Nu är det möjligen endast några veckor kvar innan det är dags för den efterlängtade semestern. Du ställer dig kanske frågan: Hur ska jag hinna med allt som ska göras och som måste bli färdigt före ledigheten? Det är ofta många viktiga deadlines som helst ska vara klara innan semestern börjar och det kan vara extra stressigt att hinna med allt. Då är det viktigt att du hittar smartare sätt att minska din stress.

Risken med att vara stressad är att du blir mer händelsestyrd och ineffektiv. Men om du tar dig tid till att skapa en översikt på det du måste få gjort kommer du att känna mindre stress och få bättre kontroll.

Genom att få mer överblick kommer du att känna mindre stress och du arbetar därmed effektivare.

 

Att skapa en överblick över dina arbetsuppgifter minskar din stress

Helikopterseende minskar din stressTänk dig att du sätter dig i en helikopter. Så länge du är på marken spelar det ingen roll om du sitter i helikoptern eller står bredvid. Den stora skillnaden blir när helikoptern lyfter. Då ser du mycket mer än tidigare och du får en helhetssyn. Genom att lyfta blicken och se helheten på dina arbetsuppgifter får du en bättre överblick – precis som när du flyger med helikoptern. När du ”landar” har du bättre överblick på allt som ska göras. Du har fått ett helikopterseende!

Ju mer du ser helheten på vad du måste göra inför en viktig deadline (till exempel semestern), kommer stressen att minska och du blir lugnare tack vare att du har kontroll.

När du har en överblick och ställer den i relation till tiden du har till förfogande innan deadline skapar du en medvetenhet för om du kommer att hinna med allt eller inte.

Har du problem med att hinna med allt är det viktigt att du prioriterar det viktigaste och funderar på vilka uppgifter som kan vänta till efter semestern. Känner du dig osäker på hur du ska prioritera är det viktigt att boka ett möte med din chef. Gör det i så god tid som möjligt eftersom det visar att du är proaktiv (tar egna initiativ i förväg – innan problemen uppstår).

Ju mer du synliggör dina arbetsuppgifter i din kalender, desto lättare prioriterar du rätt – varje dag.

 

Minska din stress genom att synliggöra dina arbetsuppgifter

För att ytterligare hjälpa dig minska din stress och få mer gjort inför semestern får du här tips i form av sju steg som har hjälpt både mig och andra.

7 steg som minskar din stress!
  1. Boka ett startmöte med dig själv i din kalender för att skapa tid för egen planering.
  2. Starta med att planera vad du vill få gjort till en viss deadline, till exempel semestern. Skriv upp allt du kommer på.
  3. Dela in det du har skrivit i några huvudområden och lägg in alla uppgifterna i de huvudområden du har skapat – det ger bättre överblick och blir lättare att komma ihåg.
  4. Försök göra en ”prognos” på hur lång tid du tror varje område tar.
  5. Bestäm deadlines för när du vill att varje område ska vara klart genom att sätta slutdatum.
  6. Boka in tider för de uppgifter som du beräknar ta längre tid (> 1 timme) i din kalender i lämpliga intervaller för ökad synlighet.
  7. Boka även in tid för ”småfix” – till exempel 30 minuter varje morgon för att få gjort det viktigaste.
EXEMPEL – Tre huvudområden och beräknad tidsåtgång
Projekt X  Tid Kund Y  Tid Kund Z  Tid
Klart 24/6 15 h Klart 28/6 20 h Klart 30/6 13 h
Förbereda + Möte med S  1+1 Möte med kund Y    3 Möte med chefen    1
Skriva sammanfattning    3 Diskussion med chefen    2 Förbereda + Möte med Z  2+3
Planera hösten    3 Sammanställa våra beslut    4 Sammanfatta    2
Spåna idéer på XX    6 Förbereda presentation    8 Förb. + Möte med kund Z    4
Möte med Nisse    1 Presentera förslaget    3 Möte med chefen    1
EXEMPEL – Projekt X: hur du kan planera för att boka tider i kalendern
Projekt X    
Klart 24/6 15 h
Förbereda + Möte med Stefan  1+1 Förbereda 7/6 kl 09.00-10.00
Möte 9/6 kl 11.00-12.00
Skriva sammanfattning    3 9/6 kl 13.00-14.30 + 10/6 kl 10.00-11.30
Planera hösten    3 16/6 kl 10.00-12.00 + 22/6 kl 13.00-14.00
Spåna idéer på XX    6 Osv
Möte med Nisse    1 Osv.

 

De sju stegen hjälper dig att synliggöra det som ska göras och känns det genomförbart kommer du minska din stress och därför känna dig lugnare. Du har exakt lika mycket att göra som innan du genomförde de sju stegen men nu har du fått mycket bättre kontroll över ditt arbete. Kontrollen gör att oron och stressen över att inte hinna kommer att minska betydligt.

Det skulle vara väldigt roligt om du vill berätta dina erfarenheter och vad du gör för att minska din stress. Skicka gärna ett mail till mig här!

Tyckte du artikeln var intressant? Då kanske du också vill läsa:

 

Uppgiven man mellan pappershögarFå mer gjort på dagtid! Använd din kalender!

 

Internova - 8 tips på bättre struktur 8 tips på bättre struktur i arbetet!

 

Fokusera på en sak i taget - Internova Fokus på en sak i taget gör dig effektivare

 

Planera före semestern - 4 tips för bätre avkopplingPlanera före semestern – 4 tips för bättre avkoppling

 

Labyrint Internova & CoFör lite fokus på arbetet gör dig tröttare

 

almanacka uppslagen - komprimeradFem tips på Time Management i din vardag!