När varje dag innebär extrem hög arbetstakt blir vi fartblinda. Vi måste skapa balans mellan akuta arbetsuppgifter och systematisk utveckling. Idag går vi på högvarv och rusar till nästa möte, nästa mail, nästa vad då?

Konsekvenserna med vår fartblindhet blir felprioriteringar. Vi tar oss inte tid för att upptäcka och satsa på de åtgärder som rustar företaget för framtiden. Vi är blinda av den höga arbetsfarten och fokuserar endast på det som är akut.

 

NOVEMBER 2017 – Av Ulla Lilliehöök – Executive Coach, Internova & Co AB

 

 

Ju fler uppgifter som kan bockas av, desto mer produktiva känner vi oss. Vi tror vi är supereffektiva men lurar ständigt oss själva. Vi märker inte ens att vi ofta prioriterar fel uppgifter. Vi är fartblinda!

 

Vi måste hinna tänka mer på djupet

För att prioritera rätt behöver vi minska arbetstempot för att kunna tänka. Tänka på djupet och parallellt hinna med det akuta. Tankar gör att vi kommer på hur vi kan förbättring och ett ledar­skap som gör att medarbetare utvecklas och blir mer självgå­ende. Risken med när vi är fartblinda gör att vi är omedvetna om den. När vi saknar insikt i hur fel vi prioriterar och hur tokigt vi arbetar är det riktigt allvarligt.

Vi måste se, förstå och analysera orsakerna till varför inte arbetet fungerar som det ska och varför målen inte nås som det var tänkt. När orsakerna är kartlagda behövs många idéer på åtgärder som löser dagens problem. Du får här veta hur du kan göra för att prioritera mer rätt och varför det är så viktigt med ledarskap och medarbetarutveckling.

 

 

Vår fartblindhet gör att vi av slentrian klickar på acceptera till mötesinbjudningar, känner oss effektiva när vi mailhögen sjunker och försöker samtidigt släcka de ständigt återkommande brinnande uppgifterna.

 

Ständigt hög arbetstakt gör oss fartblinda

Dagens arbetssätt gör att vi rusar framåt och gör det som är enklast för stunden, det mest akuta. Är det som prioriteras genomtänkt och verkligen det viktigaste? Eller ägnas tiden åt de arbetsuppgifter som kräver minst ansträngning? Ju mer uppgifter som kan bockas av, desto mer produktiva känner vi oss. Vi tror vi är supereffektiva men vi lurar oss själva. När fel arbetsuppgifter får största fokus kommer vi aldrig lösa återkommande problem. Risken blir att problemen växer och till slut övermäktiga att hantera.

Därför är måste bättre balansera dagens 100 meters loppen och få tid för att tänka och utveckla. Ägna tid för att reflektera, få insikter, komma på idéer som löser dagens problem och rustar oss för en bättre framtid.

 

 

Datoriserade mötesinbjudningar gör det för enkelt att tacka ja!

Möten är väldigt smidiga att boka. Datorn ställer effektivt och tjänstvilligt upp och hittar tider när alla kan träffas. Enkelheten i att ta med fler personer gör att antalet mötesdeltagare ökar – så att ingen viktig person missas. De som bokas är lika fartblinda klickar snabbt ”ACCEPTERA” på att delta. Klick! Ytterligare ett möte i kalendern.

 

Det är så enkelt att klicka ”ACCEPTERA” på att delta i möten. Men är det rätt möten du deltar i?

 

Det är vi själva som bokar vår kalender – eller?

Men är det rätt möte att gå på? Vet du vad syftet och målet med mötet är? Är det ett möte som är viktigt för ditt arbete? Är mötet X viktigare att tacka ja till, än att använda de två timmarna för att tänka och lösa ett problem du just nu brottas med? Om inte dessa frågor ställs är risken mycket stor att det klickas ”acceptera” av slentrian och vid varje gång minskas arbetstiden radikalt. Dels försvinner arbetstiden för själva mötet, dels genererar många möten ytterligare arbetsuppgifter.

Kalendern är ett mycket bra hjälpmedel men används ofta fel. Vi tillåter av slentrian att kalendern fylls med möten som vi inte ifrågasätter. Är de lämpliga, vad tillför de eller om de verkligen behövs. I den ständigt minskade tids­rym­den mellan möten används tiden till snabba arbetsuppgifter som att svara på mail. Utför vi verkligen rätt saker? Ifrågasätter vi vad vi arbetar med i tillräckligt stort utsträckning?

 

Skapa tid för viktiga tankar

Den höga arbetstakten skapar varken ork, lust eller tidsutrymme för att tänka på djupet. Tankar som får oss att komma på smarta lösningar på återkommande problem, men också problem av mer komplex karak­tär. Tankar som gör att ansvarsområdet förbättras eller tid för att utveckla medarbetarna så de kan öka sina prestationer. Vi måste bli bättre på att använda vår slumrande hjärna och utnyttja den på djupare plan än vad vi gör idag.

 

 

Varför accepterar vi möten vi egentligen inte ser någon nytta med, ref­lekterar inte på deras re­le­vans, eller om de är nödvändiga.

 

 

Planera regelbundet och minimera risk för slentrianmöten

Många som har ett ostrukturerat arbetssätt riskerar att prioritera fel arbetsuppgifter. För att bli mer strukturerad är ett sätt att boka planeringsmöten med sig själv. Genom att börja med veckomöten för att få bättre struktur kommande vecka blir det lättare att prioritera rätt saker. Förmodligen är de närmaste två veckorna väldigt bokade men om du tittar längre fram hittar du säkert lämpliga tider för veckomöten med dig själv.

För att öka din tidshorisont och få bättre översikt är även månadsmöten och kvartalsmöten lämpliga att ha regelbundet. Ju längre tid mellan dina möten desto bättre överblick får du på vad du bör prioritera. Ju mer du planerar tid för egna viktiga arbetsuppgifter desto mer tydliga i din vardag. Det ökar betydligt chanserna att du priori­terar dem. De arbetsuppgifter som inte är synliga i kalendern har en benägenhet att skjutas upp eller läggs på kvällar och helger.

Vilka är dina viktigaste arbetsuppgifter? Hur många procent tar de av din tid? Om arbetsuppgift X tar 30 % av din tid behöver du till exempel skapa utrymme i din kalender som motsvarar (40 timmar x 30%) 12 timmar per vecka. När på dagen passar det dig bäst för att göra arbetsuppgiften? Boka den i kalendern och visualisera ytterligare med en hjälpa av olika färger för de viktigaste arbetsuppgifterna.

När du gör dina arbetsuppgifter så tydliga är det mycket enklare att prioritera bland alla möten du ska delta i. Krockar ett viktigt möte med din bokade arbetsuppgift tar du ett aktivt beslut om du ska flytta din arbets­uppgift eller tacka nej till mötet. Ser du inte dina viktigaste arbetsuppgifter så tydligt är det lättare att både lura sig själv till att du hinner och att du av slentrian accepterar fler möten.

 

 

Prioritera medarbetarutveckling ger stora vinster

En viktig arbetsuppgift som chefer behöver prioritera är ledarskapet. Ledarskap handlar om att utveckla ansvarsområdet och medarbetare. Genom att systematiskt och konstruktivt satsa tid på medar­betar­ut­veckling ökar varje medarbetares prestationsnivå. Därför har chefer mycket att tjäna på att prioritera medarbetarutveckling. Medarbetarutveckling kan lösa många av befintliga problem.

Exempel: medarbetare håller inte deadlines, levererar dålig kvalitet, visar negativ attityd, är för passiv, kommer alltid för sent, stör ständigt med frågor trots att de vet. Exemplen är vanliga och en chef som har 15 medarbetare kommer märka enorm skillnad när varje medarbetare utvecklas och ökar sina prestationer.

 

När du utvecklar dina medarbetare systematiskt och optimalt, kommer det gagna dig som chef, dina medarbetare och företaget.

 

Stora vinster med medarbetarutveckling

Tänk om varje medarbetare ökade sina prestationer med 20 %. När chefer utvecklar medarbetares presta­tioner kommer de på sikt hinna mer på kortare tid. Det innebär i sin tur att chefer kan delegera mer arbets­upp­gifter till medarbetarna. Chefer får mer tid till mer komplexa frågor och deras ansvarsområde kommer visa bättre resultat framöver. Att satsa tid på medarbetarutveckling ger bara fördelar. För dig som chef, ditt ansvarsområde ert gemensamma resultat och företaget.

Tidigare kunde du läsa om att skapa tid för de viktigaste arbetsuppgifterna. En sådan arbetsuppgift är medarbetarutveckling. Oftast är som sagt kalendern mest bokad de närmaste veckorna. När du har längre tidshorisont och planerar lämpliga intervall för medarbetar­möten blir det mycket enklare om du bokar t ex sex månader i förväg.

När dina möten för medarbetarut­veckling närmar sig kommer mötesförfrågningar som vanligt. Men, då har du blockat tid för annat och blir då inte bokad (i första hand) på dina redan bokade tider. Därför är det så viktigt att planera in tider i kalendern för egna möten. Då sätter du av tid för de arbetsuppgifter du behöver prioritera. Samtidigt är det viktigt att det finns tider för annat (luft i kalendern).

Träffar du dina medarbetare regelbundet i förbokade möten under året kommer också det årliga medar­betar­samtalet gå mycket smidigare. Där skapar du och medarbetare en helhetsbild över vilka utvecklings­mål som ska nås till nästa medarbetarsamtal 12 månader senare. Samtalen under året blir årsmålens delmål, vilket kommer säkerställa att medarbetare utvecklas och når sina mål.

 

Sammanfattning

Dagens arbetssätt gör att vi springer för fort och gör det som är enklast – det mest akuta. Är det som prioriteras genomtänkt och verkligen viktigast? Eller ägnas tid åt arbetsuppgifter som kräver minst ansträngning och enklast att fixa? Det känns som om vi är supereffektiva. Problemet är att vi lurar oss själva.

Datoriserade mötesinbjudningar gör det för enkelt att tacka ja!
Möten är med teknikens hjälp väldigt lätt att boka. Men är det rätt möte att gå på? Har en analys gjorts på vad syftet och målet med mötet är? Eller är det endast på grund av slentrian som man accepterar inbjudan? Det är lättare att tacka ja än att behöva förklara varför man tackar nej. Många klagar på att det är för mycket möten. Men de har själva tacka ja till alla möten de är med på.

Planera regelbundet och minska risken för slentrianmöten
För att bli mer strukturerad är ett sätt att boka planeringsmöten med sig själv. För att öka din tidshorisont och få bättre översikt är förutom veckomöten även månadsmöten och kvartalsmöten lämpliga att ha regel­bundet. Ju längre tid mellan dina möten, desto bättre överblick får du på vad du bör prioritera. När du gör dina arbetsuppgifter tydliga är det mycket enklare att prioritera vilka möten du ska delta i.

Prioritera medarbetarutveckling
Ett av problem som ofta återkommer är medarbetares prestationer. Problem som medarbetare kan ha är att de inte levererar i tid, dålig kvalitet, negativ attityd, för reaktiva och passiva, kommer alltid för sent.

Tänk om varje medarbetare ökade sina prestationer med 20 %. Vilka stora fördelar det skulle ge dig som chef, ditt ansvarsområde och ert gemensamma resultat. Ju mer du satsar på att skapa optimalt sätt för att utveckla dina medarbetare, desto bättre kommer de att prestera.

Tack vare löpande medarbetarutveckling under året kommer era årliga medarbetarsamtal gå smidare och bli mycket enklare. Då sätts medarbetarnas ettåriga utvecklingsmål som görs om till delmål under de kommande månaderna till nästa årliga medarbetarsamtal.

 

Det skulle vara väldigt roligt om du vill dela med dig av dina erfarenheter. Skicka gärna ett mail till mig här!

 

Vill du lära dig mer om att få tid till tankar och utveckla medarbetare?

 

Tyckte du artikeln var intressant? Då kanske du också vill läsa:

Från händelsestyrt arbetssätt till systematisk målstyrning - Internova

3 tips på hur du minskar din stress på jobbet

 

 

 

 

 

Motivation som gäller för dagens arbeten!

7 tips på hur du lyckas med egna förändringar