Så länge chefer fastnar i de dagliga arbetsupp­gifter­na är risken stor att de mer långsiktiga uppgifterna blir lidande. Det finns aldrig tid för dem. Men! Det går att förbättra arbetssättet genom att arbeta annorlunda.

 

Från mikro- till makroperspektiv

Om du ständigt prioriterar de dagliga arbetsuppgifterna innebär det att du ägnar all tid och kanske även övertid på att få dem gjorda. Du blir nöjd när du bockar av arbetsuppgift efter arbetsuppgift, men det du hinner med är endast de som är mest akuta och kortsiktiga, det vill säga du arbetar i mikroperspektiv.

 

Om jag skyndar mig idag och blir av med allt som ska fixas får jag mer tid i morgon till det långsiktiga.

 

Problemet med arbetssättet – som är väldigt vanligt förekommande – är att allt långsiktigt arbete som strategiarbete skjuts upp till ”senare”. Konsekvenserna av arbetssättet blir att det diffusa ordet ”senare” aldrig blir nu om inte till exempel chefen kallar till strategimöte. Då hamnar plötsligt makroperspektivet som prioritet ett.

 

Mer fokus på makroperspektiv minskar behovet av mikroperspektiv

Lyft blicken regelbundet!

HelikopterOm du lär dig prioritera både det långsiktiga och det kortsiktiga arbetet genom att till exempel sätta tid för det långsiktiga arbetet i kalendern kommer båda ”arbetssätten” att blandas. När du inte har inkluderat det långsiktiga arbetet i ditt löpande arbete kommer det heller inte att prioriteras eftersom det kortsiktiga arbetet är det som ständigt kallar på din uppmärksamhet. Akuta saker som händer, problem som ska fixas, medarbetare som ständigt behöver hjälp och så vidare.

Den troligaste anledningen till  att du inte har tillräckligt med tid för de långsiktiga uppgifterna är att du tillåter de kortsiktiga akuta uppgifterna ta för stor del av din totala arbetstid.

 

Bristande prioritering av makroperspektiv resulterar i sämre resultat och framtid

 

Bristande prioritering av makroperspektiv försämrar framtida framgångar och resultat Ju mindre prioritering av de långsiktiga arbetsuppgifterna desto sämre kvalitet kommer ni att prestera. Låt mig ta ett exempel.

 

Chefen Mats är stressad! Det är strategipresentation i övermorgon och han har inte ägnat mycket tid till strategi 2020 för sin avdelning.

Han bestämmer sig för att arbeta med strategin efter lunch. När det är dags kommer ekonomichefen in och säger att prognosen för nästa kvartal måste vara klar under dagen. Deadline var för en vecka sedan! Mats suckar och lägger strategiarbetet åt sidan.

Dagen innan strategimötet bestämmer sig Mats för att arbeta hemma så han får mer lugn och ro. Han avbokar sina möten vilket inte kändes bra eftersom ett möte var utvecklingssamtal med Eva-Lena och han har redan flyttat på mötet en gång. Han har också sagt till sina medarbetare att ringa om det är något.

När Mats arbetar med strategin blir han ständigt avbruten av samtal från medarbetarna och det går trögt med tankarna om framtiden. När dagen är slut är han inte särskilt nöjd med resultatet. Strategin känns väldigt tunn och ofärdig. Han tänker – vad gör man, jag gjorde i alla fall mitt bästa.

 

I exemplet ovan gjorde Mats verkligen sitt bästa?

Nej verkligen inte! Han ägnade alldeles för lite tid till det viktiga strategiarbetet vilket bidrog till stora brister i strategiframtagningen och en slarvig analys som resulterade i dålig kvalitet på hans strategi.

Ponera att Mats kolleger också gör likadant. På strategimötet visas den mycket bristande kvaliteten på avdelningarnas strategier.

Väldigt få (om någon) har hunnit analysera och ge input till andra avdelningschefers strategitänk. I värsta fall nedprioriterar Mats chef också tid för strategitänk. Det kan resultera i att han godkänner allas strategier eftersom ”de låter bra”. Vilka konsekvenser blir det om denna grupp utgör ledningsgruppen i företaget?

Om de långsiktiga arbetsuppgifterna endast prioriteras när chefen kallar till strategi­möte (kanske en gång per år) är risken mycket stor att företagets strategier har en alltför dålig kvalitet på grund av de ansvarigas slarviga analyser vilket kan sänka ett företag på sikt.  

 

6 tips på hur du kan få ökad kvalitet på strategiskt arbete – makroperspektiv!

  1. Definiera vad du behöver arbeta med som är på makronivå. Vilken tidshorisont behöver du? Är det 1, 3 eller 5 år?
  2. Bestäm hur många procent av din tid som du behöver använda till långsiktiga arbetsuppgifter. Ju högre upp i organisationen du är desto större andel långsiktiga arbetsuppgifter.
  3. Skapa en årlig process för det långsiktiga arbetet. Kan du lägga upp mål kvartalsvis eller månadsvis? Vad passar dig bäst?
  4. Involvera lämpliga medarbetare i strategiarbetet. Prioritera viktiga områden och skapa projekt för analys och framtagning av underlag till strategier.
  5. När strategin för till exempel år 3 är bestämd är det viktigt att bestämma mål för år 1 och 2 så att vägen till den 3-åriga strategin blir väldigt tydlig. Inför varje år sätts delmål till strategin med tydliga handlingsplaner på hur målen ska nås, när de ska nås och vem som är ansvarig.
  6. Planera med hjälp av din kalender när du ska arbeta med alla uppgifter enligt er mål- och handlingsplan för året. Skriv upp tydliga arbetsuppgifter vid varje avsatt tid i kalendern så uppgifterna blir konkreta. Det kommer hjälpa dig att prioritera både makro- och mikroperspektiv framöver. Du skapar ett strukturerat arbetssätt som mixar båda perspektiven.

 

Sammanfattning

Med den höga arbetsbelastning som råder idag är det enormt viktigt att chefer är strukturerade och gör rätt saker. Det vill säga har en balans mellan kort- och långsiktiga arbetsuppgifter. Ju högre upp i organisationen chefen är desto mer fokus på de långsiktiga arbetsuppgifterna.

Många chefer prioriterar de kortsiktiga akuta arbetsuppgifterna på bekostnad av de långsiktiga som till exempel strategiframtagning. Konsekvenserna blir att de strategier som produceras har dålig kvalitet på grund av bristande underlag och svaga analyser.

Om chefer i stället strukturerar sitt arbete och bokar tid för det långsiktiga arbetet i sin kalender, med för deras befattning lämplig fördelning, så ökar möjligheterna att med bättre underlag och bättre analyser och därmed ökad kvalitet på strategiskt arbete. Har företaget också en uttalad process, struktur och riktlinjer för framtagning/utveck­ling av strategier kommer alla inblandade att spara tid, resurser och kostnader samtidigt som kvaliteten på resultatet blir avsevärt bättre.

 

Det skulle vara väldigt roligt om du vill dela med dig av dina erfarenheter. Skicka gärna ett mail till mig här!

 

Tyckte du artikeln var intressant? Då kanske du också vill läsa:

Uppgiven man mellan pappershögarFå mer gjort på dagtid! Använd din kalender!

 

almanacka uppslagen - komprimerad

Fem tips på Time Management i din vardag!

 

Internova - 8 tips på bättre struktur8 tips på bättre struktur i arbetet!

 

 Fokusera på en sak i taget - InternovaFokus på en sak i taget gör dig effektivare