Inledning
Ständigt för mycket att göra och för lite tid? Saknar du en struktur för att planera och prioritera dina arbetsuppgifter?
Tackar du av slentrian ja till alla mötesinbjudningar?
Går för mycket tid åt att ständigt svara i telefon och via mail/chatt?
Om du känner igen dig kan det vara dags att bli mästare på planering och prioritering. Annars är risken stor att dina arbetstimmar ökar med kvälls- och helgarbeten som följd. Läs här om fyra områden som hjälper dig öka din produktivitet och minskar din stress.
Hur hög är din produktivitet idag?
Tidigare var jag den först att svara ja på frågorna ovan. När jag arbetade som regionchef i datorbranschen blev jag väldigt bra på att öka mina arbetstimmar. När arbetstiden hade kommit upp till 65 timmar/vecka i snitt fick jag nog. Det måste finnas ett annat sätt att arbeta. Min lösning blev att anlita en extern coach. Jag utvecklades från att vara händelsestyrd till at bli mer målstyrd. Bland annat minskade arbetstiden till 45h/vecka, ny filial öppnades och omsättningen ökade med 40%.
Den stora skillnaden i mitt arbetssätt var att min egen produktivitets ökade markant inom normal arbetsid. Tänk så stor skillnad man kan göra själv genom att arbeta annorlunda.
Detta är många år sedan och jag har under mer än 20 år själv arbetat som coach och utbildare. Under åren har jag utvecklat cirka 2000 personer inom Time Management. Min erfarenhet och egna utbildningar har resulterat i fyra huvudområden:
- VISUALISERA
- STRUKTURERA
- PLANERA
- EFFEKTIVISERA
Du kommer nu få en kort genomgång av dem. När du anammat dem kommer både din produktivtet och välmående att öka – varje dag.
Ju mindre du planerar och prioriterar de uppgifter som är viktigast, desto fler timmar måste du arbeta.
Ulla Lilliehöök
Fyra områden för att öka din produktivitet – varje dag!
1 VISUALISERA dina arbetsuppgifter för att få ett tydligare helhetsperspektiv.
Med ”kunskapsarbeten” är det vår hjärna som ständigt måste vara alert och kunna arbeta för att utföra alla arbetsuppgifter. Så länge du har arbetet i ditt huvud är det risk att glömma vissa eller skjuta upp dem för länge. Därför är det viktigt att synliggöra alla huvudarbetsuppgifter. Både de du gör idag och de du borde göra men inte hinner. Du får en tydlig helhet i stället för att se varje arbetsuppgift för sig.
2 STRUKTURERA genom rätt prioritering så att du vet exakt vilka uppgifter som måste bli klara och när.
Genom att strukturera vad som ska göras kommer du att prioritera rätt arbetsuppgifter. Det innebär att rätt saker blir genomförda. Av alla huvudarbetsuppgifter du har som ska göras en viss tid. Vilka är ett måste just nu, vilka är mindre viktiga och vilka kan vänta?
Här används översikten från område 1 VISUALISERA för att fundera på vad som är absolut högsta prioritet att bli färdig för den märmaste perioden – till exempel en månad. När du valt uppgifter inom respektive huvudområde, sätts mål, deadlines samt en uppskattning på hur lång tid varje uppgift tar att genomföra.
3 PLANERA prioriterade arbetsuppgifter med egna möten som tar hänsyn till hur mycket arbetstid som finns i verkligheten.
För att kunna utföra rätt arbetsuppgifter inom utsatt tid är planering mycket viktigt. Den hjälper dig att få veta hur långt tid du har på dig innan en uppgift ska vara färdig och hur vilka fler arbetsuppgifter som ska hinnas med parallellt. Bokas arbetsuppgifter i kalendern som egna arbetsmöten blir det lättare att prioritera rätt arbetsuppgifter varje dag. Du blir mindre händelsestyrd och mer målstyrd.
4 EFFEKTIVISERA för att minska tid till vissa arbetsuppgifter och för att öka tiden för de som är viktigare
Ju mer kunskap och erfarenhet du har om ditt arbete desto effektivare kan de utföras. Genom att undersöka hur lång tid en uppgift tar i dag, idéer på vad som kan effektivisera uppgiften, testa idéerna i verkligheten kan åtgärderna göra stor skillnad på effektiviteten, utan att göra avkall på kvaliteten. Ju fler uppgifter som kan effektiviseras desto mer tid kommer att sparas.
