Fyra tips på hur distansarbete blir effektivare!

Tänk att kunna arbeta var du vill och när du vill bara arbetet blir gjort. Vilken härlig frihetskänsla.

Men, det innebär också ett ansvar i att hålla deadlines, leverera med hög kvalitet samt att vara strukturerad.

Annars finns risken att du blir tvungen att arbeta dagar, kvällar och helger för att bli klar i tid. Förmodligen inte så du hade tänkt dig det flexibla distansarbetet.

Därför är det viktigt att du som har distansarbete hittar bra arbetsvanor. Här är fyra tips för att bli mer effektiv, klarar dina deadlines och får mer fri tid.

Inledning

Att arbeta på distans kan innebära olika saker. Du kanske arbetar tillfällig hemifrån på heltid eller någon gång då och då. Du kanske arbetar på ett företag med flexibla arbetstider och har en aktivitetsbaserad arbetsplats. Det innebär att du själv väljer var på företaget du vill arbeta beroende på vilken aktivitet du ska göra. Eller så kanske du är frilansare och kan arbeta ”var som helst”.

Oavsett hur ditt distansarbete ser ut kräver det mycket egen planering och struktur för att få arbetet att fungera så smidigt som möjligt. Du har frihet att arbeta när och var du vill men ansvar för att leverera i tid och med hög kvalitet. Med eget ansvar av att planera sitt arbete finns det risker att du underskatta tiden för att genomföra en arbetsuppgift.

För att få din arbetsvardag med distansarbete att fungera smidigare kommer här fyra tips!

1 När och var det är bäst att arbeta!

Är du en lärka eller en nattuggla?
Planera ditt arbete med hänsyn till din effektivitetskurva. Vi är alla olika. Vissa är morgonpigga (lärkor) och andra är pigga på senare på dagen (nattugglor).

Med distansarbete finns det många möjligheter var, när och hur du ska arbeta. För att vara så effektiv som möjligt är det viktigt att planera beroende på när du arbetar bäst. Dessutom att ta hänsyn till vilken typ av arbetsuppgift du ska arbeta med. Är det en uppgift som kräver mycket tänkande och är mer komplex eller är uppgiften av enklare karaktär som inte kräver så mycket koncentration. När på dagen presterar du som bäst? Morgnar eller eftermiddagar?

Var arbetar du som bäst?
På caféet, tåget, hemma, jobbet eller någon annanstans?

Oavsett ditt svar ovan gäller det att ta hänsyn till dina arbetsuppgifter och personer i din omgivning – på arbetet, officiella platser och hemma. Vissa uppgifter gör du bäst själv i tystnad, vissa kan avklaras per telefon och en del kräver behöver träffa andra. Dessutom har ni säkert regelbundna möten som gör att ni antingen träffas på arbetsplatsen eller uppkopplade på distans.

För att välja rätt arbetsställe är det ännu viktigare att kunna planera distansarbetet beroende på vilken arbetsuppgift du har framför dig. Behöver du prata i telefon (en plats där jag inte stör andra), arbeta med konfidentiella arbetsuppgifter (säker miljö), eller är det en rapport du ska läsa (tyst miljö)?

2 Dela upp större arbetsuppgifter i mindre delar

Det är mycket lättare att ta tag i uppgifter som är snabbt avklarade. Problem med de större uppgifterna – de som tar längre tid – är att man skjuter dem framför sig. Det kanske krävs en eller flera dagar till att bli klar med en stor uppgift, men tiden finns aldrig. Risken för övertidsarbete ökar markant.

Men! Det finns lösningar på problemet Vår hjärna är expert på att varje dag lura oss till att göra de uppgifter som är enklast att utföra. Det blir en stor fördel om du lär dig ett arbetssätt som skapar miniprojekt vilket gör alla uppgifter enklare. Dina mer komplexa arbetsuppgifterna kommer uppfattas mycket enklare.

Läs mer i bloggen ”Dela större uppgifter i mindre delar”

3 Att sätta mål på ditt arbete gör att uppgifterna blir tydligare

Ett sätt att strukturera sina dagar är att sätta mål på dina viktigaste uppgifter. Är de mer omfattande så sätt delmål. Du kan t ex ha egna planeringsmöten där du går igenom vad du vill få gjort under dagen. Om ditt arbete innebär att akuta saker ofta uppstår som måste lösas. Tänk på att ta hänsyn till det i din dagsplanering.

Läs mer i bloggen ”7 fördelar med målstyrt arbetssätt”

4 Vikten av återhämtning och inre energi

Återhämtning
Fördelarna med distansarbete – att arbeta var och när som helst har en baksida. Om gränserna är otydliga är risken stor att många arbetar för mycket. Den fria tiden krymper eftersom det alltid finns något mer att göra i arbetet. Här gäller det att sätta gränser för att du ska må bra. Arbetar du till exempel hemifrån har ju gränsen mellan arbete och fritid suddats ut. Då är det viktigt att du bestämmer tid för starten, raster (minst var 90:e minut), längre lunchpaus, samt vilken tid du vill sluta ditt arbete för dagen.

Ett sätt att få en känsla av att man går till arbetet på morgonen är att gå hemifrån och komma tillbaka. Ta en kort promenad eller spring en runda. Likadant när du avslutar din arbetsdag. Det viktiga är att du gör något skapar en tydlig skillnad på din arbetstid vs. fritid.

Inre energi
Att ha hög energi är ännu viktigare när du har distansarbete och själv bestämmer mycket av när och var du ska arbeta. Du behöver en arbetsmotor som är lättstartad och sedan håller farten hela vägen till arbetsdagens slut. Människans basbehov för energi är uppdelad i fyra områden. De är kroppen, känslor, sinnen och själ.

Ju högre energinivå du har desto mer får du gjort på kortare tid. Har du sedan hög energi på din fritid kommer du vilja göra mycket vilket tillsammans skapar en fantastisk livskvalitet. Har du däremot låg energi kommer du varken bli effektiv i ditt arbete eller vilja göra mycket på din fritid. Om du har låg energi ofta kan det bero på många faktorer. Vill du lära dig mer om hur din energinivå fungerar?

Läs mer i bloggen ”Fem tips på att öka din inre energi”.

Vill du lära dig mer om effektivt distansarbete?

Titta på våra utbildningar i TIME MANAGEMENT – Läs mer här

Boka en personlig coach – Läs mer här

Tyckte du artikeln var intressant? Då kanske du också vill läsa:

Klicka på respektive bild för att komma till bloggarna nedan!