Det är många faktorer som påverkar hur medarbetare i ett företag presterar. De flesta av dessa faktorer går att påverka och därför vågar jag påstå att alla medarbetare kan öka sina prestationer!

Därmed inte sagt att det alltid är enkelt. Men med rätt stöd, motivation och medvetenhet om vad som behöver förbättras kan varje chef öka medarbetarnas prestationer med minst 20 %.

Tänk om alla chefer med personalansvar kunde bli bättre på att både förbättra sin egen och sina medarbetares prestationer. Vilken utväxling på befintliga resurser!

Många chefer har ett ledarbeteende/arbetssätt som hindrar dem att själva öka sina prestationer. De arbetar för operativt och fastnar i de dagliga åtagandena. Om chefer minskar sina operativa arbetsuppgifter kan de frigöra tid till att leda och utveckla sina medarbetare.

När chefer och medarbetare frigör tid från det dagliga arbetet kan de tillsammans utveckla arbetet, lära sig nya saker som ökar prestationerna.

 

Chefer hinner varken leda eller kontinuerligt utveckla sina medarbetare

Orsaken till att chefer inte anstränger sig för att minska det operativa arbetet kan bero på flera saker. Kanske är de ointresserade av ledarskap eller saknar de kompetens. Chefers brister i ledarskapet hämmar medarbetares motivation och arbetsglädje vilket har direkt påverkan på prestationen och i förlängningen resultatet.

Chefer kan frigöra delar av sin operativa tid genom time management och till exempel bli bättre på att planera, effektivisera sitt arbete, skapa bättre struktur och delegera mer. Den frigjorda tiden kan de använda till att vara ett stöd för sina medarbetare i att öka deras prestationer.

Ett utvecklingssamtal per år räcker inte för prestationsökningar. Med en fungerande och strukturerad uppföljningsprocess kan prestationerna öka markant.

 

För att öka medarbetares prestationer är det viktigt att chefer har strukturerade dialoger med medarbetarna där de får återkoppling på hur deras arbete har utförts. Ett lämpligt tillfälle är det årliga utvecklingssamtalet. Problemet är att det inte räcker med ett till två samtal per år för att öka medarbetarnas prestationer.

Exempel på problem som försämrar prestationer:

  • Personliga egenskaper som hämmar effektiviteten
  • Otydliga förväntningar från sin chef
  • Bristande egen motivation
  • Krånglig administration
  • Avsaknad av kontinuerlig feedback
  • Otydliga mål
  • Flaskhalsar som stör processer och arbetsflöden
  • Samma problem återkommer

 

Så lyckas chefer öka medarbetarnas prestationer med minst 20 %

Utvecklingssamtalens mål är att medarbetare ska utvecklas i sitt arbete och det kräver både tid och träning. För att nå önskad utveckling och öka prestationerna behöver utvecklingssamtalen följas upp med flera individuella samtal. Om den processen ska bli realistisk, effektiv och ge önskat resultat krävs en strukturerad uppföljningsprocess.

Syftet med en strukturerad uppföljningsprocess för prestationsökning är att ha ett återkommande forum för att följa upp det som beslutades på det årliga utvecklingssamtalet. Målet är att medarbetare ska nå de prestationsmål som sattes med till exempel ett års deadline (till nästa utvecklingssamtal). På uppföljningsmötena agerar chef processledare (coachande och stödjande ledarstil), medarbetare ansvarar för implementering av ­sina prestationsmål.

Företag som kompletterar utvecklingssamtal med strukturerad uppföljningsprocess och konstruktiva samtals­metoder kommer att öka medarbetarnas prestationer med minst 20 %.

 

Exempel på prestationsmål och resultat:

  • Återkommande problem X effektiviseras med 20 % – Frigjord tid: 1 h/vecka x antalet personer som är involverade 
  • Avdelningsmötens mötestid minskas med 20 %  – Frigjord tid: 3 h/månad x antalet mötesdeltagare 
  • Medarbetaren Y utvecklar rutiner för att bli 20 % effektivare med en uppgift som utgör 50 % av hens arbetstid – Frigjord tid: 4 h/vecka (heltidsarbete)
  • Medarbetare utvecklar 50 % effektivare process för att göra månadsrapporten. Från 8 timmar till 4 timmar – Frigjord tid: 4 h/månad.

All tid som frigörs är viktig att mäta så att den används till rätt saker. Medarbetarnas frigjorda tid kan chefen använda till att delegera mer till dem med hänsyn tagen till deras kompetens och förmåga. Den tid chefen frigör i och med delegeringen kan till exempel ägnas åt att utveckla ansvarsområdet (avdelningen, divisionen, företaget). Bra ledarskap gör att allas prestationer ökar till gagn för både anställda och företag.

 

Sammanfattning

För att öka medarbetarnas prestationer är det viktigt att chefer har regelbundna och strukturerade dialoger med medarbetare där de får återkoppling på sitt arbete.

Utvecklingssamtalet är ett utmärkt verktyg för prestationsutveckling när det kompletteras med en strukturerad uppföljningsprocess mellan de årliga samtalen. En lyckad uppföljningsprocess kräver att chefer har flera individuella samtal med sina medarbetare mellan de årliga utvecklingssamtalen.

Tänk vilken utväxling det kunde bli på ett företags befintliga resurser när medarbetare ökar sina prestationer – för att de vill och kan! Bra ledarskap gör att allas prestationer ökar till gagn för både anställda och företag.

Det skulle vara väldigt roligt om du vill dela med dig av dina erfarenheter. Skicka gärna ett mail till mig här!

 

Vill du lära dig mer om hur du kan utveckla ditt ledarskap och öka medarbetares prestationer med minst 20%?

ulla lilliehook executive coach internova

Vi har seminarier och flera utbildningar i ledarskap.
Ett bra sätt att komma igång kan vara att prata om dina utvecklingsbehov helt förutsättningslöst med en coach. Det är kostnadsfritt och utan förpliktelser.
Klicka här för att läsa mer!

 

Tyckte du artikeln var intressant? Då kanske du också vill läsa:

Chefers nyckel till lyckade förändringar

 Från mikro till makroperspektiv - Internova

 

 

 


Har du rätt ledarskap för 2000-talet?
Rätt ledarskap ökar prestationer och resultat