Otydliga mål orsakar mer stress

Stress på arbetet kan minska med hjälp av tydliga mål. Otydliga mål orsakar mer stress. Strategiska mål är tydliga, men oftast enbart för företagets ledning. Ju längre bort anställda är från högsta ledningen, desto otydligare blir strategier och långsiktiga mål. Därför måste de långsiktiga målen brytas ner i flera målnivåer för att tydliggöras för alla. Denna artikel vill belysa hur stress minskar när företag har mål som är tydlig för alla anställda.

SEPTEMBER 2017 – av Ulla Lilliehöök – Executive Coach, Internova & Co AB

När anställda saknar tydliga mål blir deras arbete händelsestyrt. De arbetsuppgifter som för stunden ropar högst blir prioriterade. Stressen ökar och prestationsnivåerna ligger långt under normal kapacitet.

Inledning – Otydliga mål orsakar mer stress

Orsaken till stress kan vara flera. Otydliga mål, bristande delaktighet, ineffektiva processer, resursbrist, avsaknad av återkoppling på utfört arbete. Stress får människor att ta felaktiga beslut, hjärnan fungerar sämre, och vi blir ineffektiva.

När stressfaktorn alltid är på en hög nivå leder det till sämre prestationer eftersom stress gör människan ”dummare”. Vi får tunnelseende, blir lättirriterade, tänker sämre, sover dåligt och blir mindre kreativa. Därför är stress under längre tid farligt – både för individen och för företaget.

Företag med hög stressnivå presterar därmed sämre än sina konkurrenter med låg stressnivå. Det blir förödande för de företag som inte löser stressrelaterade orsaker. Mer stress ökar antalet långtidssjuka. Företaget tappar viktig kompetens och resurser samtidigt som arbetsbördan ökar för de som arbetar. Deras stress förvärras.

Företag som har stressrelaterade problem eller ser en ökad trend måste hitta sätt att stoppa den negativa spiralen. Ett första steg är att undersöka orsakerna till varför stressrelaterade problem uppstår.

Längst från ledningen, där merparten arbetar blir strategier abstrakta. Har alla tydliga mål prioriteras rätt arbetsuppgifter. Stressen minskar, prestationerna och resultatet ökar.

Hur företag kan hantera stress

Företag kan hantera stress på olika sätt; individrelaterat, organisationsrelaterat eller en kombination av båda. Individrelaterat innebär att stressade anställda får stöd och resurser för att bli effektivare. Det blir mer individens ansvar att hantera sin stressproblematik. Organisationsrelaterad stresshantering innebär att problemet blir en organisations- och ledningsfråga. Denna artikel fokuserar på hur organisationsrelaterad stress kan minska när stressrelaterade problem kan härledas till otydliga mål.

Strategier är viktiga men måste kompletteras

Strategier och långsiktiga mål i företag är viktiga och en ledningsfråga. Denna typ av mål blir tydligast för ledningen och deras intressenter som styrelse, ägare med flera). Däremot är strategier och långsiktiga mål viktiga för alla anställda. Strategiers tydlighet minskar ju längre från ledningen de anställda arbetar. Strategier kommuniceras från ledningen till personalen med jämna mellanrum. Anställda behöver se ”bilden” av företagets önskade framtid.

Längst från ledningen arbetar ofta merparten (70–90 %) av företagets anställda. Där upplevs långsiktiga mål som luddiga och otydliga. Mål som inte är konkreta för anställda blir verkningslösa i vardagen. Varje anställd prioriterar varje dag, varje vecka, varje månad som tar företaget närmare strategierna. Hur ska anställda ständigt prioritera rätt arbetsuppgifter när antalet arbetsuppgifter alltid är fler är det finns resurser till?

Bryt ner långsiktiga mål

Långsiktiga mål måste brytas ner till mål som blir tydliga för varje anställd. För att kunna prestera bra, behöver varje anställd både förstå och se sambandet mellan hur deras del påverkar och stödjer den gemensamma önskade framtiden – strategierna.

Anställda behöver styrning och stöd i form av mål som görs tydliga för varje individ. Dels mål som får anställda att prioritera rätt varje dag bland alla arbetsuppgifter, dels mål som utmanar anställda att utveckla både sig själv och arbetet för att förbättra framtiden. Mer om mål, delaktighet och engagemang längre ner.

Varje dag ska anställda fatta många beslut. Saknas kunskap om att prioritera vad som är viktigast får de ”uppgifter” som ropar högst (mailen, mötesinbjudningar, tidstjuvarna, kollegerna, chefer) mest uppmärksamhet. Risken är att fokus läggs på mindre viktiga arbetsuppgifter (enklast att utföra) och de som är allra viktigast blir försenade eller glöms i värsta fall bort.

 Cheferna blir irriterade och får intrycket av att medarbetare presterar dåligt när orsaken är otydligt ledarskap, ingen styrning av arbetet och bristande löpande uppföljningar. Chefernas chefer blir irriterade eftersom deras medarbetare (chef i sin tur) skyller på sina lågpresterande medarbetare.

Med mål- och utvecklingsplaner ökar kvaliteten på prioriteringarna och därmed prestationerna. Målplaner behövs för att veta vad varje anställd ska prestera under en bestämd tid. Utvecklingsplaner behövs för att utveckla och förbättra arbetet (snabbare leveranser, ökad kvalitet, bättre relationer) och den anställde själv (beteende, attityd, beslutsförmåga, självförtroende).

Budget är inte tillräckligt som styrmedel

Många företag har enbart budget som styrmedel men fungerar endast som ekonomiska mål. Hur hjälper den anställda att prioritera rätt arbetsuppgifter varje dag, samt utveckla arbetet till att förbättra effektiviteten, kvaliteten, relationerna, beteendet? En budget säger ingenting om hur de ekonomiska målen ska nås.

En målhierarki gör målen konkreta för alla anställda. De får förutsättningar till att arbeta strukturerat och vet vilka uppgifter som har högsta prioritet. Alla prioriterar rätt – varje dag och för företaget närmare strategierna.

Skapa flera målhierarkier

För att målarbetet ska få önskvärd positiv effekt behöver företag en uttalad målhierarki, målstruktur och en målprocess för alla chefer. Varje chef ansvarar för att driva sin målprocess inom sin befattningsnivå, (organisationstillhörighet), ansvarsområde och befogenheter. Mål- och utvecklingsplaner sätter chef tillsammans med sina medarbetare enligt företagets valda målmetod. Se även ”3 av 4 chefer saknar utvecklingsplan”.

Beroende på hur företaget är organiserat anpassas målhierarkin. Anpassningen beror på antalet chefsnivåer i företaget och vilken organisationsform (matris, linje, projekt, nätverk). Ju längre ner i organisationen desto kortare tidshorisont (undantag projekt som oftast har tydliga mål).

EXEMPEL: Ett företag med fyra chefsnivåer; 1) ledningsgrupp, 2) regionchefer, 3) avdelningschefer och teamledare.

• Ledningsgruppsnivå: tar fram strategier och långsiktiga mål.
• Regionchefsnivå: bryter ner strategierna och tar fram regionstrategier och regionmål tillsammans med sina närmaste medarbetare (chefer med olika ansvarsområden).
• Avdelningschefsnivå: bryter ner de mål de har fått fån sin/a chefer (regionchefen, VD eller hur företaget är organiserat). Avdelningscheferna tar fram avdelningsmål med sina närmaste medarbetare (teamledare, projektledare, specialister…)
• Teamledarnivå: bryter ner de mål de har fått från sin avdelningschef till team mål tillsammans med sitt team.

Exemplet ovan innebär målhierarkin att varje anställd tillsammans med sin grupptillhörighet är delaktig i framtagningen av målen. Alla medarbetare får möjlighet att påverka sitt arbete och det blir mycket tydligare vad som ska prioriteras varje dag, vecka osv.

Tidshorisonten för alla mål varierar beroende på företagets behov, omvärldsfaktorer, samt karaktären på anställdas arbete. Målens deadlines kan vara vecko-, månads-, kvartals, halvårs- eller årsvis. Det viktigaste är att varje anställd vet vad han/hon förväntas prioritera för att prestera rätt. För att känna delaktighet och möjlighet att påverka behöver alla vara delaktiga i framtagningen av målen. De mål som berör dem, deras arbete och den grupp de ingår i.

Ju mer varje anställd vet vilka mål de ska nå, är delaktiga i framtagningen och kan påverka inom sin organisatoriska nivå, desto mer kontroll och struktur får de på sitt arbete. De positiva konsekvenserna blir att engagemang, motivation, energi och arbetsglädje kommer att öka. När alla medarbetare i ett företag görs delaktiga, vet vad de ska uppnå, har handlingsutrymme, får löpande återkoppling kommer deras stress att minska betydligt.

Med tydliga mål för varje anställd och mål för den grupp de ingår i, vet alla vad som ska prioriteras och när det ska levereras.

Sammanfattning

Orsaken till stress kan vara flera. Otydliga mål, bristande delaktighet, ineffektiva processer, resursbrist, avsaknad av återkoppling på utfört arbete. Stress får människor att ta felaktiga beslut, hjärnan fungerar sämre, och vi blir ineffektiva.

När stressfaktorn alltid är på en hög nivå leder det till sämre prestationer eftersom stress gör människan ”dummare”. Vi får tunnelseende, blir lättirriterade, tänker sämre, sover dåligt och blir mindre kreativa. Därför är stress under längre tid kostsamt och förödande – både för individen och företaget. Företag kan hantera stress på olika sätt; individrelaterat, organisationsrelaterat eller en kombination av båda. Denna artikel har fokus på organisationsorienterad stress – vad företag kan göra för att minska stressen.

Längst från ledningen arbetar ofta merparten (70–90 %) av företagets anställda. Där upplevs långsiktiga mål som luddiga och otydliga. Mål som inte är konkreta för anställda blir verkningslösa i vardagen. Med mål- och utvecklingsplaner ökar kvaliteten på prioriteringarna och därmed prestationerna. Målplaner behövs för att veta vad varje anställd ska prestera under en bestämd tid. Utvecklingsplaner behövs för att utveckla och förbättra arbetet (snabbare leveranser, ökad kvalitet, bättre relationer) och den anställde själv (beteende, attityd, beslutsförmåga, självförtroende).

För att målarbetet ska få önskvärd positiv effekt behöver företag en uttalad målhierarki, målstruktur och en målprocess för alla chefer. Beroende på hur företaget är organiserat anpassas målhierarkin. Anpassningen beror på antalet chefsnivåer i företaget och vilken organisationsform (matris, linje, projekt, nätverk).

Ju mer varje anställd vet vilka mål de ska nå, är delaktiga i framtagningen och kan påverka inom sin organisatoriska nivå, desto mer kontroll och struktur får de på sitt arbete. När alla medarbetare i ett företag görs delaktiga, vet vad de ska uppnå, har handlingsutrymme, får löpande återkoppling kommer deras stress att minska betydligt.

Det skulle vara väldigt roligt om du vill dela med dig av dina erfarenheter. Skicka gärna ett mail till mig här!

Vill du lära dig mer om målorienterat arbetssätt och/eller hur stress kan minska?

Boka en EXECUTIVE COACH Läs mer här

Titta på vårt utbud i CHANGE MANAGEMENT Läs mer här

Tyckte du artikeln var intressant? Då kanske du också vill läsa: