Dela större uppgifter i mindre delar!

Det är mycket lättare att ta tag i uppgifter som är snabbt avklarade. Problem med de större uppgifterna – de som tar längre tid – är att man skjuter dem framför sig. Det kanske krävs en eller flera dagar till att bli klar med en stor uppgift, men tiden finns aldrig. Risken för övertidsarbete ökar markant. Men! Det finns lösningar på problemet. Här kommer du få läsa om hur du kan göra.

27 september 2019 – Av Ulla Lilliehöök – Executive Coach, Internova & Co AB

 

 

Ju tydligare du gör dina arbetsuppgifter, desto större chans att du gör rätt saker och ökar din effektivitet

 

 

Inledning

Vår hjärna är expert på att varje dag lura oss till att göra de uppgifter som är enklast att utföra. Det är inte lätt att lura sin egen hjärna. Det blir en stor fördel om du lär dig ett arbetssätt som skapar miniprojekt vilket gör alla uppgifter enklare. Du kommer förändra svårare arbetsuppgifterna (mer komplexa) till att uppfattas som enkla.

Nu menar jag inte att bagatellisera krävande arbetsuppgifter. Jag menar att vår tröskel för att göra krävande arbetsuppgifter som tar mer energi (och är mer utmanande) kan kännas hög. Genom att dela upp de uppgifterna i flera delar sänks den höga tröskeln vilket hjälper oss att komma igång snabbare.

För att skapa ett arbetssätt som lurar hjärnan behövs planering. Om arbetssättet är nytt för dig så kom ihåg att du kommer ha stor nytta av att lära dig planera. Första gången känns det säkert knepigt och svårt. Varje gång du försöker kommer det att bli lättare.

Planeringen av att skapa miniprojekt består av fyra delar: 1) måldatum för när arbetsuppgiften ska vara klar, 2) alla aktiviteter som behövs för att bli klar med arbetsuppgiften, 3) Beräknad tidsåtgång för varje aktivitet och 4) bokad tid i kalendern när uppgiften ska genomföras.

Du behöver alltså hantera större arbetsuppgifter som om de vore miniprojekt. Uppgifter du själv bestämmer över och som med hjälp av mål, struktur och planering blir lättare att genomföra. Att arbeta projektorien­terat även i det ”lilla” kan ha stor effekt för både din effektivitet och din prestation – skapa miniprojekt!

 

 

Dela större uppgifter i delar – skapa miniprojekt!

internova-arbetsuppgifter-i-stora-bitar

Uppgifter som kan vara lämpliga att hantera mer strukturerat är de som tar längre tid att färdigställa. Till exempel uppgifter som du tror kan ta 5 timmar eller flera dagar. Allt beror på omfattning och slutdatum (när det ska vara klart).

 

Exempel

Stefan har lovat sin chef att skriva en rapport men nu är deadline passerad och den är fortfarande inte färdig. För Stefan har det känts tungt att få rapporten klar. Han tror att arbetet med rapporten kommer att ta cirka 7 timmar. Chefen har gett honom en ny deadline. Rapporten måste vara klar om en vecka (5 arbetsdagar). Stefan suckar och vet inte riktigt hur han ska hinna. Risken för kvällsarbete ökar.

 

Genom att dela stora uppgifter i mindre delar och boka delarna i kalendern, kommer du lättare att få gjort det du ska och att utföra uppgifter i tid.

 

Hur Stefan gjorde för att skapa miniprojekt

internova-arbetsuppgifter-i-mindre-munsbitar

 

Vad Stefan kan göra för att underlätta uppgiften är att hantera uppgiften som ett miniprojekt – det vill säga dela upp rapportskrivandet i flera delar. Varje del blir mindre tidskrävande och därmed lättare att genomföra – både mentalt och praktiskt.

 

Det är mycket lättare att ”klämma” in 5 arbetsuppgifter med tidsintervallet 30–60 minuter, än att hitta 5 timmar ledigt i kalendern.

 

När en större uppgift behöver flera delar för att bli klar är det viktiga att planera arbetet genom att skriva en plan. Här kommer tips på hur Stefan kan göra:

  1. Först behöver han skriva allt han behöver göra för att bli klar med rapporten.
  2. Nästa steg är att fundera hur lång tid han uppskattar att varje del kommer ta (1 timme, 1,5 timme och så vidare).
  3. Till varje aktivitet i planen behöver Stefan skriva lämpliga datum när varje del ska vara utförd så att rapporten blir klar i tid (den nya deadline han har fått vill han absolut inte missa).
  4. Slutligen hjälper det honom om han bokar tider i kalendern för när varje del ska genomföras för att bli klar på utsatt tid.

 

Stefans reflektioner efter att ha gjort sin planering

När Stefan har delat upp rapportarbetet i flera delar, bestämt deadlines för varje del och bokat in alla delarna i kalendern känns allt mycket enklare. Han ser att han kommer att hinna och att det inte blev så mycket övertid som han först befarade.

Stefan känner sig både lugnare och gladare eftersom han vet att han kommer att lyckas med att lämna rapporten i tid. Nästa gång han får liknande uppgifter ska han verkligen se till att planera dem ordentligt så att han inte missar viktiga deadlines.

 

Stefans planeringslista

Aktiviteter för att nå målet Uppskattad tidsåtgång (h) Deadline Bokat tid i kalendern
Ta reda på uppgifter om kassationer förra månaden 0,5 15/10 X
Analysera uppgifterna 1,0 15/10 X
Kolla med Birgit om reklamationer på produkt X 0,5 17/10 X
Skriva en sammanfattning om reklamationer aktuell månad 1 17/10 X
Analysera månadens resultat jämfört med månadens mål 1 18/10 X
Kolla nästa månads mål med egna insatser 0,5 18/10 X
Sammanställa rapporten 1,5 18/10 X
Läsa igenom rapporten – justera/korrigera 1 19/10 X

 

 

 

 

Dela upp större uppgifter i hanterbara munsbitar

 

Så här kan du göra för att planera större uppgifter

  • Skriv vad ditt slutmål med din uppgift är och när ska den vara klar
  • Skriv ner allt du behöver göra för att nå ditt mål
  • Sätt datum för när varje aktivitet ska vara utförd
  • Boka in lämpliga tider för när du ska utföra aktiviteterna i din kalender

Välj en uppgift som är omfattande eller känns tung att genomföra. Skriv upp allt du behöver göra för att genomföra uppgiften. Fundera på tidsåtgången till varje deluppgift. Sätt datum när varje deluppgift ska vara klar. När du har lämpliga intervaller för varje deluppgift till exempel i 30–60 minuter blir de lättare att hantera. De kommer också kännas lättare att utföra.

 

 

Varför det är så viktigt med att boka egna möten i din kalenderTime Management med Internova

När du bokar in uppgifterna som möten i din kalender synliggör du dem för dig. Det ökar chanserna att du prioriterar rätt. Det blir automatiskt en motvillig åtgärd att flytta dina egna möten. Måste du ändå ändra din planering flyttar du ditt eget bokade möte till ett tillfälle nära i tiden. Det viktiga är att det fortfarande är kvar och syns. När något är synligt blir det lättare att prioritera rätt och större chans att det blir gjort – på normal arbetstid.

När du har synliga arbetsmöten i din kalender blir det lättare att också säga nej till spontana förfrågningar. Skapa en vana att alltid titta i din kalender när någon frågar om du har tid. Då kommer du direkt se dina viktiga uppgifter och i första hand föreslå en annan tid som passar dig bättre.

Har du inga egna möten med viktiga arbetsuppgifter ser det ut som om du har ledig tid i din kalender. Då är risken stor att du bokar in nya åtaganden på tid som du egentligen inte har. Det kan leda till att du blir tvungen att göra dina miniprojekt utöver ordinarie arbetstid. Därför är det så viktigt att boka in tider med viktiga arbetsuppgifter i din kalender för att synliggöra dem. Annars glöms de bort i det höga tempot som råder och annat bokas i stället.

 

 

Det skulle vara väldigt roligt om du vill dela med dig av dina erfarenheter. Skicka gärna ett mail till mig här!

 

Vill du veta mer om hur du kan bli effektivare i ditt arbete? Klicka här!

 

Tyckte du artikeln var intressant? Då kanske du också vill läsa:

Fem tips för att öka din inre energi

Fyra tips på hur du arbetar effektivare

 

 

 

 

 

 

Fartblindhet gör att vi inte ser hur fel vi arbetar

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

share this Blog:
Facebook
Twitter
LinkedIn
Pinterest
Reddit
VK
WhatsApp
Telegram
Tumblr

Other blogs