Med ökad arbetsbörda och stress i arbetet blir det ännu viktigare att kunna fokusera och koncentrera sig på rätt arbetsuppgifter. Då kan det vara välkommet med tips på hur du kan öka ditt fokus för att få ett effektivare arbetssätt. Ju mer du arbetar med flera saker samtidigt, desto tröttare kommer du att vara när du slutar ditt arbete för dagen. Dessutom gör datortekniken oss en björntjänst genom att göra det för enkelt att multitaska.

27 januari 2017 – Av Ulla Lilliehöök – Executive Coach på Internova & Co AB

 

På många arbetsplatser använder många mer än en monitor samt att det är för enkelt att ha flera program igång samtidigt. Ett annat problem är arbetsplatser med en företagskultur som ”tillåter” att anställda stör varandra konstant. Ingen får arbetsro. Men! Som tur är finns det flera lösningar och tips på hur du kan öka ditt fokus och din koncentration.

 

Mer fokus ger färre övertidstimmar som ökar både vår arbets- och livskvalitet. Det gagnar både oss själva och företaget vi arbetar på.

 

När du får färre övertidstimmar ökar det din arbetslivskvalitet men också din livskvalitet. Därför är det verkligen viktigt att vi varje dag värnar om oss själva genom att förbättra och effektivisera vårt eget arbetssätt. Det gagnar både oss själva och företaget vi arbetar på. Ingen tjänar på stress och övertid! Tvärtom!

 

Min resa till ökat fokus och därmed mindre övertidHur du kan öka ditt fokus

När jag började arbeta som chef var jag extremt händelsestyrd och mycket dålig på att fokusera – i alla fall på dagtid (arbetstid). Konsekvensen blev att det ofta blev arbete på både kvällar och helger. Efter ett par tuffa år fick jag fick nog och anlitade en coach. Med hjälp av coachen kom jag på nya och bättre arbetssätt. Jag fick mycket mer gjort på normal arbetstid och efter hand minskade min övertid markant.

Coachens arbete verkade så roligt – att hjälpa andra hitta sin väg till utveckling och förändring. Jag blev så inspirerad att jag valde att utbilda mig till coach och jag tycker fortfarande att det är väldigt roligt att få hjälpa andra att höja sin arbetslivskvalitet. Nu vill jag dela med mig av några av de bästa tipsen för ökat fokus som hjälpte mig.

En arbetsplats kan idag vara en fast arbetsplats med eget rum, ett öppet kontorslandskap eller ett aktivitets­base­rat kontor. Oavsett vilken kontorsmiljö som är din arbetsplats kan det vara svårt att behålla sitt fokus när det ständigt är många störmoment. Här kommer tre tips hur du kan öka ditt fokus och din koncentration.

 

Tre tips på hur du kan öka ditt fokus i arbetet!

    1. Minimera dina tidstjuvar
    2. Skapa system för att göra rätt saker
    3. Minimera störande ljud

 

Tidstjuvar är något eller någon som ständigt stör ditt fokus. Ju färre tidstjuvar du har under dagarna desto mer kan du fokusera.

 

1 Minimera dina tidstjuvar

Hur du kan öka ditt fokusTidstjuvar är någon eller något som gör att du tappar fokus på det du egentligen planerat att göra. Det kan vara en kollega som har en fråga, ett ljud (mail som plingar eller poppar upp på din monitor) eller att du själv har problem att hitta bland dina filer eller papper på grund av dålig struktur.

Fundera på vilka som är dina ”värsta” tidstjuvar. Välj ut två eller tre av dem och tänk ut hur du på ett juste sätt kan minimera störningarna. Har du någon som stör dig lite för ofta men som du ändå behöver ha täta kontakter med? Ni kan boka regelbundna minimöten med varandra för att strukturera ert samarbete. Det gäller även om någon ringer eller mailar dig ofta. Då kan ni ha bokade regelbundna telefonmöten (sätt alltid start- och sluttid på dina möten för att effektivisera dem).

Blir du ofta störd av inkommande mail? Din blick går automatiskt till ”mailaviseringen”, så snart det händer något. Det kan du fixa genom att ta bort alla typer av mailaviseringar. Ett annat effektivt sätt att hantera mail är att sätta av mailtid några gånger per dag i din kalender.

Avvakta med att kolla mailen direkt när du kommer till din arbetsplats. Börja istället med att göra några riktigt viktiga arbetsuppgifter. Det är mycket svårt att hålla fokus på det du egentligen borde göra om du redan har hunnit se och läsa dina mail. Risken är stor att du börjar svara på mailen och ”plötsligt” har mycket tid försvunnit på sådant du inte hade planerat.

Är dina tidstjuvar ett resultat av egen oordning och brist på struktur? Går det åt alldeles för mycket tid åt att söka efter det du ska ha? Då kommer du att bli mycket nöjd när du bokar några tillfällen i din kalender för att rensa och skapa struktur bland dina dokument och papper.

 

Planera dina kommande arbetsuppgifter och formulera dem på ett tydligt sätt. Då få du lättare att prioritera och göra rätt saker. Planera vad du ska göra (skriv en lista), när du ska göra det (boka i din kalender) och hur det ska gå till (var ska du vara, vad du behöver)

 

2 Skapa system för att göra rätt saker

Så länge du inte har ett tydligt system på vad som är viktigast att få gjort varje dag och prioriterar att göra det kommer du inte att lyckas så bra. För att tydliggöra dina prioriteringar varje dag, vecka, månad och så vidare är det viktigt att du hittar en struktur som passar dig. Bestäm inte bara vad som ska göras utan även när och hur! Ju tydligare du planerar desto lättare blir det att hålla.

Ett system kan vara att visualisera det som är viktigast. Till exempel att du inför morgondagen eller samma morgon skriver upp de 2-3 absolut viktigaste arbetsuppgifterna du har. Men! Ju tydligare du skriver både vad, när (klockslag) och hur (om det behövs) desto större chans att de blir utförda.

För oss människor är tiden abstrakt och så länge du inte har någon bestämd tid för dina åtaganden är risken mycket stor att du skjuter upp dem. En tidstjuv kom och lyckades lura dig till att göra något helt annat. Har du i stället bestämt att du SKA GÖRA UPPGIFT X IDAG KL 11.30-12.00!!! samt bokat det i din kalender får du mycket lättare att prioritera rätt. Du kommer aldrig att veta vad som händer i framtiden till exempel de närmaste timmarna. Det är viktigt att du skapar ett eget system. Du kan till exempel planera vissa tidszoner i kalendern under dagen där du inte tillåter dig att bli störd.

 

Får jag be om största möjliga tystnad. Eller hur ska man annars kunna fokusera och koncentrera sig i arbetet?

 

3 Minimera störande ljudHur du kan öka ditt fokus

Vi är olika känsliga för ljud. Vissa kan arbeta i vilken ljudmiljö som helst. För en del beror det på vilken typ av ljud det är och för andra kan alla ljud vara störande. De som lätt blir störda av ljud kan få svårt att fokusera på rätt saker.

Undersökningar har gjorts på hur människor blir störda i kontorslandskap. Enligt en undersökning anser 56,5 % av kvinnor och 45,1 % av männen att de utsätts för ljud som tröttar ut dem. (The relation between office type and workplace conflict: A gender and noise perspective)

 

Så här har jag löst ”oljuden”

Själv är jag väldigt lättstörd. Jag kan till exempel inte koncentrera mig när jag hör andra prata. Det har gjort att jag testat många sätt för att eliminera störande ljud för att öka mitt fokus. Lösningen för mig var oväntad – musik i öronen fungerade utmärkt. Musiken är som ett filter mellan mig och omvärlden vilket gör att jag kan arbeta ”var som helst” och ändå vara koncentrerad. Jag har testat på flyget, tåget, bussen, kontorslandskap, caféer med mera. Inga problem! Så fort jag slutar lyssna på musiken och har ljud omkring mig börjar jag lyssna på vad andra säger (undantag är ett språk jag inte förstår, då kan jag fokusera utan musiken).

Vad kan du göra för att öka ditt fokus med mindre “oljud”?

Om du är ljudkänslig och det påverkar ditt fokus är det viktigt att du provar dig fram till vad som passar dig bäst. När du vill ha planerade tidszoner för maximalt fokus (tips nummer två ovan) kommer här fem knep. 1) Stäng av alla mailaviseringar 2) Knappa in på din telefon den tid du är upptagen och vill vara ostörd (bättre kort och ofta än länge och sällan), 3) Stäng dörren (om du har någon). 4) Säg till de som är i ”riskzonen” för att störa dig att du är upptagen till kl 12.00. (Viktigt med klockslag eftersom det är lättare för andra att komma ihåg.) 5) Boka ett konferensrum när du behöver stor koncentration och fokus på en arbetsuppgift.

 

Var medveten om att det tar tid att ändra gamla vanor. Du behöver tålamod, tid och träning. Var snäll mot dig själv och beröm dig ofta.

 

Nio tips för att lyckas med förändringar!

Nu har du förhoppningsvis fått en hel del idéer på vad du kan göra för att öka ditt fokus – varje dag. Vad som är viktigt att tänka på är att det tar tid att förändra sig själv. Att läsa och ta till sig tips är bra. Däremot är risken stor att man vill ändra för mycket och för snabbt.

Tyvärr är vi människor vanedjur och inte så bra på att förändra oss. Att förändras är ingen quick fix! Vi vill gärna tro det eftersom tipsen vi läst verkar så enkla att genomföra. När vi sedan ska prova tipsen i verkligheten visar det sig inte vara så enkelt som vi trodde. Det gör att vi blir besvikna och lätt ger upp. För att lyckas bättre med förändringar så behöver vi lägre ribba.

Nio tips som kan hjälpa dig att lättare lyckas! Både med att förändra ditt arbetssätt och hur du kan öka ditt fokus. De kan även hjälpa dig med andra områden du vill utveckla dig inom.

    1. Börja med att välja det som känns enklast för att öka ditt fokusHur du kan öka ditt fokus
    2. Skriv ner vad du vill förändra och fundera ut hur du vill testa det nya
    3. Bestäm när du vill sätta igång med det nya och gör det så ofta du kan
    4. Räkna med att du lyckas ibland och misslyckas ibland – det är naturligt
    5. Strunta i att det inte alltid går så bra med förändringen som du tänkt dig
    6. Beröm dig själv varje gång du testar det nya – oavsett hur det går
    7. Tänk på att varje gång du försöker (oavsett hur det går) ökar chanserna att det nya blir en vana
    8. Du vet att du har lyckats när din förändring har blivit en vana som du gör automatiskt
    9. När du är redo tar du tag i nästa förändring av de som känns viktigast

 

SammanfattningHur du ökar ditt fokus och blir effektivare

Oavsett vilken typ av kontorsmiljö som är din arbetsplats kan det vara svårt att behålla sitt fokus om det ständigt är många störmoment. För att möjliggöra ett ökat fokus och därmed ett effektivare arbetssätt är det viktigt att du hittar dina egna sätt. Vad som har hjälpt mig att bli effektivare genom åren vill jag nu dela med mig av. Här kommer tre tips på hur du kan öka ditt fokus. Hoppas de kan hjälpa dig att få en effektivare och smidigare arbetsvardag.

1) Minimera dina tidstjuvar
Tidstjuvar är någon eller något som stör dig och gör att du tappar fokus. Fundera på vilka som är dina ”värsta” tidstjuvar. Välj ut några av dem och fundera på hur kan minimera störningarna av dem.

2) Skapa system för att göra rätt saker
Tydliggör dina prioriteringar varje dag, vecka, månad och så vidare för att hitta en struktur som passar dig. Bestäm inte bara vad som ska göras utan även när och hur!

3) Minimera störande ljud
Om du är ljudkänslig är det viktigt att du hittar lösningar som passar just dig. Till exempel kan du stänga av mailaviseringar och “alla” andra ljud från datorn. När det är möjligt även stänga av telefonen.

Resultatet av färre övertidstimmar är ökad arbetslivskvalitet men också högre livskvalitet generellt. Det gagnar både oss själva och företaget vi arbetar på. Ingen tjänar på stress och övertid!

 

Det skulle vara väldigt roligt om du vill dela med dig av dina erfarenheter av och ge oss tips på hur du har ökat ditt fokus. Skicka gärna ett mail till mig här!

 

Vill du lära dig mer om att utveckla dig  och/eller få mer tid till utveckling och förändring?Hur du ökar ditt fokus - Time Management med Internova

  • Kolla vår utbildning i Time Management! Läs mer här 
  • Boka en personlig coach – Kom igång helt kostnadsfritt! Läs mer här

 

Tyckte du artikeln var intressant? Då kanske du också vill läsa:

 

Bli effektivare på dagtid och få mer fritidÖka din effektivitet - visualisera dina arbetsuppgifter

 

 

 

 

 

Hantera dina mail smartare

Dela upp större uppgifter i hanterbara munsbitar