Inledning
Många arbetsdagar innebär möten som avlöser varandra och finns det luckor mellan mötena hanterar vi tusentals uppgifter samtidigt. Förberedelser för möten skjuter vi ständigt upp eller hinns inte med. På möten är det många deltagare som chattar skickar mail. Tiden för reflektion och tidsplanering för nya uppgifter som mötet ledde till är minimal. Känner du igen dig?
Bristande förberedelser, lågt mötesengagemang, eller avsaknad av reflektion och utveckling efter möten är tyvärr vanligt. Många är vi som behöver stanna upp och rannsaka oss själva. Ineffektiva möten är också kostsamt för företaget. Tänk ett möte med 10 deltagare som varar i 2 timmar.
Det innebär (10 x 2) 20 arbetstimmar som i värsta fall blir bortkastad tid. Därför är det oerhört viktigt att vi skapar fler effektiva möten som engagerar deltagarna och gör nytta. Är du chef är det ännu viktigare att du agerar mötesförebild både för dina medarbetare och för andra.
I denna blogg kommer du lära dig vad som krävs för att som mötesledare skapa effektiva möten. Som hur du skapar stort engagemang hos deltagarna, och hur du får dem att känna sig delaktiga.
Att förbereda mötesdeltagana är a och o för effektiva möten
När du vill kalla till ett nytt möte är det bara du som vet innehållet. Om dina tankar om mötesinnehållet är otydliga vid mötesinbjudan, riskerar mötesdeltagarna inte få tillräcklig information och bra förutsättningar i förväg.
Eftersom det är enkelt att acceptera mötesförfrågningar vilket innebär att du förmodligen få 100% acceptans på din mötesinbjudan (om du är ute i god tid). Så bra tänker du. Nu är mötet bokat och du lämnar mötestankarna till någon dag före mötet.
Det räcker absolult inte!
Förmodligen vill du ha ett möte med stort engagemang från deltagarna, härlig stämning och många kloka tankar.
Om inte mötesdeltagarna får viktig information i god tid samt får deltagarna att förbereda sig, kommer inte mötet bli bra. Det är inte mötesdeltagarnas fel – det är ditt.

Två varianter på när chefer hanterar rollen som mötesledare vid ett stormöte.
Exempel 1 – Mikaels tillvägagångssätt att förbereda och genomföra ett stormöte
Mikael har skickat ut mötesinbjudningar med en agenda. Han vet att stormötet är om sex veckor, men det är ju så långt dit så han skjuter ständigt upp förberedelserna. Några dagar före stormötet börjar han förbereda mötet och inser att det är mer omfattande än vad han trodde. Han suckar och stressen ökar när han konstaterar att det blir mycket övertid för att hinna. Tre kvällar före stormötet ägnas åt förberedelser. När väckarklockan ringer dagen för stormötet är Mikael extremt trött och har ingen energi.
På stormötet möter deltagarna en trött chef, och de flesta vet inte vad mötet ska handla om. Syftet med mötet är att presentera en positiv förändring och skapa inspiration, men Mikael lyckas inte. Mötesdeltagarna, som ska verkställa det som avhandlas, saknar förståelse och motivation, vilket får förödande konsekvenser efter mötet när alla förändringar ska implementeras.
Efter mötet måste Mikael ägna mycket tid för att övertyga medarbetarna om hur viktig förändringen är. Samtidigt pågår arbetet med alla förändringsaktiviteter. Resultatet blir att förändringsmålen inte uppnås inom utsatt deadline.
Exempel 2 – Johans tillvägagångssätt att förbereda och genomföra ett stormöte
Johan har regelbunden bevakning av framtida aktiviteter i sin kalender. När han ser stormötet om sex veckor bokar han in ett eget planerings-möte fyra veckor innan stormötet. Under planeringsmötet gör han en handlingsplan för alla aktiviteter som behövs inför stormötet samt deadlines för när de ska vara utförda.
Först funderar han, ställer frågor till sig själv och skriver upp allt han behöver göra:
- Förbereda mötesdeltagare genom att skicka information med syfte, mål och agenda för mötet.
- Hur kan jag få deltagarna att prioritera förberedelser inför mötet? Hitta några frågeställningar och/eller en uppgift som skickas till deltagarna två veckor före stormötet.
- Vilken information behöver han själv? Vem ska han fråga?
- Hur ska mötet gå till för bästa dynamik (grupparbeten, presentationer, gruppenergi)?
- Hur får han störst delaktighet?
- När kan han göra presentationen?
- Är det lämpligt med andra delansvariga för några punkter? Vilka punkter? Vem? Delegera utvalda punkter och ha förmöten med berörda.
Allt som Johan kommer på som ska göras inkluderas i hans handlingsplan där varje arbetsuppgift får ett datum när det ska vara klart.
När handlingsplanen är komplett, planerar Johan in tider för alla uppgifter i sin kalender som egna möten. Han bokar också förmöten med dem som har ansvar för delar av mötet.
Före stormötet är deltagarna mentalt förberedda och vet syfte, mål och agenda, samt har fått uppgifter att presentera och diskutera. De är nyfikna på vad mötet kommer att leda till. Johan är en alert mötesledare som skapar inspiration och involverar alla mötesdeltagare med olika aktiviteter. Dessutom är det andra som också pratar vilket skapar dynamik. Det finns en tydlig process för vad som händer efter mötet.
Resultatet av mötet blir motiverade deltagare som vill lyckas med sina nya uppgifter. Nästa möte är om två veckor och då ska målen tas fram. Alla deltagare har fått uppgifter till mötet för målframtagningen.
Magin i ett bra möte är allt arbete som görs i förväg.
Bill Russell
Varför blir Johans möte så bra?
Det kan tyckas att Johan lägger onödigt mycket tid för att förbereda ett möte. Men det gör stor skillnad redan på mötet. Anledningen är att deltagarna känner sig delaktiga i förändringsprocessen redan från start. Därför vill alla vara med i Johans förändringsbåt.
Med mötesdeltagare som är engagerade och delaktiga i en förändringsprocess från start blir sedan implementeringsprocessen så mycket enklare. Alla har med glädje följt med på Johans båt och vill vara med på resan. Då kommer också förändringsprocessen skapa så mycket bättre resultat jämfört med Mikael (exempel 1).
Mikael måste däremot ägna mycket stor tid efter stormötet för att få berörda för att vilja följa med i hans båt, Den tiden kunde i stället ägnas åt att genomföra och följa upp beslutade förändringar. Risken är mycket stor att deadline för förändringsarbetet inte uppnås.
Tre viktiga aspekter för mötesledare för att skapa effektiva möten
1 Förbered dig och mötesdeltagarna i god tid
Planera mötesinnehållet i förväg så att alla kan förbereda sig. Möten som till exempel idégenerering, beslutsfattning och strategiframtagning kräver att deltagarna är väl förberedda för att kunna bidra effektivt.
Som mötesledare måste du planera för och vidta åtgärder som effektiva möten kräver.
Mötesledarens förberedelser:
Innehåll, mål och syfte med mötet, agenda. Uppgifter/frågor för deltagarna för att sätta sig in i innehållet och kunna bidra med hög kvalitet. Plan för att nå mötesmålet – tillräckligt med tid? Behövs fler möten?
Mötesdeltagarnas förberedelser
Läsa mål och syfte, läsa agendan, göra uppgifterna. Beroende på sammanhang kan svaren skickas till mötesledaren i förväg för sammanställning till mötet och/eller delge dem vid mötet.
2 Skapa engagerade och delaktiga mötesdeltagare
Efter mål, syfte och agenda är presenterad är det viktigt att öka deltagarnas engagemang. Be dem presentera sina tankar på frågorna/uppgifterna de fått i förväg.
Är det många deltagare kan bikupor (on site) eller chattrum (online) användas för att öka interaktionen. Fortsätt gärna mötet med en blandning av egen presentation och interaktioner. Till exempel genom att ställa öppna frågor för att ventilera tankar och skapa dialoger.
Slutligen sammanfattas mötet och säkerställ att alla punkter som kräver åtgärder har en ansvarig utsedd samt att var och en vet vad som ska göras och deadline för varje uppgift eller målområde.
En chefs förmåga att göra möten där tankar ventileras, är förmodligen en organisations största tillgång. Nancy Kline
3 Följa upp mötesbeslut för att fastställda åtgärder blir genomförda
Säkerställ att alla vet vad som förväntas av dem efter mötet genom att ansvariga är utsedda och följ upp åtgärderna regelbundet. Dels genom individuella uppföljningar, dels i gruppsammankomster.
Finns det mer komplexa mål med längre deadlines, kan det vara lämpligt att be målansvariga om handlingsplaner med aktiviteter och deadlines fram till måldatum.
Då blir det tydligt för dig att ansvariga vet vad de ska göra och hur de ska nå målen samt att ni har bra underlag för måluppföljning.
Fördelarna med mål och handlingsplan är att ansvarig måste tänka ut hur de vill nå ett mål, chefen får veta att ansvarig har koll. Handlingsplanen är också ett utmärkt underlag för uppföljning av processen fram till måldatum.

Fem Tips - Hur du skapar engagerande och effektiva möten
- Definiera alltid mål och syfte
Tydliggör vad mötets mål och syfte är. Varför ska mötet hållas och vad ska vi uppnå? Inkludera detta med agendan som skickas ut i god tid i förväg. - Agenda finns och är utskickad i god tid
En tydlig agenda hjälper alla att vara fokuserade och förberedda. Genom att sätta start- och sluttider för varje punkt får du koll på att varje punkt hålls inom sin tidsram. Om någon punkt tar längre tid än planerat, kanske ett extra möte behöver bokas för det ämnet. - Få mötesdeltagarna att förbereda sig i förväg
Skicka två till tre frågeställningar med agendan för att öka möteskvaliteten. Förberedda deltagare bidrar med bättre idéer och dialoger. Dessutom blir det betydligt lättare att på mötet komma längre i dialogerna med hjälp av följdfrågor och djupare dialoger/diskussioner. - Mötesledaren låter deltagarna interagera
Blanda presentationer med konversationer och använd grupprum, grupparbete eller bikupor för att öka interaktionen. Korta presentationer, öppna frågor och mycket dialog skapar engagemang och delaktighet. - Plan för den viktiga uppföljningen
Sammanfatta mötet och säkerställ att alla vet vem som ansvarar för vad och när det ska vara klart. Efter mötet skickas tydliga mötesanteckningar och en aktivitetslista med utsedd ansvarig för varje aktivitet.
Avslut
Jag hoppas att du har fått några nya insikter i och ökad förståelse för vikten av att förbereda möten i god tid, samt att skapa stort engagemang och betydelsen av delaktighet. Nu kan det vara dags för dig att reflektera över hur du vill göra för att skapa dina effektiva möten som mötesledare.
Välj några få förändringar och fortsätt sedan med fler efter hand som förändringar blir nya vanor. I stället för att själv komma på förbättringar kan du med fördela involvera mötesdeltagare/medarbetare. Genom att tänka och komma på idéer tillsammans blir det bättre idéer eftersom ni är fler, samt att du samtidigt skapar den berömda delaktigheten. När ni sedan har era möten kommer det blir lättare att förbättra dem tack vare att alla vet vad ni vill förbättra och hur ni kan göra för att lyckas.
Mer kunskap om effektiva möten?
eller företagets utvecklingsbehov!