I kunskapsföretag med flertalet tjänstemän och alla datorprogram som används dagligen, är risken stor att många arbetar händelsestyrt. Många uppgifter ska bli färdiga och nya tillkommer. Vi försöker fånga alla uppgiftsbollar i cyberspace och på arbetsplatsen – samtidigt. Multitasking har blivit nytt arbetssätt och en dålig vana.
Multitasking är inte effektivt. Konsekvensen blir att vi arbetar händelsestyrt, vilket ökar vår arbetstid och vår stress. Ju fler bollar vi försöker fånga, desto större risk att vi inte hinner med. Är det rätt bollar? Är de viktigaste att göra just nu? Hög stressnivå får oss att tänka sämre, vilket gör att vi presterar under eller långt under vår normala nivå.
OKTOBER 2017 – Av Ulla Lilliehöök – Executive Coach, Internova & Co AB
Inledning
För att minska händelsestyrt arbetssätt måste alla anställda veta vad som är rätt att prioritera varje dag, vecka och månad. Därför är det viktigt att alla i ett företag lär sig arbeta målorienterat. De måste veta vilka som är deras mål och hur de ska göra för att nå dem. Med fungerande målstyrning kommer alla att bli effektivare och prestera mer utan att känna negativ stress. Anställda prioriterar rätt bland alla befintliga och nya uppgifter.
Strukturerad systematisk målstyrning kan användas i hela företaget. Ledningen ansvarar för att driva de mål som har flera års deadlines. Därefter bryts olika typer av mål ner tills de har lämpliga deadlines, till exempel månads- eller veckonivå. Då blir målen tydliga för alla – inte bara för ledningen.
Dagens arbetssätt blir ofta händelsestyrt
I många av dagens företag och organisationer är merparten av anställda tjänstemän. Det innebär att de kan påverka mycket av sin dagliga prestationsnivå. Det är därför viktigt att alla anställda alltid presterar optimalt.
Tillgången av stora mängder information och möjligheten till snabb kommunikation via många kanaler gör att vi ständigt har ”stand by” läge. Vi skriver, tar emot och väntar på mail, använder flera datorprogram samtidigt, svarar lätt ja till möteskallelser och på möten är datorerna med så vår multitasking kan fortsätta.
Mellan alla möten vill kolleger och chefer ha vår uppmärksamhet. Vi behöver också prata med olika personer. Spontanmöten blir många och långa. Det verkar som om vi tror att effektivitet mäts i hur mycket vi gör samtidigt. Forskning visar att det är precis tvärtom. Genom att göra två saker samtidigt (som kräver koncentration), tar det totalt 25 % längre tid att få dem klara än om vi gjort dem en och en.
Företag med otydliga eller inga mål, gör att anställda arbetar ad hoc (händelsestyrt). När de viktigaste dagliga arbetsuppgifterna är otydliga försöker anställda hinna med ”allt”, vilket ökar deras stress. Stress under en längre tid utan återhämtning är negativt. Det gör oss mindre produktiva, lättirriterade, trötta och mindre kreativa. Stress gör människan ”dummare” och ökar risken för misstag och fel. När arbete utförs ineffektivt ökar stressen och riskerar att sjukskrivningarna ökar.
Figur 1 – Riskerna med ineffektiv målstyrning och hur arbetssättet negativt påverkar allas arbete
Alla måste prestera på topp
Hur effektivt anställda hanterar sina flöden av arbetsuppgifter har stor inverkan på deras prestationer. Många undrar vad de har gjort när de slutar för dagen. Det som fanns på deras agenda för dagen hinns ofta inte med. Arbetsuppgifter skjuts ständigt upp på grund av händelsestyrt arbetssätt. Problem uppstår när oviktiga arbetsuppgifter prioriteras före de som är viktigast.
Därför måste anställda själva veta vad som är absolut viktigast att prioritera varje dag. Det blir inga topprestationer i företag när anställda prioriterar de uppgifter som ropar högst. För att anställda ska arbeta effektivt, behövs en tydlig struktur för att sålla de rätta arbetsuppgifterna. Dessutom måste de veta vilka uppgifter som är högprioriterade och vem som ska göra vad.
Leda förändring och utveckling med effektiv målstyrning
Företag måste säkerställa att alla presterar på sin toppnivå och driva ökning av prestationer för framtiden. Det ställer höga krav på chefer och deras ledarförmåga. För företag är det mycket kostsamt när anställda arbetar ineffektivt. Befintlig kapacitet utnyttjas inte till 100 %. Att leda förändring och utveckling är för chefer en av de viktigaste och svåraste arbetsuppgifterna. Läs mer ”3 av 4 svenska chefer saknar utvecklingsplan”
Större förändringar i företaget är högsta ledningens ansvar att driva. Till exempel vision, strategier och andra långsiktiga mål. Alla chefer har oavsett organisationsnivå, ansvar att driva och stödja utveckling inom sitt ansvarsområde mot de mål som är ”ovanför” deras befattningsnivå. För att företag ska nå uttalade strategier och långsiktiga mål behöver alla anställda förstå vad de ska göra, hur de kan göra och ständigt prioritera rätt arbetsuppgifter. Ju längre från ledningen anställda är, desto viktigare att deras mål görs tydliga för dem. Företag behöver en effektiv och systematisk målstyrning.
Figur 2 – Möjligheter med effektiv målstyrning och hur arbetssättet positivt påverkar allas arbete
Hur systematisk målstyrning kan gå till
Ofta börjar målsättningsprocessen högst upp i organisationen. Företagsledningen tar regelbundet fram strategier och långsiktiga mål. Chefer och mellanchefer är därefter ansvariga att bryta ner de långsiktiga målen till operativa avdelnings- och individmål. Målet med hela nedbrytningsprocessen är att göra målen tydliga för alla anställda. Ju längre bort anställda är från ledningen, desto större risk att deras mål blir otydliga.
Det skulle vara väldigt roligt om du vill dela med dig av dina erfarenheter. Skicka gärna ett mail till mig här!
Vill du lära dig mer om målstyrt arbetssätt?
- Ta hjälp av en personlig ledarskapscoach Läs mer här
- Kolla vår utbildning i Time Management! Läs mer här
- Kolla våra utbildningar i Systematisk målstyrning Läs mer här
Tyckte du artikeln var intressant? Då kanske du också vill läsa:
Lämna En Kommentar