Det är alltid mycket som ska fixas – både stora och små arbetsuppgifter. För att få mer gjort på dagtid finns det ett hjälpmedel som är väldigt effektivt – din kalender. Den hjälper dig att prioritera bättre, öka ditt fokus och att göra rätt saker.

Den mänskliga hjärnan tycker om snabba belöningar och i arbetet kan det visa sig genom att vi vill ”bocka av” saker efter hand som de blir gjorda. Det ger oss positiva kickar och känslan av att vi är effektiva och produktiva. Problemet med dessa kickar är att hjärnan sänder signaler om att vi är supereffektiva. Men! det är inte samma sak som att vi gör rätt saker. Du kommer här få veta hur du kan få mer gjort på dagtid genom att lura din hjärna till att få fler kickar och samtidigt veta att du gör rätt arbetsuppgifter.

Hur effektiv och nöjd du än känner dig för stunden så har det i slutänden ingen betydelse om de uppgifter du har utfört är på bekostnad av andra, kanske viktigare, uppgifter. Då är risken stor att du likväl måste arbeta på kvällar och helger.

Hjärnan vill ha snabba belöningar. Den lurar dig till att prioritera de uppgifter som går snabbt att utföra och skjuta upp de andra.

 

Skriver du ”att-göra-listor”?

Det är bra att få koll på vad som behöver göras genom att till exempel skriva ”att-göra-listor”. Problemet är ofta att alla arbetsuppgifterna som skrivs upp har ett stort spann på hur lång tid de tar att genomföra. Det vill säga en uppgift kanske endast tar två minuter och en annan uppgift fyra timmar.

Som du läste tidigare vill vår hjärna ha snabba belöningar och det innebär en stor tillfredsställelse att ”bocka av” så många arbetsuppgifter som möjligt från vår ”att-göra-lista”. I praktiken innebär det att vi omedvetet väljer de uppgifterna som går fortast att göra och de som tar längre tid skjuter vi upp på obestämd tid. Vi hoppas att kunna göra några av de framskjutna uppgifterna redan nästa dag men då är det annat som ska göras och så skjuter vi upp dem igen till dagen därpå och så vidare. Till slut kan de inte skjutas upp längre och då är risken mycket stor att de måste göras utanför vår ordinarie arbetstid.

 

Boka mer komplexa arbetsuppgifter i din kalender

Genom åren jag utvecklat människor till en effektivare arbetsvardag. Mitt eget sätt att arbeta har också utvecklats och blivit bättre. Tack vare alla kunder jag träffat har jag blivit mer observant på hur jag själv arbetar, vilket arbetssätt som sparar tid och vilket som är ineffektivt.

Om du vill öka din prestation och din effektivitet är kalendern ett mycket bra hjälpmedel. Den kalender jag anser är effektiv är en “datorkalender” som till exempel Outlook eller Google. Datorn är expert på att hålla reda på tider, datum, återkommande uppgifter, samt hjälpa oss komma ihåg vad som ska göras och när (påminnelser). En papperskalender är inte alls lika effektiv eftersom den är beroende av dig och ditt kom-ihåg.

Boka komplexa arbetsuppgifter i din kalender, dela upp dem i lämpliga tidsintervaller och de känns mycket lättare att utföra.

De arbetsuppgifter som tar längre tid och som står på din ”att-göra-lista” ger inte positiva kickar så länge de skjuts upp. Flytta dem från din lista, dela upp dem i hanterbara delar och boka dem i din kalender. När du sedan utför dem kommer kickar­na inträffa även för dem. När du förutom möten med andra bokar egna arbetsuppgifter i kalendern kommer du ganska snart att märka flera fördelar.

Exempel: En uppgift som står på din ”att-göra-lista” beräknar du ska ta cirka fem timmar att få färdig. I stället för att hitta en lucka på fem timmar i din kalender kan det vara enklare att dela upp arbetsuppgiften i tre-fem delar. Väljer du fem delar blir det en timme per del. En timme är mycket lättare att hitta tid för i kalendern och du kommer snabbare igång med uppgiften. Boka tid med dig själv fem x en timme i din kalender. Kan du sedan stänga av telefonen, arbeta ostört och fokusera på uppgiften kommer du verkligen att arbeta effektivare på dagtid.

 

6 fördelar med att boka in “större” arbetsuppgifter i kalendern:

  1. Du blir mer rädd om din egen tid och det gör att du blir mer restriktiv till att slentrianmässigt tacka ja till möten med andra.
  2. Krockar ett möte med en bokad arbetsuppgift behöver du ifrågasätta om mötet är viktigare än arbetsuppgiften just då. Är mötet viktigare kan du flytta arbetsuppgiften till ett bättre tillfälle.
  3. Du synliggör dina arbetsuppgifter på ett konstruktivt sätt, vilket gör att du lättare både prioriterar och fokuserar på rätt saker.
  4. En kalender som förutom bokade möten även innehåller egna arbetsuppgifter gör att du blir mindre händelsestyrd – du kommer att göra rätt saker i rätt tid.
  5. Tack vare att du delar upp komplexa arbetsuppgifter i mer hanterbara delar kommer du igång med dem snabbare. Du kliver mycket lättare över den höga starttröskeln.
  6. Varje gång du kan verkställa något enligt din planering i kalendern känner du en tillfredsställelse och din belöning infinner sig även här.

Försök att boka in lämpliga arbetsuppgifter i din kalender ett tid framöver för att se om det kan hjälpa dig bli effektivare på dagtid och mer rädd om din tid. Jag tror du kommer bli förvånad över hur mycket lättare det blir att prioritera rätt saker och att få mer gjort på dagtid.

Det skulle vara väldigt roligt om du vill berätta hur du gör för att få mer gjort på dagtid. Skicka gärna ett mail till mig här!

 

Tyckte du artikeln var intressant? Då kanske du också vill läsa:

Labyrint Internova & Co
För lite fokus på arbetet gör dig tröttare

 

almanacka uppslagen - komprimerad


Fem tips på Time Management i din vardag!

 

8 fördelar med bra struktur i arbetet - Internova 2016


 8 fördelar med bra struktur i arbetet

 

Möten med mål och syfte - Internova


Möten – från tidstjuvar till tidsvinster