Skillnaden mellan chefskap och ledarskap

Som chef är det viktigt att förstå skillnaden mellan chefskap och ledarskap. Det innebär att hitta en bra balans mellan dessa två huvudarbetsuppgifter. Ju högre chefsbefattning, desto mer fokus på ledarskap. Du får veta skillnaden mellan chefskap och förvaltning, varför båda är viktiga, orsakerna till att chefskap prioriteras, samt tips på hur du kan få mer tid för ledarskapet.

Av Ulla Lilliehöök Executive Coach, Internova & Co, uppdaterad JULI 2022

Vad chefskap och ledarskap är

Med högt arbetstempo är risken stor att anställda enbart hinner med det dagliga arbetet och lösa akuta problem som ständigt uppstår. Alla springer i sina ekorrhjul med risk för dubbelarbete, ad hoc och en ständig närvarande negativ stress.

Kortsiktiga arbetsuppgifter kan förenklat kallas förvaltning. Det är cheferna som i deras chefskap (management) ansvarar för att allt går enligt plan.

För att få både chefer och medarbetare att förändra och göra saker bättre behövs resurser till utveckling. Chefer måste förutom förvaltning också regelbundet arbeta med utveckling. Det behövs lämplig balans mellan förvaltning (chefskap) och utveckling (ledarskap).

Skillnaden mellan chefskap och ledarskap är:

Förvaltning (chefskap/management) innebär styrning, kontroll, problemlösning, organisera resurser, ordning och reda, budget och uppföljning.

Utveckling (ledarskap) innebär att sätta färdriktningen (vart ska vi), motivera till handling, tänka nytt, skapa strategier och vision, utveckla företaget, förbättra arbetssätt, rutiner, processer m m.

Hitta lämplig balans mellan chefskap och ledarskap

När chefer har lämplig balans mellan chefskap och ledarskapet kommer företaget både göra rätt saker (förvalta), men också göra saker bättre (utveckla). Företaget stärks både idag och för framtiden.

Både förvaltning och utveckling är viktiga. Bästa balansen beror på flera faktorer. Till exempel vilken bransch ni verkar i (hur förändringsbenägen den är), befattning i organisationen (ju högre upp desto mer fokus på utveckling), samt vilken roll chefen har i företaget.

Management is taking complex systems of people and technology and making them run efficiently and effectively, hour after hour, day after day.

Peter Senge

Vad skillnaden mellan chefskap och ledarskap innebär i praktiken

Både förvaltning och utveckling är viktiga, så det gäller för varje chef att hitta den optimala fördelning som passar bäst beroende på vilken roll/befattning han/hon har i företaget. Därför bör varje chef diskutera med sin närmaste chef om gränsdragningar, innehåll samt lämpligaste uppdelning i procent av tid som han/hon bör sträva efter. Procentsatsen kan vara olika beroende på vilket skede företaget befinner sig i.

Till exempel 10 % ledarskap och 90 % förvaltning eller 80 % ledarskap och 20 % förvaltning. Procentsatsen beror på rollen som chef, bransch och i vilken fas företaget befinner sig i. Figuren nedan visar skillnaden mellan chefskap och ledarskap. Först hur tidsfaktorn skiljer sig i respektive arbetsuppgift, därefter de två delar som skiljer dem åt avseende arbetsinnehåll och fokus.

Flera orsaker till obalans mellan förvaltning och utveckling

De flesta chefer – undantag kreativa yrken, produktutveckling m fl – är väldigt duktiga på chefskapet. Det finns flera orsaker till chefernas ”överkompetens” på chefskap och ”underkompetens” på ledarskap. Här är fem orsaker:

1 Arv från industrialismen

Industrialismen var i fokus under lång tid och fokus var förvaltning. Arvet har gjort att många chefer fokuserar för mycket på förvaltning och hinner inte med utveckling i den omfattning de skulle behöva. Många chefer rekryteras internt och arbetar på samma sätt som tidigare chefer – förvaltningsfokus.

2 Curlande ledarstil

Chefer ger svaren och servar medarbetare, vilket gör medarbetare osjälvstän­diga och för beroende av chefen. Medarbetare förväntar sig att chefen hjälper till vilket tar för mycket tid från chefens övriga arbetsuppgifter. Chefen får aldrig tid att fokusera på framtiden utan är ständigt upptagen med akuta problemställningar som medarbetare skulle kunna lösa själva. Läs mer om curlande!

3 Ineffektivt arbetssätt

Chefen är händelsestyrd i stället för målstyrd. Det anses enklare att ta tag i de konkreta uppgifter som förvaltning innebär (kontrollera, följa upp, prata om problemen). Ledarskapet känns mer abstrakt och skjuts därför ofta på framtiden… det blir mer tid sedan… Läs mer om effektivt arbetssätt

4 Ekorrhjul med 100% förvaltning blir moment 22

Med curlande ledarstil och/eller ineffektivt arbets­sätt blir chefen uppslukad av medarbetarnas frågor och problemställningar. Cheferna hamnar i förvaltningsfällan och alla brottas med återkommande problem. När alla arbetar enbart i nutid kommer de heller inte hinna lösa problemen. Till utveckling och förändring avsätts inga resurser. Det blir moment 22 med ständiga loopar av återkommande problem, akuta händelser och brandkårssläckning.

5 Förvaltning är konkret – utveckling är abstrakt

Så länge chefer inte fokuserar på utveckling och förändring, sätter konkreta utvecklingsmål kommer utveckling vara otydligt och kännas abstrakt. När chefer inte har uttalade utvecklingsmål, vet vägen till målen samt planerat tid för utvecklings­arbete i kalendern kommer chefer heller aldrig få tid för dem. Förvaltning är kända faktorer med uppgifter som ständigt pockar på uppmärksamhet.

Leadership creates the systems that managers manage and changes them in fundamental ways to take advantage of opportunities and to avoid hazards.

Peter Senge

Utmaningen med ledarskap

Eftersom förvaltning är lite dåtid och mycket nutid (se bild ovan), handlar förvaltning om uppgifter som är kända för alla inblandade. De arbetsuppgifter som du och dina medarbetare utför dagligen – förvaltning och akut problemlösning. Denna typ av uppgifter är väldigt konkreta. Återkommande problem tänker du kanske emellanåt att detta måste lösas en gång för alla. Men, Det finns varken tid att lösa problemet direkt eller planeras inte tid in för att lösa det inom en snar framtid. Därför kommer det heller aldrig bli någon förbättring om inte tid och rätt aktiviteter avsätts för att ta tag i problemet.

Framtidsrelaterade arbetsuppgifter knackar varken på dörren, hamnar i dagliga mail­högen eller pockar på din uppmärksamhet. Det gör däremot förvaltnings­rela­terade uppgifter. Framtiden behöver bli en naturlig del av de dagliga arbetsuppgifterna. Då får det tillräcklig uppmärksamhet och prioritet.

Uppgifter som är framtidsinriktade – utveckling och förändring – upplevs ofta abstrakta och okända. Därför behövs arbetssätt som gör framtiden konkret.

Framtidsarbetet behöver bli en del av de dagliga arbetsuppgifterna

Chefer behöver hantera ledarskap som vilken annan uppgift som helst. Det innebär att planera, strukturera och prioritera tid för det området också. Till exempel att involvera medarbetarna i framtidsarbete, tillsammans analysera vad som behöver förändras och ta fram olika förbättringar som t ex projektarbete. Att arbeta med förändring och utveckling ska vara en naturlig del av dagliga arbetsuppgifter.

Förändring och utveckling bör vara naturliga delar i chefers dagliga arbete. Skjuts de ständigt upp kommer heller ingenting att bli bättre i framtiden.

3 tips på hur chefer kan skapa bättre balans mellan chefskap och ledarskap

1 Arbeta effektivt
Planera, strukturera, effektivisera och utveckla ditt arbetssätt för att få en lämplig mix av förvaltning och utveckling på sikt.

2 Målorienterat arbetssätt
Genom att ta fram mål tillsammans med dina medarbetare blir de delaktiga och ni når bättre resultat. Målen kan då mixas med förvaltnings- och utvecklingsmål.
Läs om undersökning att 75% saknar utvecklingsplan. Läs om 7 fördelar med målstyrt arbetssätt.

3 Coachande Ledarstil
Utveckla ansvarsområdet via självstyrande medarbetare. Systematisk medarbetarutveckling innebär att regelbundet träffa medarbetare och team för att coacha dem att hitta sina vägar till att utvecklas i sitt arbete. Mer självstyrande medarbetare som gör att alla ökar sina prestationer. Läs hur Coachande Ledarskap ökar medarbetares prestationer

Sammanfattning

Som chef är det viktigt att utöva både chefskap (förvaltning) och ledarskap (utveckling). Det innebär att hitta en bra balans mellan dessa två huvudarbetsuppgifter. Ju högre chefsbefattning, desto mer fokus på ledarskap.

Med högt arbetstempo är risken stor att alla anställda enbart hinner med det dagliga arbetet och lösa akuta problem. Arbetsuppgifter som regelbundet ska utföras och/eller är kortsiktiga kallar vi här förvaltning. Det är cheferna som i deras chefskap (management) ansvarar för att allt går enligt plan.

För att förändra och förbättra behöver både chefer och medarbetare genomföra utvecklingsinsatser. Chefer måste förutom förvaltning också regelbundet arbeta med utveckling. Därför behöver chefer en lämplig balans mellan förvaltning (chefskap) och utveckling (ledarskap).

• Förvaltning (chefskap) innebär kontroll, problemlösning, organisera resurser, ordning och reda, budget och uppföljning.
• Utveckling (ledarskap) innebär att sätta färdriktningen (vart ska vi), motivera till handling, tänka nytt, skapa strategier och vision, förändra arbetssätt m m.

Både förvaltning och utveckling är viktiga. Bäst balans beror på flera faktorer. Till exempel vilken bransch ni verkar i (hur förändringsbenägen den är), befattning i organisationen (ju högre upp desto mer fokus på utveckling) samt vilken roll chefen har i företaget.

Skillnader på chefskap och ledarskap

När chefer enbart arbetar med förvaltning kommer ingen utveckling och förändring att ske. Chefer som enbart arbetar med utveckling får inte förvaltningen att fungera. Båda områden är viktiga men det gäller för varje chef att hitta sin optimala fördelning. Därför behöver varje chef diskutera med sin chef om gräns­drag­ningar, omfattning samt en riktning i procent av tid som han/hon bör sträva efter. Procentsats och innehåll kan vara olika från år till år beroende på vilket skede företaget befinner sig i.

Flera orsaker till obalans mellan förvaltning och utveckling

De flesta chefer – undantag kreativa yrken, produktutveckling m fl – är väldigt duktiga på chefskapet. Det finns flera orsaker till chefernas ”överkompetens” på chefskap och ”underkompetens” på ledarskap. Här är fem orsaker:

1. Arv från industrialismen
2. Curlande ledarstil
3. Ineffektivt arbetssätt
4. Ekorrhjul med 100% förvaltning blir moment 22
5. Förvaltning är konkret – utveckling är abstrakt

Utmaningen med ledarskap

Förvaltning är lite dåtid och mycket nutid handlar förvaltning om uppgifter som är kända för alla inblandade. Som att utföra dagliga uppgifter och lösa uppkomna problem. De uppgifterna är väldigt konkreta. Du vill säkert lösa problem som ständigt uppstår. Men, tid saknas just då. Konsekvenserna av ett akut arbetssätt gör att man heller inte bokar in en lämplig tid i kalendern för att åtgärda problemet en gång för alla.

De uppgifter som är framtidsinriktade som till exempel utveckling och förändring, upplevs som abstrakta och okända. När framtidsinriktade uppgifter varken prioriteras eller åtgärdas blir allting en akut förvaltningsfråga

Chefer behöver hantera ledarskap som vilken annan uppgift som helst. Som till exempel att planera, strukturera och prioritera tid för det området också.  Arbetsuppgifter som leder till förändring och utveckling behöver bli en naturlig del i det dagliga arbetet.

3 tips på hur du kan få bättre balans mellan chefskap och ledarskap

1. Arbeta effektivt
2. Målorienterat arbetssätt
3. Coachande Ledarstil

Vill du lära dig mer om ledarskap och hur du kan utveckla medarbetare?

• Vill du fokusera på dina specifika problem? En personlig ledarskapscoach har lång erfarenhet av att utveckla chefer. Läs mer här
• Blir det för mycket fokus på förvaltning och för lite på ledarskap? En utbildning i Time Management hjälper dig att skapa mer tid för ledarskap genom att du lär dig arbeta effektivare och mer strukturerat! Läs mer här
• Läs boken SKAPA TOPPRESTERARE^®! Boken fokuserar på ledarskap och hur du får medarbetare att utvecklas till toppresterare. Inte för att de måste utan för att de vill. Mer information och beställning här

Tyckte du artikeln var intressant? Du kanske vill läsa några av dessa…