Det finns en hel del du som chef kan göra för att öka dina och medarbetares prestationer. En återkommande uppgift för chefer är de årliga utvecklingssamtalen. Många chefer tycker det är bra när årets utvecklingssamtal äntligen är avklarade. Anledningen är att de inte ser nyttan.

Så länge samtalen inte följs upp på ett konstruktivt sätt uteblir också den stora nyttan. När uppföljning sker på rätt sätt gagnar det cheferna, medarbetarna och företaget. Både dina och dina medarbetares prestationer kommer att öka.

19 januari 2017 – Av Ulla Lilliehöök – Executive Coach på Internova & Co AB

 

Genom konstruktiva samtal mellan de årliga utvecklingssamtalen kan chefer hjälpa sina medarbetare så att de lär, utvecklas och ökar sina prestationer. För att uppnå önskat resultat och att medarbetare ska lyckas med sin utveckling behöver chefen inta rollen som en stödjande processledare.

Se mer i bloggen ”Utvecklingssamtal – Hur kan de bli bättre”

 

Du kan inte räkna med ökade prestationer och bättre resultat hos dina medarbetare, så länge du fortsätter agera som du alltid har gjort.

 

Vad händer efter det årliga utvecklingssamtalet?

Ofta händer just ingenting. Chefen är nöjd och medarbetaren är nöjd att samtalet är över. Har medarbetaren ”tur” blev samtalet konstruktivt och givande. Frågan är vad som kommer att hända fram till nästa utvecklingssamtal.

Chefen tänker: så skönt att det är över för denna gång.
Medarbetaren tänker: så skönt att det är över för denna gång.

Med denna attityd är det inte konstigt att denna typ av samtal har fått ett dåligt rykte. Varken chefer eller medarbetare upplever särskilt stor nytta av samtalen och då blir de nästan bortkastad tid.

Ett utvecklingssamtal per år räcker inte för att någon ska förändras och utvecklas. Att utvecklas tar tid och kräver både insatser, motivation, träning på önskad förändring samt stöd. Att följa upp det årliga utvecklingssamtalet på ett strukturerat och bra sätt tjänar både chef och medarbetare på. Fördelarna är många, för chefer, för medarbetare och för arbetet.

I en tidigare blogg om utvecklingssamtal kan du läsa om nio fördelar* med att följa upp samtalet med individuella möten under året. Nedan få du veta varför det är så svårt för många chefer att följa upp utvecklingssamtalen med sina medarbetare.

* Nio fördelar med utvecklingssamtal i bloggen ”Medarbetarsamtal – isolerad ö eller del av verksamheten?”

 

Varför många chefer inte hinner utveckla sina medarbetare!

Många chefer har väldigt hög arbetsbelastning. De ägnar ofta för stor del av sin tid till akuta arbets­upp­gifter och att curla sina medarbetare. Så länge chefer arbetar så är risken är de inte hinner utveckla och förändra varken sina ansvarsområden eller sina medarbetare. Det blir moment 22.

Fingrarna i syltburken hämmar prestationerDessa chefer har ständigt fingrarna i syltburken. De är alltid tillgängliga och är med i för många sammanhang som inte är relevanta för dem. Det arbete de inte hinner göra på dagtid tar de med sig hem och arbetar både kvällar och helger för att hinna ikapp. Varför har det blivit så? Orsaken är att när chefer ständigt arbetar kortsiktigt blir det svårt att hitta tid för annat. Chefer tar sig inte tid att stanna upp och ifrågasätta om hen gör rätt saker. De har hamnat i ett ekorrhjul som bara snurrar på. Det innebär till exempel att återkommande problem aldrig blir lösta en gång för alla. Samma frågeställningar hanteras om och om igen.

Att arbeta kortsiktigt som chef gör att samma problem återkommer. Mer tid behöver ägnas till förändring och utveckling. Något som skulle gagna alla.

 

Tre tips på hur du som chef kan öka både dina och dina medarbetares prestationer

1 – Få ur fingrarna och skruva på locket till syltburken!Öka medarbetares prestationer - kom ur syltburken

Så länge chefer har fingrarna i syltburken kommer de inte hinna mer än det dagliga. Det gäller att få ur fingrarna och emellanåt skruva på locket. Chefer behöver anamma ett strukturerat arbetssätt med tydliga mål och regelbundna möten för deras ansvarsområde. Dels återkommande möten med sig själva för planering och långsiktiga arbetsuppgifter, dels möten med sina medarbetare.

När det gäller möten med medarbetare behövs både möten för teamet och individuella möten. Tydliga utvecklings- och förändringsmål och bra mötesstruktur ger chefer överblick. De ser helheten och får lättare att planera för hur målen ska nås och skapar därmed bättre framförhållning. Ju tidigare medarbetare involveras i målprocessen, desto mer kan och vill de bidra med.

 

Boka möten med dig själv för reflektion, prioritering och planering. Ditt fokus på vad som är viktigast ökar, du gör mer rätt saker och når bättre resultat

 

2 – Regelbundna möten med dig själv

När du bokar regelbundna möten med dig själv skapar du utrymme att arbeta med uppgifter som inte är så akuta. Uppgifter som gagnar dig och ditt ansvarsområde på sikt. Det innebär att du mer och mer blandar akuta arbetsuppgifter med de långsiktiga. Du kommer att öka möjligheten att förändra och utveckla ditt ansvarsområde vilket gör att din arbetsbörda kommer att minska. Akuta återkommande problem kommer lösas efter hand.

En bra start för att komma ur det operativa är att boka möten med dig själv i din kalender. Försök hitta en tid där du är som mest alert. Boka till exempel en halvtimme i kalendern och se till att du är helt ostörd. Är din kalender full någon vecka eller två framöver så boka tiden där det finns en lämplig lucka.

Varför inte boka veckomöten, månadsmöten och kvartalsmöten med dig själv? Det tvingar dig på ett positivt sätt att reflektera med olika tidsperspektiv. Ju längre tidsperspektiv du får desto mer kommer du och dina medarbetare att prata om samma tidsperspektiv. Det gör att även deras tidsperspektiv och framförhållning kommer att öka.

 

Det lönar sig att följa upp de årliga utvecklingssamtalet. Genom strukturerade regelbundna möten med dina medarbetare, bra samtalsmetod som främjar lärande och utveckling kan varje medarbetare öka sina prestationer.

 

3 – Regelbundna uppföljningsmöten med dina medarbetare

Dels behövs möten med ditt team, dels individuella möten med dina medarbetare. Har ni inte redan regelbundna möten i teamet är dem viktiga att börja med. Det är lämpligt att ha både veckomöten, månadsmöten och även kvartalsmöten. Olika intervaller mellan möten gör att innehållet på mötet förändras. Ju oftare ett möte hålls desto mer fokus på det korta perspektivet. Behovet av intervaller beror på din och dina medarbetares roller/arbetsuppgifter och hur operativa ni behöver vara.

För att komma tillbaka till inledningen i denna artikel lönar det sig att följa upp de årliga utvecklingssamtalen. Öka medarbetares prestationer genom regelbundna individuella uppföljningsmöten. Lämpligt intervall kan vara en gång per månad. Till dessa möten kan medarbetaren också ta upp saker som inte är akuta. Regelbundna uppföljningsmöten kommer båda att spara tid på.

För att era uppföljningsmöten ska bli konstruktiva är det viktigt att du i rollen som processledare har en bra frågeteknik och lyssnar aktivt. Med rätt metod och tekniker får du medarbetaren att reflektera och själv kommer på lösningar på sina utvecklingsbehov. Till exempel öppna frågor som: Vad är det du behöver bli bättre på? Hur har det gått? Hur kan du träna i din vardag för att bli bättre? Vad kan du göra till ert nästa möte? Det är medarbetaren som ska komma på svaren – inte du som ska berätta hur hen ska göra. Ju mer du bestämmer desto mindre självständiga medarbetare får du.

Jag har skrivit en bok som heter ”Skapa Toppresterare”. Boken är ett stöd för dig som vill lära mer
om prestationsorienterat ledarskap, samtalsmetoder och medarbetarutveckling. Klicka här för mer information

 

Sammanfattning

Ett utvecklingssamtal per år räcker inte för att någon ska förändras och utvecklas. Att utvecklas tar tid och kräver både insatser, motivation, träning och stöd. Att följa upp det årliga utvecklingssamtalet enligt en strukturerad plan är meningsfullt och nödvändigt och något som både chef och medarbetare tjänar på.

Många chefer ägnar för mycket tid åt sina egna arbetsuppgifter och att curla sina medarbetare. De kommer aldrig att hinna utveckla vare sig sina ansvarsområden eller sina medarbetare. Tre tips på att få mer tid till utveckling och förändring: 1) Få ur fingrarna och skruva på locket till syltburken!, 2) Regelbundna möten med dig själv och 3) Regelbundna uppföljningsmöten med dina medarbetare

Genom konstruktiva uppföljningssamtal mellan de årliga utvecklingssamtalen kan chefer hjälpa sina medarbetare att lära, utvecklas och öka sina prestationer. För att de ska lyckas med sin utveckling behöver de chefen som en stödjande processledare. Individuella möten med varje medarbetare är ett bra forum för att följa upp det årliga utvecklingssamtalet. En gång i månaden kan vara ett lämpligt intervall.

Resultatet blir självständigare medarbetare och ökade prestationer vilket ger lägre arbetsbelastning för chefen samt bättre resultat.

 

Det skulle vara väldigt roligt om du vill dela med dig av dina erfarenheter.

Skicka gärna ett mail till mig här!

 

VBoken Skapa Toppresterare av Ulla Lilliehöökill du lära dig mer om att utveckla dina medarbetare och/eller få mer tid till utveckling och förändring?

    • Beställ boken ”Skapa Toppresterare” av Ulla Lilliehöök Mer info här 
    • Boka en personlig coach – Kom igång helt kostnadsfritt! Läs mer här

 

 

Tyckte du artikeln var intressant? Då kanske du också vill läsa:

Medarbetarsamtal - isolerad ö eller en del av verksamhetenDet årliga utvecklingssamtalet skapar inga toppresterare!

 

 

 

 

 

Utvecklingssamtal - hur kan de bli bättre

Årliga medarbetarsamtal - på rätt sätt