Inledning
Målstyrt arbetssätt är vanligt när det gäller avdelningar, företagsledning med mera. Men för den enskilde individen är händelsestyrt arbetssätt mycket vanligare i dagens företag. Det är en ständig stress att hinna alla deadlines, mail och chatt ropar ständigt på uppmärksamhet och kalendern är fullproppad med möten. När blir det tid för att göra egna uppgifter? Det känns som om man skulle behöva arbeta dygnet runt.
Risken är stor att vi arbetar för händelsestyrt. Men det finns sätt som ger en bättre balans mellan allt som händer och tid för egna arbetsuppgifter. I denna artikel kommer du läsa hur du själv kan skapa ett mer målstyrt arbetssätt.
Multitasking är inte rätt väg
I dagens företag och organisationer är merparten av anställda tjänstemän. Många anställda kan därför påverka mycket av sin dagliga prestationsnivå. Att prioritera de viktigaste arbetsuppgifterna är därmed oerhört viktigt.
Tillgången till stora mängder information och möjligheten till snabb kommunikation via många kanaler gör att vi ständigt har ”stand by” läge. Vi skriver, tar emot och väntar på mail/chatt m m, använder flera datorprogram samtidigt, svarar lätt ja till möteskallelser och på möten tar vi med datorerna med så vår multitasking kan fortsätta.
Det verkar som om vi tror att effektivitet mäts i hur mycket vi gör samtidigt. Forskning visar att det är precis tvärtom. Genom att göra två saker samtidigt (som kräver koncentration), tar det totalt 25 % längre tid att få dem klara än om vi gjort dem en och en.
Genom att istället göra en sak i taget blir vi mer fokuserade och dessutom mindre stressade. Det är en bra väg till ett mer strukturerat och målstyrt arbetssätt.
The secret of your future is hidden
in your daily routine.
Mike Murdock
Bli mer produktiv och minska din stress med målstyrt arbetssätt
Eftersom vi har ett ständigt flöde av kommunikation, uppgifter och störningar är risken stor att vi missar helheten på vårt arbete. Vi ser endast det som vi har på vårt ”to-do” lista för dagen. Alla andra arbetsuppgifter vi inte synliggör blir därför mer abstrakta.
För att se helheten på ditt arbete är ett sätt att konkretisera dem. Synliggör dina arbetsuppgifter med att skriva upp dem. Titta på listan och fundera på vad du behöver göra den närmaste månaden. Skriv upp de absolut viktigaste uppgifterna. Därefter sätter du mål på vad du vill ha uppnått med varje arbetsuppgift när månaden är slut. Nästa steg kan vara att göra en grov uppskattning på hur mycket tid du behöver för att genomföra varje mål.
När du synliggör dina arbetsuppgifter, desto mer konkreta blir de och lättare att komma ihåg.
När du har satt mål på uppgifterna för nästa månad kan du planera när du ska göra dem. Vissa uppgifter går snabbt och kan skrivas på en ”att göra lista”. Andra arbetsuppgifter kanske tar flera timmar och kan bokas som egna arbetsmöten i din kalender. Fördelarna med att boka tider för egna möten är att de blir synliga, de är planerade, samt att du har avsatt tid för dem.
När kalendern har en mix med egna arbetsmöten och andra möten kommer det också bli lättare att prioritera rätt uppgifter varje dag. Du känner att du kommer hinna, vilket också innebär att din stress minskar.
Med egna arbetsmöten med tydliga syften och mål i kalendern, blir det mycket lättare att prioritera de viktigaste arbetsuppgifterna varje dag.
Ulla Lilliehöök
