet. Varje år kommer chefer ser markanta förbättringar hos sina medarbetare genom att de ständigt utvecklar sitt arbetssätt och når sina utvecklingsmål.

Ett coachmöte är ett strukturerat möte med syfte att hjälpa den man coachar att ta sig från nuvarande beteende till önskat genom att den coachade sätter delmål till nästa coachmöte. När coaching är nytt för medarbetare behövs coachmöten oftare, till exempel en halvtimme varannan vecka. På sikt kan c:a 1 timme, 4 gånger/år vara tillräckligt. Behovet av hur ofta ni träffas skiljer sig beror på hur bra medarbetare presterar eller inte. Vissa är självgående, vissa behöver mer stöd.

 

Varaktiga beteendeförändringar

För att förändra arbetssätt behöver människor skapa nya beteenden. Ingen förändring – ingen förbättring. Våra hjärnor är mästare på att behålla gamla vanor och är automatisk ovillig till att införa nya. Därför är det så viktigt att människan använder beprövade metoder som tar hänsyn till hur hjärnan fungerar, så att förändringar blir lättare att genomföra.

 

Policy för årlig medarbetarutveckling med coaching

För att företag ska lyckas med löpande medarbetarutveckling måste det finnas en policy för hur chefer ska leda sina direktrapporterande medarbetares årliga utvecklingsprocess.

Detta bör ingå i en årlig medarbetarutvecklingspolicy med coaching som utvecklingsmetod:
1) Riktlinjer för uppföljning av årliga utvecklingssamtal, samt tydliga mätbara medarbetarmål (personliga och arbetsrelaterade utvecklingsmål) till nästa utvecklingssamtal, 2) Förklaring av coachingens grunder, 3) Mål och syfte med coachmöten, 4) Chefens och medarbetarens roller före, under och mellan coachmöten, 5) Tydlig beskrivning av coachprocessen, 6) Minimum antal coachmöten/år, 7) Stående agenda för coachmöten

 

Det skulle vara väldigt roligt om du vill dela med dig av dina erfarenheter. Skicka gärna ett mail till mig här!

 

Vill du lära dig mer om coaching?

 

 Tyckte du artikeln var intressant? Då kanske du också vill läsa:

 

 

 

 

 

 

Fem tips för att öka din inre energi