Ny som regionchef med stora möjligheter att utveckla filialen i Helsingborg, fanns det inget att förlora. Det gällde att nå de ekonomiska målen från dag ett. Med rätt branscherfarenhet i ryggen satte jag igång och sålde utbildningar, anlitade datalärare och anställde personal. I takt med att antalet anställda blev fler ökade också min arbetstid. När arbetstiden hamnade på 65 timmar/vecka började jag fundera. Måste det vara så här att vara chef? Kan man göra på något annat bättre sätt? Lyckades jag bli en coachande ledare? Läs hur det gick.

Av Ulla Lilliehöök Executive Coach, Internova & Co AB  – OKTOBER 2018

 

Att ha kontroll är viktigt

Som chef kände jag att jag behövde ha fullständig kontroll på allt som hände och skulle hända på min region. Alla anställda förstod det och kom därför ofta för att fråga om saker. Min dörr var alltid öppen och jag svarade vänligt men bestämt på alla frågor. Frågorna tog aldrig slut. Jag fick inte gjort något av mina egna arbetsuppgifter på dagtid. Det blev arbete både kvällar och helger. Kontrollbehovet innebar också många och långa möten. Mötena saknade både agenda, start- och sluttider. De fanns inget mål och syfte. Det gjorde att möten blev sanslöst ineffektiva och långrandiga. Min okunskap gjorde att vi kastade bort mycket tid på mitt sätt att genomföra möten som gjorde alla ineffektiva.

Jag började tappa energi…

Efter två år som regionchef med ansvar för cirka 20 anställda, började min energi sjunka och jag tyckte inte att arbetet var roligt längre. Hade alltid varit en person med hög energi så något var fel. Jag funderade på varför jag både tappat energi och varför arbetet inte var så roligt. När jag rannsakade alla eventuella orsaker, insåg jag att jag hade tillåtit arbetet att ta alldeles för stor del av mitt liv. Det fanns ingen tid för återhämtning och avkoppling. Visserligen gick filialen mycket bra, men själv mådde jag sämre och sämre. Jag måste hitta andra sätt att arbeta på.

Från händelsestyrd chef till strukturerad chef

Efter många funderingar om hur jag kunde lära mig bli effektivare anlitade jag en extern ledarskapscoach. Han fick mig att inse skillnaden mellan att vara chef och ledare.

Jag berättade för medarbetarna att jag gick en utbildning och skulle träna på nya sätt att vara chef. Till exempel sa jag till dem att jag inte ville få några frågor före kl 13.00 om det inte var extremt akut. Jag förklarade att jag måste minska min arbetstid och sluta arbeta kvällar och helger. Nu ville jag testa denna variant för att se om det skulle fungera. Bara att stänga dörren kändes konstigt. Den hade ju alltid varit öppen…

I början var det många knackningar och jag svarade ”kom in”. Sedan sa jag ”Är det något akut eller kan det vänta till efter klockan 13.00?”. Oftast kunde frågorna vänta och efter hand insåg medarbetarna att det inte var någon idé att knacka på. Efter bara någon vecka blev knackningarna färre och färre. Arbetet på kvällar och helger minskade efter hand.

Ineffektiva möten och strukturerat arbetssätt

Tidigare var våra möten mycket ineffektiva så de behövde förändras. Genom bättre insikter och förståelse för att för­ändra och bestämma tillsammans, frågade jag medarbetarna vilka möten de ville ha, vad de skulle innehålla och hur länge de skulle hålla på. Dessutom kom vi överens om vilka mål och syften varje typ av möte skulle ha.

Som riktlinje för regionen hade jag en budget som skulle verkställas. Den ville jag komplettera genom att sätta olika mål som skulle leda till att vi nådde budgeten. Jag tog fram en verksamhetsplan med mål och handlingsplaner för att förtyd­liga för alla i regionen vad vi skulle uppnå. Verksamhetsplanen gjorde att vi fick ett konkret verktyg att arbeta med, som kunde användas på våra möten för regelbunden uppföljning.

 

Blivande coachande ledare?

Det blev många nya insikter under min utvecklingsresa. Bland annat hur jag kunde få kontroll på andra sätt än att bestämma själv. När jag insåg vad coaching innebar förstod jag att jag kunde coacha medarbetarna så att de själva kom på hur de kunde göra. I stället för att jag berättade kom de med hjälp av mina (stapplande försök) öppna frågor själva på hur de kunde göra. När jag sedan lärde mig vikten av att fråga ”hur vill du gå tillväga”, fick jag också veta hur medarbetarna tänkte göra. Oftast var det kloka idéer och det höll mitt kontrollbehov i schack. Jag insåg att medarbetarna var kloka människor som valde lämpliga vägar. Vi kom överens om vilka deadlines som gällde för när uppgifter skulle vara genomförda. Mitt kontrollbehov blev lugnt.

Regelbunden medarbetarutveckling

Jag fick också lära mig hur jag kunde utveckla de årliga utvecklingssamtalen till att även ha regelbundna uppföljnings­möten med medarbetarna. Det gjorde att jag lärde känna dem mer, förstod deras styrkor och svagheter bättre. Jag kunde därför ta mer hänsyn till vilka arbetsuppgifter som passade respektive person bäst.

Verksamhetsplanen gjordes sedan varje år tillsammans med medarbetarna. Det gjorde att alla kände ett ägarskap. Visser­ligen tog processen att göra planen längre tid, men när planen sedan skulle verkställas blev allt mycket enklare. Alla är redan med på förändringståget redan från start. De vet var de ska, hur de ska ta sig dit och när allt ska vara upp­nått. De har själva varit med och tagit besluten. Det skapar en inre motivation som ökar alla chanser till riktigt bra framgång – för både anställda och för företaget.

 

Vad hände med regionen?

Min utvecklingsresa tog cirka ett år. Från händelsestyrd kontrollerande chef till strukturerad coachande ledare. Det blev många positiva resultat för företaget och för mig. Omsättningen ökade med 40 %, startade en ny filial och i en extern medarbetar­undersökning fick jag bästa resultatet av alla cheferna i företaget. Kunde tack vare mer struktur, målorienterat arbetssätt och coachande ledarskap. Före resan hade jag 65 timmar arbetsvecka och lyckades nu hålla 45. Vilken häftig utvecklingsresa jag gjorde.

Regionen ökade omsättningen, startade ytterligare en filial och regionchefen fick högsta betyg av medarbetarna.

  Det är nu många år sedan, men min resa fick mig att inse hur många som skulle kunna få ännu bättre arbetslivskvalitet. Det är en av anledningarna till att jag har ägnat många år till att hjälpa andra att utvecklas.

 

Det skulle vara väldigt roligt om du vill dela med dig av dina erfarenheter. Skicka gärna ett mail till mig här!

   

Vill du lära dig mer om coachande ledarskap?

  1. Boka en Executive Coach Läs mer här
  2. Ta hjälp av en personlig ledarskapscoach Läs mer här
  3. Beställ boken SKAPA TOPPRESTERARE® Beställ här
  4. Kolla vår utbildning i Time Management! Läs mer här

   

Tyckte du artikeln var intressant? Då kanske du vill läsa:

 
4 tips på bättre medarbetarsamtal - Internova