Hur du lyckas med årliga medarbetarsamtal!

När du som chef lyckas med årliga medarbetarsamtal och har regelbundna uppföljningsmöten kommer varje medarbetare att utvecklas och prestera mer. Inte genom övertid eller ökade krav. Med rätt ledarstil kan alla medarbetare utvecklas. Ett väl beprövat sätt är coachande ledarstil. Coaching hjälper människor att hitta sin väg till utveckling, vilket gör att resultatet blir både bättre och långvarigt. Medarbetare utvecklas genom att träna i vardagen, bli uppföljda och få konstruktiv återkoppling.

Alla människor är olika och när chefen tillsammans med medarbetaren – genom coaching – skräddarsyr vägen till utveckling kommer också hans/hennes prestationerna att öka. Satsa på systematisk medarbetarutveckling med coachande ledarstil.

Av Ulla Lilliehöök Executive Coach, Internova & Co AB februari 2019

Tänk när alla medarbetare ökar sin prestation med >20 % – varje år!

Inledning

Årliga medarbetarsamtal är en av chefers viktiga arbetsuppgifter. Dessa samtal saknar ofta positivt gensvar eller har inte gett väntade resultat. Orsaken är bristande kompetens i utvecklingssamtal och uppföljning av de årliga samtalen – systematisk medarbetarutveckling. Till exempel att hålla medarbetares arbets- och utvecklingsmål aktiva mellan de årliga medarbetarsamtalen.

”Är det dags igen? Jag måste genomföra de årliga medarbetarsamtalen och det är redan stressigt. Först ska jag hinna läsa förra årets anteckningar och målen (från förra året), sedan ska jag hinna titta på mallen för utvecklingssamtal, alla samtalen ska jag hinna med och man vet aldrig hur lång tid varje samtal tar.”

Utan regelbunden uppföljning på rätt sätt mellan årliga medarbetarsamtal sker ingen utveckling av medarbetares prestationer!

Årliga medarbetarsamtal måste följas upp systematiskt

En stor orsak till att årliga medarbetarsamtal inte resulterar i önskade förändringar är att ofta saknar systematisk uppföljning. Därför händer det heller ingenting. Både chef och medarbetare är glada över att samtalet är över. Inte för att deras samtal var konstruktivt, utan för att de kan bockas av på att-göra-listan. Har medarbetaren ”tur”, blev samtalet konstruktivt och givande. Frågan är vad som kommer att hända fram till nästa utvecklingssamtal.

Chefen tänker: så bra att det är över för denna gång.

Medarbetaren tänker: så bra att det är över för denna gång.

Med denna attityd är det inte konstigt att dessa samtal har fått dåligt rykte. Varken chefer eller medarbetare upplever särskilt stor nytta och då blir de nästan bortkastad tid.

Ett utvecklingssamtal per år räcker inte för att någon ska förändras och utvecklas. Att utvecklas tar tid och kräver både insatser, motivation, träning på önskad förändring samt stöd på vägen. Att följa upp det årliga utvecklingssamtalet på ett strukturerat och bra sätt tjänar både chef, medarbetare och företaget på.

Konstruktiva medarbetarsamtal som utvecklar medarbetare

Genom att genomföra det årliga utvecklingssamtalet på ett konstruktivt sätt kan du tillsammans med varje medarbetare säkerställa en plan för de kommande 12 månaderna. Dels prata om företagsmål som medarbetaren ska uppnå, dels prata om vilka personliga mål medarbetaren ska sätta för att nå företagsmålen. Vad behöver medarbetaren utveckla i sitt arbetssätt för att nå sina företagsmål?

Exempel
Peter är medarbetaren som är tidsoptimist och konsekvensen är för sent levererade månadsrapporter varje gång. Det har irriterat chefen Eva länge som har tagit upp det vid flera tillfällen. Peter tycker också det är tråkigt och ambitionerna att lyckas finns varje månad, men varje gång misslyckas han.

Chefens hantering och medarbetarens reaktioner genom att säga följande vid olika tillfällen:

Eva: Nu får du skärpa dig. Nästa gång MÅSTE rapporten vara i tid!!!

Peters egna funderingar baserat på chefens beteende: Jag måste få klart den i tid – det ordnar sig nog

Eva: ”Varför har jag inte fått rapporten? Den skulle varit klar i går!!!,

Peters egna funderingar och reaktioner: Fan också – inte en gång till… tappar energi och gör inte mycket resten av dagen.

Eva: ”Detta är inte acceptabelt!”

Peters reaktioner: Oj, tänk om hon ger mig sparken…. oron maler och konsekvenserna av den oron gör att medarbetaren presterar sämre i några dagar.

Chefens hantering av problemet förvärrar Peters prestationsförmåga. Chefen konstaterar endast det som redan är känt. Att rapporten är försenad. Det löser inga problem genom att enbart säga att det är ett problem. Om chefen i stället hjälper Peter hitta nya vägar för hur han ska köra bilen den smartaste vägen varje månad, kommer han också lära sig att komma fram i tid. Mer om hur chefen kan hantera Peters problem längre fram.

Coaching fokuserar på framtida möjligheter – inte tidigare misstag!

Coachande Ledarstil

Coaching handlar om att hjälpa en person hitta sina vägar till lösningar som dagens problem har orsakat eller framtida behov av förändring. Att påpeka problem eller prata om framtida behov leder inte till någon förändring. Coaching är synnerligen lämpligt när människor behöver förändras och utvecklas. Mellan de årliga medarbetarsamtalen coachar chefen sina medarbetare genom uppföljningsmöten för att säkerställa att både företagsmål – och personliga utvecklingsmål nås.

Vad kan Eva göra för att få Peter att leverera i tid?

Hade Peter vetat hur han skulle göra och sedan gjort det hade det inte funnits något problem – rapporten blivit klar i tid. Han behöver förändra sitt arbetssätt och vägledning för att lyckas.

Eva skulle kunna ställa frågor som:

Vad skulle du kunna göra för att problemet inte uppstår igen?

Berätta hur du går tillväga när du ska arbeta med månadsrapporten?

Hur skulle du kunna göra annorlunda för att säkerställa att bli klar i tid? När kan du göra det?

Hur kan jag stötta dig på vägen?

Öppna frågor är exempel på ett lämpligt coachverktyg som kommer att få medarbetare att öka sina prestationer. Frågeteknik med öppna frågor gör att medarbetaren själv behöver tänka ut svaren. De ställs på ett neutralt icke fördömande sätt, vilket uppmuntrar medarbetaren att själv komma på lösningar på problemet. När chefen visar att hon vill hjälpa medarbetaren kommer både idéer på lösningar och en inre motivation som får hans energi att öka. Till skillnad från chefens tidigare beteende som hade en demotiverande effekt.

Coaching skapar motivation inifrån och stark ansvarskänsla

När du coachar en person att själv hitta sina vägar att lösa problem, ökar också motivationen att lösa problemen. Genom att medarbetaren själv få bestämma hur han/hon ska lösa sitt problem ökar också ansvarskänslan för att lyckas. Varje gång du coachar en person kommer det lära personen den problemlösningstekniken som passar den personen bäst.

Utgå från medarbetarens behov och låt medarbetarna själva få bestämma hur de vill ta sig till de överenskomna målen!

Alla kan förändras och utvecklas med hjälp av coachande ledarstil

Coaching handlar om att hjälpa en person hitta sina vägar till de lösningar som dagens problem har orsakat och framtida behov. Att ständigt konstatera problemet leder varken till någon lösning eller förändring. Därför är coaching synnerligen lämpligt både vid det årliga medarbetarsamtalet och vid de regelbundna uppföljningsmötena med medarbetarna. Coaching är mycket målinriktat för att tydliggöra vad som förväntas – för båda parter. Vid varje uppföljningsmöte coachas medarbetaren till att sätta konkreta delmål till nästa uppföljningsmöte och boka ny mötestid. Då blir det lättare för dem att prioritera rätt arbetsuppgifter, dvs de uppgifter som gör att de ständigt närmar sig delmålen (både utvecklingsmål och företagsmål).

Som chef kommer du få mer egen tid ju mer självständiga medarbetare du har. Ju mer de presterar för att de med ditt stöd i början lärt sig hur de kan arbeta effektivare, smartare, gör att du också kan delegera mer till dem. Både du som chef och dina medarbetare kommer att öka era prestationer. Det tjänar alla på!

Coaching skapar självstyrande medarbetare, ökad motivation och ansvarskänsla. Tack vare coaching kommer prestationerna att öka!

Kort om systematisk medarbetarutveckling

Förvaltning, förändring och utveckling av företag sker genom att alla anställda arbetar optimalt och ständigt förbättrar sina prestationer. För att lyckas behöver anställda veta, förstå, kunna och vilja nå samma mål som företaget och dess ledning.

Företagets resultat är helt beroende av alla anställdas prestationer. Alla chefer har ansvaret för att skapa engagemang och få medarbetare motiverade att prestera på topp. För att lyckas behöver chefer lära sig ledarskap som främjar systematisk medarbetarutveckling. Coachande ledarstil hjälper medarbetare att själva hitta lösningar på sina problem/förändringsbehov.

När systematisk medarbetarutveckling genom coachande ledarstil fungerar på rätt sätt, ökar allas engagemang, kompetens, prestationer, motivation och arbetsglädje. Toppresterande glada medarbetare vill uppnå företagsmålen och ger nöjdare kunder som gagnar företaget, cheferna och anställda.

När systematisk medarbetarutveckling fungerar optimalt, kommer alla anställda nå både arbets- och utvecklingsmål. Det ger stora fördelar för kunder, chefer, medarbetare och företaget.

Nio fördelar med systematisk medarbetarutveckling:

Chefer lär känna sina medarbetare och ser tydligare bakomliggande orsaker till varför problem uppstår.
Både chef och medarbetare lär känna varandra bättre – främjar er relation.
Chefer får ett strukturerat sätt att utveckla sina medarbetare till bättre prestationer – sparar tid.
Medarbetare blir mer självgående och stör mindre mellan mötena – frigör chefers tid.
Medarbetare får stöd i att hitta sin väg till utveckling och kommer enklare att nå uppsatta mål.
När du och dina medarbetare regelbundet träffas mellan fyra ögon ökar både tillit, förståelse och förtroende er emellan.
Tiden mellan era möten blir effektivare eftersom ni har skapat ett forum för att träffas regelbundet.
Chefer får en bättre helhetsbild på hur medarbetarna mår (påverkar prestationen), vilka problem de brottas med och deras förmåga att lösa problem (utveckla och förbättra).
Årliga medarbetarsamtal kommer att gå mycket enklare för båda parter – tack vare era regelbundna uppföljningsmöten mellan medarbetarsamtalen.

Sammanfattning

En av chefers arbetsuppgifter är obligatoriska årliga medarbetarsamtal. Dessa samtal saknar ofta positivt gensvar eller ger inte önskade resultat. Orsaken är att utvecklingssamtal ofta saknar regelbunden uppföljning mellan de årliga samtalen. Införande av systematisk medarbetarutveckling innebär att medarbetares arbets- och utvecklingsmål följs upp och arbetas aktivt med till nästa årliga medarbetarsamtal. Att genomföra uppföljningsmöten systematisk och coacha medarbetarna på ett strukturerat och lämpligt sätt tjänar alla på – chefer, medarbetare och företag.

Årliga medarbetarsamtal måste följas upp

När det årliga medarbetarsamtalet är genomfört och ingen systematisk uppföljning görs är också risken mycket stor att det inte sker några förändringar. Både chef och medarbetare är lättade över att samtalet är över. Inte för att deras konstruktiva samtal, utan för att samtalet kan bockas av på att-göra-listan. Har medarbetaren ”tur”, blev samtalet konstruktivt och givande. Frågan är: Vilka förändringar kommer ske fram till nästa årliga medarbetarsamtal?

Konstruktiva medarbetarsamtal som utvecklar medarbetare

Genom att genomföra det årliga utvecklingssamtalet på ett konstruktivt sätt kan du tillsammans med varje medarbetare säkerställa en plan för de kommande 12 månaderna. Dels prata om företagsmål som medarbetaren ska uppnå, dels prata om vilka personliga mål medarbetaren behöver för att nå företagsmålen. Vad behöver medarbetaren utveckla i sitt arbetssätt för att klara av att nå sina företagsmål?

Coachande Ledarstil

Coaching handlar om att hjälpa en person hitta sina vägar till de lösningar som till exempel dagens problem har orsakat eller framtida behov. Därför är coaching synnerligen lämpligt, både vid det årliga medarbetarsamtalet och vid de regelbundna uppföljningsmötena med medarbetarna. Coaching är mycket målinriktat för att tydliggöra för båda parter vad som förväntas. Vid varje uppföljningsmöte coachas medarbetaren till att sätta konkreta delmål till nästa uppföljningsmöte. Då blir det lättare för dem att prioritera rätt arbetsuppgifter, dvs de uppgifter som gör att medarbetare ständigt närmar sig både utvecklingsmål och företagsmål.

Coaching skapar motivation inifrån och stark ansvarskänsla
När du coachar en person att själv hitta sina vägar att lösa problem, ökar också motivationen att lösa problemen. Genom att medarbetaren själv få bestämma hur han/hon ska lösa sitt problem ökar också ansvarskänslan för att lyckas. Varje gång du coachar en person kommer det lära personen den problemlösningstekniken som passar den personen bäst.

Coaching gör att alla ökar sina prestationer
Medarbetare som coachas lär känna sig själv bättre och vilka lösningsvägar som fungerar bäst. Genom coaching utvecklar chefer mer självständiga medarbetare vilket gör att chefers medarbetartid kommer att minska. Både chefer och medarbetare kommer öka sina prestationer. Det tjänar alla på!

Kort om systematisk medarbetarutveckling

Företagets resultat är helt beroende av alla anställdas prestationer. För att lyckas behöver chefer lära sig ledarskap som främjar systematisk medarbetarutveckling. När systematisk medarbetarutveckling fungerar på rätt sätt ökar allas engagemang, kompetens, prestationer, motivation och arbetsglädje. Toppresterande glada medarbetare är starkt motiverade att uppnå företagsmålen som ger nöjdare kunder vilket gagnar alla – företaget, cheferna och anställda.

Det skulle vara väldigt roligt om du vill dela med dig av dina erfarenheter. Skicka gärna ett mail till mig här!

Vill du lära dig mer om Systematisk Medarbetarutveckling och/eller Coachande Ledarstil?

Beställ boken SKAPA TOPPRESTERARE^®Läs mer här

Boka en Executive Coach Läs mer här

Ta hjälp av en personlig ledarskapscoach Läs mer här

Kontakta Ulla Lilliehöök helt förutsättningslöst för att diskutera era utvecklingsbehov Klicka här

Hur du lyckas med årliga medarbetarsamtal!