Det är många på arbetet som är stressade och skyndar mellan möten, mailhögar, projekt, resor, kunder, leverantörer. Öka din effektivitet genom att visualisera dina arbetsuppgifter.

Om du skulle bestiga ett berg är vägen till toppen väldigt konkret. Du måste ha både god fysik och bra teknik för att klara det. Dessutom behöver du planera vägen till toppen i detalj. I ditt arbete som tjänsteman, oavsett nivå, i företaget är dina uppgifter mer abstrakta och därmed svårare att ”se”.

Det kan hjälpa dig att du visualiserar dina abstrakta uppgifter för att få mer gjort under normal arbetstid. Du kommer här få tips på hur du skulle kunna göra.

Ett sätt att visualisera ditt arbete är att ställa dig frågorna: Vilka är egentligen mina viktigaste arbetsuppgifter? Och är det verkligen de jag lägger mest tid på?

När jag har ställt motsvarande frågor till tjänstemän på olika nivåer i företag blir svaret ofta ”mail, möten, resor och planering”. Men, det är inte arbetsuppgifter, det är en del av medlen för att dina och andras arbetsuppgifter ska bli utförda.

 

Dina arbetsuppgifter är varken möten eller mail! Även om det ofta känns som att det är det enda du gör.

 

Risken med att ha uppfattningen om att till exempel möten och mail är arbetsuppgifter kan vara att du missar dina prioriteringar och att du inte gör rätt saker. Vad är det du ska göra för att nå de viktigaste resultaten i ditt arbete eller ansvarsområde?

 

Vilka är dina viktigaste arbetsuppgifter?

När anställda börjar fokusera mer på vad som verkligen är deras viktigaste arbetsuppgifter (huvuduppgifter) kan också en upp­skat­tning göras av hur många procent varje huvuduppgift tar i tid. Det kan vara en väg till att bli bättre på att prioritera rätt och inte välja de som ropar högst. Till exempel alla möten som du kallas till eller mail som skriker på uppmärksamhet NU!!!.

Börja med att göra en lista över dina huvudarbetsuppgifter – de som du redan gör idag men även de som du borde göra men inte hinner med. Beroende på ditt arbete kan exempel på huvudarbetsuppgifter kan vara: Projektarbete, Utveckla medarbetare, Administration, Försäljningsprognoser, Månadsrapportering, Leverantörsbevakning, Produktionsuppföljning, Konkurrentbevakning, Kvalitetsgranskning.

Att ha en visuell bild på dina huvudarbetsuppgifter i kalendern ökar din effektivitet, koncentrationen, prioriteringen och att göra rätt saker – varje dag.

 

Se ditt arbete från ett annat perspektiv

Varför är det bra att göra en sådan lista? Därför att det får dig att se ditt arbete från ett annat perspektiv. Ett sätt att hitta tillbaka till vad som är viktigast och att prioritera och göra rätt saker. Att komma ifrån ekorrhjulen med att ständigt rusa fortare och fortare och komma mer och mer vilse i alla de hjul som snurrar. Ställ dig frågan: Gör jag rätt saker? Hur kan jag öka min effektivitet på normal arbetstid?

Till varje arbetsuppgift kan du fundera på hur många procent du ägnar åt den i förhållande till dina andra huvudarbetsuppgifter på listan. Har du en heltidstjänst utgår du från fyrtio timmars arbetsvecka (även om du i praktiken arbetar mer). Varierar dina arbetsuppgifter över året så tänk i ett årsperspektiv. Fördela procenten för alla arbetsuppgifterna. När du är klar ska summan bli hundra procent.

 

Sju fördelar med att planera huvudarbetsuppgifter i kalendern som ökar din effektivitet

När du har din lista med huvudarbetsuppgifterna fördelade i procent blir det enklare för dig att planera arbetsuppgifterna efter den tid du behöver lägga på varje uppgift.

Exempel

uppslagen-kalender-blogg-oka-din-effektivitet Du har en arbetsuppgift som du beräknar ska ta 30 % av din tid. Arbetar du fulltid innebär det 30 % av 40 timmar vilket blir 12 timmar/vecka. Beroende på uppgiftens karaktär bestämmer du om det innebär 12 timmar varje vecka eller om det är olika behov under året.

Det viktiga är att du bokar in tid i din kalender enligt dina procent på tider (morgon, förmiddag, eftermiddag?) som känns bäst överensstämmande med din verklighet. På så sätt visualiserar du dina arbetsuppgifter på ett helt annat sätt än tidigare.

För att ytterligare visualisera dina arbetsuppgifter kan du bestämma vilka färger varje huvudarbetsuppgift ska ha. Det är viktigt att du låter viss tid vara oplanerad i kalendern för möten och oförutsedda händelser.

Fördelarna med att blocka tider för dina huvudarbetsuppgifter i kalendern är flera. Här sju stycken:

  1. Du synliggör dina huvudarbetsuppgifter via din kalender med planerade start- och sluttider. Det hjälper dig att prioritera arbetsdagarna.
  2. Du får bättre framförhållning när uppgifterna syns i kalendern.
  3. Du får bättre disciplin och får lättare att göra rätt saker – varje dag.
  4. Du får lättare att säga nej till att deltaga på möten som är irrelevanta för ditt arbete eller som du känner att du inte kan tillföra något på.
  5. Eftersom du får bättre överblick när du har avsatt tid för det viktigaste får du lättare att koncentrera dig på ditt arbete. Du får därmed mer gjort under ordinarie arbetstid.
  6. Dyker det upp något akut som du måste hantera kan du planera om och flytta en inbokad arbetsuppgift till ett annat tillfälle. Men arbetsuppgiften är fortfarande synlig och kvar i din kalender.
  7. Du blir mindre händelsestyrd och därmed mer effektiv. Du har din planerade tid och det blir lättare att säga nej och föreslå annan tid (beroende på situation).

 

Lite ”överkurs” men samtidigt en nyttig övning

Föreställ dig att du är sex månader eller tolv månader framåt i tiden. Bestäm dig för en specifik tid i framtiden – till exempel juni, eller december 20XX. Vilken fördelning skulle du vilja ha på dina arbetsuppgifter då? När du har fått en önskad och någorlunda rimlig ”önskelista” är det viktigt att du tar fram en plan för att realisera önskelistan. Följ upp din plan till exempel var tredje månad och reflektera över dina resultat.

 

Sammanfattning – öka din effektivitet visualisera dina arbetsuppgifter

När tjänstemän får frågan ”Vilka är dina viktigaste arbetsuppgifter?” svarar de ofta ”mail, möten, resor och planering”. Men, det är inte arbetsuppgifter, det är en del av medlen för att möjliggöra dina och andras arbetsuppgifter. För att göra dina arbetsuppgifter tydligare för dig själv, sätta av tid för att göra dem samt göra mer rätt saker kommer några tips här.

Om du gör en lista över dina viktigaste arbetsuppgifter (huvudarbetsuppgifter) visualiserar du dem. Med utgångspunkt från listan funderar du på hur många procent du ägnar åt de olika arbetsuppgifterna i förhållande till varandra. När uppgifterna på listan är fördelade procentuellt är nästa steg att planera in dem i kalendern.

När du synliggör dina arbetsuppgifter med planerade start- och sluttider i kalendern blir det enklare för dig att prioritera rätt. Du får bättre framförhållning och du blir mindre händelsestyrd. Resultatet blir att du får lättare att koncentrera dig, stressen minskar och du får mer gjort under ordinarie arbetstid.

 

Det skulle vara väldigt roligt om du vill dela med dig av dina erfarenheter. Skicka gärna ett mail till mig här!

 

Vill du lära dig mer om tid och bli effektivare i ditt arbete? Du har flera möjligheter!

  • Frukostseminarium i Time Management för chefer! Läs mer här
  • Utbildning på distans i Time Management – 1 timme/vecka i fyra veckor! Läs mer här
  • Boka en personlig coach – Kom igång helt kostnadsfritt! Läs mer här

 

Tyckte du artikeln var intressant? Då kanske du också vill läsa:

Dela-upp-större-arbetsuppgifter i mindre delar Bli effektivare på arbetet och få mer fritid

 

 

 

 

 

bloggbild-91-tips-pa-effektivare-moten

lankbild-hantera-dina-mail-smartare