Från händelsestyrt arbetssätt till systematisk målstyrning

Händelsestyrt arbetssätt är väldigt vanligt i dagens företag. Vi har för många bollar i luften samtidigt och kommunikationsflödet är enormt. Datorernas snabbhet och alla kommunikationskanaler gör att multitasking blivit ett normalt arbetssätt.

Multitasking är däremot stressande och ineffektivt. Konsekvensen blir att vi arbetar händelse­­styr­t, vilket ökar både vår arbetstid och stress. Ju fler bollar vi kastar upp eller som flyger till oss som vi försöker fånga, desto större risk att vi inte hinner med. Frågan vi inte hinner ställa: Är det rätt bollar? Är detta viktigast att göra just nu? Vår höga stressnivå gör att vi tänker sämre, vilket leder till att vi presterar under eller långt under vår normala nivå.

FEBRUARI 2023 – Av Ulla Lilliehöök – Executive Coach, Internova & Co

Inledning

Alla anställda måste veta vad som är rätt att priori­tera varje dag, vecka och månad för att minska händelsestyrt arbetssätt. Därför är det så viktigt att alla lär sig arbeta målorienterat. De behöver veta vilka som är deras mål och hur de ska göra för att nå dem. Med fungerande målstyrning kommer alla att bli effektivare och prestera mer utan att känna negativ stress. Anställda prioriterar, strukturerar och planerar för att smidigare hantera alla befintliga och nya uppgifter.

Hela företaget har stor nytta av att använda strukturerad systematisk målstyrning. Ledningen ansvarar för att driva de mål som har flera års deadlines. Olika typer av mål bryts ner till lämpliga deadlines, beroende på vilken roll den anställde har i företaget. Då blir målen tydliga för alla – inte bara för högsta ledningen. För att alla anställda ska känna engagemang behöver de involveras i målframtagningen tillsammans med sin närmaste chef/team ledare.

Dagens arbetssätt blir ofta händelsestyrt

I många av dagens företag och organisationer är mer­parten av anställda tjänstemän. Många anställda kan därför påverka mycket av sin dagliga prestationsnivå. Att alla prioriterar rätt arbetsuppgifter är därmed oerhört viktigt.

Tillgången av stora mängder information och möjlig­heten till snabb kommunikation via många kanaler gör att vi ständigt har ”stand by” läge. Vi skriver, tar emot och väntar på mail/chat m m, använder flera datorprogram samtidigt, svarar lätt ja till möteskallelser och till möten följer datorerna med så vår multitasking kan fortsätta. 

Kolleger och andra har frågor eller vill diskutera vilket leder till många spontanmöten, samtidigt som vi själva behöver prata med kolleger/chef för att hantera frågor mm. Stor risk att spontanmöten blir många och långa. Det verkar som om vi tror att effektivitet mäts i hur mycket vi gör samtidigt. Forskning visar att det är precis tvärtom. Genom att göra två saker samtidigt (som kräver koncentration), tar det totalt 25 % längre tid att få dem klara än om vi gjort dem en och en. 

The secret of your future is hidden in your daily routine. Mike Murdock

Riskerna med händelsestyrt arbetssätt

Företag med otydliga eller inga mål, gör att anställda arbetar ad hoc (händelsestyrt). När de viktigaste dagliga arbetsuppgifterna är otydliga försöker anställda hinna med ”allt”, vilket ökar deras stress. Stress under en längre tid utan återhämtning är negativt. Det gör oss mindre produktiva, lättirriterade, trötta och mindre kreativa. Människan blir ”dummare” av stress vilket gör att risker för misstag och fel ökar. När arbete utförs ineffek­tivt ökar stressen och riskerar att sjukskrivningarna ökar.

Figur 1 – Riskerna med ineffektiv målstyrning och hur arbetssättet negativt påverkar allas arbete

Alla måste prestera på topp

Hur anställda hanterar sitt flöde av arbetsuppgifter har stor inverkan på prestationsnivån. Många undrar vad de har gjort när de slutar för dagen. Det som fanns på agendan för dagen hinns ofta inte med. Arbetsuppgifter skjuts ständigt upp på grund av för mycket händel­sestyrt arbetssätt. 

Anställda måste därför själva veta vad som är absolut viktigast att prioritera och hitta en balans mellan sina arbetsuppigfter och akuta tillkommande varje dag. När anställda ständigt priorieterar de uppgifter som ”ropar högst” eller känns enklast att göra blir det inga toppres­tationer. För att anställda ska arbeta effektivt, behövs en tydlig struktur för att sålla de rätta arbetsuppgifterna. De måste dessutom veta vilka uppgifter som är hög­prioriterade och vem som ska göra vad.

Leda förändring och utveckling med effektiv målstyrning

Företag måste säkerställa att alla presterar på sin topp­nivå och driva ökning av prestationer för framtiden. Det ställer höga krav på chefer och deras ledarförmåga. För företag är det mycket kostsamt när anställda arbetar ineffektivt. Befintlig kapacitet utnyttjas inte till 100 %. För chefer är en av den viktigaste och svåraste arbetsuppgiften att leda förändring och utveckling på ett engagerande och inkluderande 

Högsta ledningens ansvar är att leda, drvia och följa upp större förändringar. Till exempel vision, strategier och andra långsiktiga mål. Alla chefer har oavsett organisa­tionsnivå, ansvar att driva och stödja utveckling inom sitt ansvarsområde mot de mål som är ”ovanför” deras befattningsnivå. Om företag ska nå uttalade strategier och långsiktiga mål behöver alla anställda veta, förstå varför och hur de kan göra för att ständigt prioritera rätt arbetsuppgifter. Ju längre anställda är från högsta ledningen, desto viktigare att deras mål görs tydliga för dem. Företag behöver en effektiv och systematisk målstyrning.

Figur 2 – Möjligheter med effektiv målstyrning och hur arbetssättet positivt påverkar allas arbete

Hur händelsestyrt arbetssätt kan minska genom systematisk målstyrning

Målsättningsprocessen börjar ofta högst upp i organi­sationen. Företagsledningen tar regelbundet fram stra­tegier och långsiktiga mål. Chefer och mellanchefer är därefter ansvariga att bryta ner de långsiktiga målen till operativa avdelnings- och individmål. Målet med hela nedbrytningsprocess­en är att göra målen tydliga för alla anställda.

“He who every morning plans the transaction of the day and follows out that plan, carries a thread that will guide him through the maze of the most busy life. But where no plan is laid, where the disposal of time is surrendered merely to the chance of incidence, chaos will soon reign.” Victor Hugo

Ju längre bort anställda är från ledningen, desto större risk att deras mål blir otydliga. För mellanchefer är det oerhört viktigt att ta hänsyn till medarbetares idéer och tankar om vad som behöver förbättras och att det också inkluderas i målen. Medarbetare som blir delaktiga i målprocessen resulterar i engagemang, motivation och en mycket smidigare väg till att nå målen.

Det skulle vara väldigt roligt om du vill dela med dig av dina erfarenheter. Skicka gärna ett mail till mig här!

Vill du lära dig mer om målstyrt arbetssätt?

• Ta hjälp av en personlig ledarskapscoach Läs mer här
  
  
• Kolla vår utbildning i Time Management! Läs mer här
  
  
• Kolla vår utbildning i Systematisk målstyrning Läs mer här

Tyckte du artikeln var intressant? Då kanske du också vill läsa: