Gränslöst arbete innebär att många kan arbeta när och var som helst. Hur ska chefer och andra som leder anställda hantera den förändring som digitalisering har möjliggjort och som ständigt utvecklas? Flexibiliteten ställer stora krav på anställdas förmåga att själva planera och strukturera sitt arbete för att topprestera. Här kan du läsa om 10 tips om hur du som chef lyckas med att leda medarbetare i så kallat gränslöst arbete.

Av Ulla Lilliehöök Executive Coach, Internova & Co AB  AUGUSTI 2018

Inledning

”Gränslöst arbete är en metafor som betecknar att verksamheter och arbetsuppgifter frigjorts ur rumsliga, tidsmässiga och organisatoriska begränsningar och sammanhang.” (Gränslöst arbete rapport 2018:1 – Arbetsmiljöverket – läs mer här)

Gränslöst arbete handlar om ett arbetsliv där gränser ifrågasätts, överskrids och förändras. Å ena sidan innebär gränslöst arbete en frihet eftersom anställda kan arbeta var de vill och när de vill, å andra sidan kan de ständigt förändrade gränserna skapa en osäkerhet och ökad stress. Till exempel: är det rätt arbetsuppgifter, håller de tillräckligt bra kvalitet eller är de 100 % färdiga.

En annan aspekt av det gränslösa arbetet är när anställda arbetar i internationell miljö med kunder, chefer eller kolleger som befinner sig i olika tidszoner. Riskerna med gränslösheten kan innebära många tidiga morgnar och sena kvällar för att hantera tidsskillnaderna.


Gränslöst arbete innebär stor flexibilitet

Med gränslöst arbete finns det många möjligheter var, när och hur du ska arbete. För att arbeta så effektivt som möjligt är det viktigt att rannsaka sig själv och ställa frågor som: Var och när arbetar jag som bäst? Hur kombinerar jag mina behov med det arbete jag har?

Var och när arbetar du som bäst?

Var? På caféet, tåget, flyget, hemma, jobbet…eller?

När? Klockan 06.00, 08.00, 10.45, 13.00, 15,30, 18.00, 22.00…?

Oavsett var och när du arbetar som bäst gäller det att ta hänsyn till arbetsuppgifter och personer i din omgivning – på arbetet, officiella platser och hemma. Vi är alla olika och gränslöst arbete ger stora möjligheter att själv bestämma var och när vi vill arbeta. Samtidigt som kommunikation med andra är viktigt för att generar idéer, utbyta erfarenheter och lära av varandra.

För att välja rätt miljö är det ännu viktigare att kunna planera arbetet och prioritera rätt. Behöver jag prata i telefon (ingen hör vad jag säger), ska jag arbeta med konfidentiella arbetsuppgifter (säker miljö) eller är det en rapport jag ska läsa (ostörd miljö).


Vikten av återhämtning

Fördelarna med att arbeta var och när som helst har en baksida. Om gränserna är otydliga är risken stor att många arbetar för mycket. Den fria tiden (ej arbete) krymper eftersom det alltid finns mer att göra. Nya synsättet är att arbeta uppgiftsorienterat, jämfört med vanligare synsätt – arbetstidsorienterat. Uppgifterna styr hur du arbetar alternativt arbetstiden. På vissa arbetsplatser råder olika synsätt och när de krockar uppstår problem.

Ska du gå hem redan? Klockan är bara 16!

När jag var chef och ibland kom till arbetet efter klockan 08.00 arbetade jag uppgiftsorienterat. Anna som arbetade i receptionen hade av förklarliga skäl arbetstidsorienterat arbete. Varje gång jag kom efter kl 08.00 tittade hon på klockan som hängde på väggen och sedan på mig. Efter flera gånger kände jag att jag ville förklara hur jag arbetar – uppgiftsorienterat. Hon berättade att hon inte var medveten om sitt beteende och bad om ursäkt. Efter mötet skrattade vi varje gång när hon i början automatiskt tittade på klockan.


Kompensationstrappan

Med ett flexibelt arbetssätt har individer ett stort eget spelrum av tid vilket kräver ett självledarskap – i stor utsträckning själv planera och organisera sin tid och plats för arbetsuppgifterna.

Baksidan av flexibiliteten kan vara som tidigare nämnts en osäkerhet på grund av otydlighet i vad som ska presteras och när. Då kan arbetstimmarna bli för många vilket gör att återhämtningen skjuts upp eller uteblir.

Risken finns att hamna i den så kallade kompensationstrappan som är uppdelad i tre steg enligt följande:

Steg 1 – mer intensivt arbete på dagtid (skippar lunchen, fikat, socialt umgänge).

Steg 2 – obetald övertid (arbetar på kvällar och helger för att hinna ikapp

Steg 3 – arbetar trots sjukdom eller på semestern.

Om man ständigt är på kompensationstrappans steg är risken stor att man hamnar i en nedåtgående spiral. Man arbetar så mycket att återhämtningen uteblir. Ju längre tid man är i kompensationstrappan, desto tröttare blir man. Energi och effektivitet minskar och det dagliga arbetet hinns inte med. Då gäller det att prata med sin chef och berätta om problemet för att få hjälp att komma ur moment 22.



Leda gränslöst arbete

Bildförklaring – Bilden symboliserar två metaforer.

1) GRÄNSLÖST LEDARSKAP – I första delen på bilden finns ledaren bakom medarbetarna som då ges möjlighet till självledarskap och autonomi. Det vet vad de ska göra, hur de ska göra det och när. Ledaren finns om och ifall hen behövs.

2) TRADITIONELLT LEDARSKAP – Bilden visar ledaren som simmar före medarbetarna. Ledaren visar vägen och medarbetarna följer mer eller mindre passivt med. I det sammanhanget krävs mycket tid för ledaren att kontrollera medarbetarna och se till att de gör det de ska. Tid går även åt till många frågor på grund av att medarbetarna är osäkra på vad som förväntas av dem (otydligt ledarskap).


Utmaningar i att leda gränslöst arbete

Digitaliserade möjligheter och flexibelt arbetssätt ställer höga krav på chefers förmåga att leda arbete och medarbetare. Tillsammans behöver de säkerställa att medarbetaren gör rätt saker, syfte och mål med uppgifterna, samt ha konstruktiva dialoger när arbetsbördan blir för stor. Ju mer flexibelt medarbetarnas arbete är, desto viktigare att medarbetarna kan planera och organisera sitt arbete för att uppnå lämplig balans mellan arbete och fritid.

Med gränslöst arbete arbetar anställda mycket självständigt, vilket ställer större krav på att själv kunna identifiera definiera och strukturera sina arbetsuppgifter, samt att kunna ställa om och hantera uppkomna förändringar. Flera studier visar att gränslöst arbete gör att vi arbetar mer. Att chefer kommunicerar tydliga riktlinjer, strategier och övergripande mål blir ännu viktigare.


Gränskontroll och digitaliseringskompetens

Som chef är det viktigt att värna om att medarbetarna mår bra och vara uppmärksam på problem som kan uppstå. Till exempel att medarbetarna vet sina gränser mellan arbete och fritid för att få bra livsbalans. Detta kallas för gränskontroll och vad det innebär skiljer sig åt mellan individer. Det som är betydelsefullt för både chefer och medarbetare är att vara uppmärksamma på att sträva efter lämplig gränskontroll (maximum steg 1 på kompensationstrappan).

För att driva och utveckla gränslöst arbete med hög digital användning (verktyg, arbetssätt) måste chefer själva ha kunskap. Annars förstår inte cheferna när medarbetarna har problem och kan heller inte hjälpa dem hitta sin väg till att smidigt lära sig lösa problemen själva. När chefers kunskaper i digitalisering saknas, vet de inte vad medarbetarna behöver för att bli riktigt vassa, effektiva och konkurrenskraftiga i framtiden.


Chefernas beteende skapar normen

För att skapa en sund arbetsmiljö med den stora frihet och ansvar som gränslöst arbete möjliggör, behöver chefer ännu mer föregå med gott exempel. Som alltid så gör medarbetare det chefen gör. Mailar chefen sent på kvällarna känner medarbetarna en förväntan på att de ska svara direkt vilket ökar deras arbetstimmar ännu mer. Med digital teknik kan mail schemaläggas och skickas ut på normal kontorstid. 

Chefer behöver skapa en kultur som stödjer tydliga gränsöverenskommelser och skapa villkor som möjliggör detta för medarbetarna. För att kulturen ska fungera gäller att chefer lever enligt den också. Med regelbundna möten ökar tydligheten om gränser och förväntningar, vilket underlättar för alla om vad som ska presteras.



10 tips för ledare att lyckas med gränslöst arbete

Tipsen är uppdelade i fyra huvudområden samt det mycket viktiga bonustipset som du alltid bör tänka på och vara medveten om.

VISUALISERA FRAMTIDEN – Kommunicera strategier värderingar och långsiktiga mål.
1 Kommunicera regelbundet med dina medarbetare och säkerställ förståelse för innebörden. 
2 Lev enligt era värderingar, dialog om avvikelser och lär av misstagen.
3 Årliga medarbetarsamtal – återkoppla genomförda prestationer samt sätt prestationsmål för kommande tidsperiod.

SKAPA EN ADAPTIV KULTUR – snabbrörlig, flexibel, innovativ, högt i tak
4 Skapa plattformar för kreativa dialoger, nytänkande, innovation och utveckla tillsammans

LEDARSKAP – autonoma medarbetare, självledarskap och vikten av återhämtning.
5 Ge medarbetare inflytande över egna arbetet. Ge teamet inflytande över deras arbete.
6 Regelbundna återkopplingar på medarbetares prestationer samt vad som behöver göras för att nå prestationsmålen.
7 Systematisera medarbetarutvecklingen genom regelbundna medarbetarmöten (t ex en gång/månad)

MANAGEMENT – Organisering av arbetet i dialog med medarbetarna
8 Kommunicera varför vid behov samt säkerställ förståelse och acceptans.
9 Organisera arbetet för att uppnå rimlig arbetslastning genom att sätta mål tillsammans m h a punkt 5.
10 Ta fram rutiner och riktlinjer tillsammans

BONUSTIPSET! Var alltid en förebild!

Om du förväntar dig av dina medarbetare att de ska leverera enligt överenskommelse måste du själv också göra det. Hur du vill att andra ska bete sig mot dig måste du också bete dig mot andra. Som chef är det du som sätter normen på vad som är ok och inte ok. Inte bara för ditt team utan för alla andra du träffar och som ser hur du gör – ditt beteende.


Ingen är perfekt och alla gör misstag. Det viktigaste är då att erkänna, be om ursäkt och säkerställa att det inte inträffar igen.



Vill du lära dig mer om ledarskap?

  1. Beställ boken SKAPA TOPPRESTERARE® Beställ här

  2. Boka en Executive Coach Läs mer här

  3. Ta hjälp av en personlig ledarskapscoach Läs mer här


Tyckte du artikeln var intressant? Då kanske du också vill läsa:

Klicka på respektive bild för att komma till bloggarna!