Dela större uppgifter i mindre delar genom att skapa miniprojekt. Att arbeta med mål är något som de flesta gör. Ni har säkert ekonomiska mål, kvalitetsmål, miljömål, säljmål, produktionsmål med mera på din arbetsplats. Dessutom har ni säkert flera projekt som pågår.

7 september 2016 – Av Ulla Lilliehöök – Executive Coach, Internova & Co AB

 

Vad du möjligtvis inte gör är att hantera lämpliga arbetsuppgifter som om de vore projekt fast i miniformat. Uppgifter du själv bestämmer över och som med hjälp av mål, struktur och planering blir lättare att genomföra. Att arbeta projektorien­terat även i det ”lilla” kan ha stor effekt för både din effektivitet och din prestation – skapa miniprojekt!

 

Ju tydligare du gör dina arbetsuppgifter, desto större chans att du gör rätt saker och ökar din effektivitet

 

Dela större uppgifter i delar – skapa miniprojekt!

internova-arbetsuppgifter-i-stora-bitarUppgifter som kan vara lämpliga att arbeta mer strukturerat med är de som tar längre tid att färdigställa – till exempel 5-10 timmarsuppgifter. Idag kanske du planerar mer tidskrävande uppgifter genom att skriva en att-göra lista. Risken är att de uppgifterna ständigt skjuts upp. Ofta är det svårt att snabbt hitta tiden som krävs.

De mest tidskrävande uppgifterna kan du prova att hantera så här:

1) sätt mål och deadline när de ska vara klara, 2) dela upp dem i mindre tidskrävande delar och slutligen 3) boka in tid för varje del i din kalender.

Det gör att du både kommer att öka din effektivitet och din ”kvick-fix-hjärna”. Ta de uppgifter som är mer omfattande (2-10 timmar). Dela upp dem i för dig lämpliga intervaller till exempel 30-60 minuter.  De blir lättare att hantera och därför kommer du snabbare igång med dem.

Anledningen till att dela upp större uppgifter i mindre delar är att det är bra för hjärnan. Våra hjärnor gillar att bocka av uppgifter och därför vill den utföra de uppgifter som är enklast och snabbast att fixa – uppgifter som tar 10-60 minuter. De som tar längre tid känns därför svårare att komma igång med.

Exempel
Staffan har lovat sin chef att skriva en rapport men den är fortfarande inte färdig och deadline är passerad. Nu har chefen varit på honom och undrat när den blir klar. Uppgiften har verkligen blivit en surdeg. Det känns tungt att få den färdig. Han uppskattar att arbetet med rapporten kommer att ta cirka 15 timmar. Nu har chefen gett honom en ny deadline som innebär att den ska vara klar om två veckor (10 arbetsdagar). Han suckar och vet inte riktigt hur han ska hinna. Risken för kvällsarbete är stor.

 

Genom att dela större uppgifter i mindre delar och boka varje del i kalendern kommer du lättare få gjort det du ska och att nå dina mål.

 

Hantera större uppgifter som miniprojekt

internova-arbetsuppgifter-i-mindre-munsbitarVad Staffan kan göra för att underlätta för sig är att hantera uppgiften som ett miniprojekt – det vill säga dela upp uppgiften i flera moment. Varje moment blir mindre tidskrävande och därmed lättare att genomföra – både mentalt och praktiskt. Som bonus blir det också en tidsbesparing.

Det är mycket lättare att till exempel ”klämma” in 5 arbetsuppgifter med tidsintervallet 30-60 minuter än 5 timmar i följd kalendern.

Vad som är viktigt när en uppgift ska delas upp i flera delar är att göra en skriftlig plan. Skriv ner hur lång tid du uppskattar att varje del kommer ta (1 timme, 1,5 timme och så vidare), skriv en deadline för när varje del ska vara klar (till exempel ett datum) och slutligen boka tid i kalendern för när varje del är lämplig att genomföras.

Förslag på tillvägagångssätt med exemplet med Staffan
Staffans ”rapport-miniprojekt” skulle kunna delas in i 12 delar vilket innebär drygt 1 timme per del. Nästa steg i planeringen blir att för varje del bestämma tid i kalendern med så bra spridning som möjligt fram till dagen då rapporten ska vara klar. Staffan konsta­te­rar att de flesta arbetsuppgifterna är möjliga att göra på normal arbetstid, men planerar ändå in ett kvällspass på 2 timmar för att säkert hinna bli klar i tid.

internova-dela-uppgifter-i-mindre-delarNär Staffan har delat upp rapportarbetet i mindre tidskrävande delar, bestämt deadlines för varje del och bokat in alla delarna i kalendern känns allt mycket enklare. Han ser att han kommer att hinna plus att det inte blir så mycket övertid som han först befarade.

Staffan känner sig både lugnare och gladare eftersom han vet att han kommer att lyckas med att lämna rapporten i tid. Nästa gång han får liknande uppgifter ska han verkligen se till att planera dem ordentligt så han inte missar viktiga deadlines.

 

Sammanfattning

Genom att dela upp omfattande uppgifter i mindre hanterbara delar – miniprojekt – får du kontroll samtidigt som du sparar tid. Det blir enklare att komma igång med uppgiften och i och med att du har en skriftlig plan blir det lättare att fokusera på målet och vägen dit blir tydligare.

 

Det skulle vara väldigt roligt om du vill dela med dig av dina erfarenheter. Skicka gärna ett mail till mig här!

 

Vill du veta mer om hur du kan bli effektivare i ditt arbete? Klicka här!

 

Tyckte du artikeln var intressant? Då kanske du också vill läsa:

Fokusera på en sak i taget - Internova
Fokus på en sak i taget gör dig effektivare

Uppgiven man mellan pappershögar
Få mer gjort på dagtid! Använd din kalender!

För lite fokus på arbetet gör dig tröttare - Internova
För lite fokus på arbetet gör dig tröttare.

 

8 tips på bra struktur - Internova
8 tips på bättre struktur i arbetet!