Inledning
Ledarskap som främjar lärande och förändring är viktigare än någonsin i dagens företag. Men för att lyckas behöver chefer bli duktiga ledare. Företag vars anställda ständigt förbättrar sitt arbete och ökar sina prestationer har stora fördelar. Med ett ledarskap som uppmuntrar, stödjer och driver medarbetares utvecklingsprocess kommer medarbetare lära sig hur de kan utveckla sig själva och sitt arbete. Det gör att de kommer bli mer positiva till förändringar. Då kommer också företag lyckas med sina utvecklingsbehov och nå sina förändringsmål.
I denna artilkel kan du läsa orsaker till chefers bristande kompetens i ledarskap. Dessutom tips på hur man kan göra för att bli ledaren som gör lärande och förändring till en naturlig del i alla medarbetares arbete.
Orsaker till chefers ofta låga kompetens i ledarskap
Bild 1 – Arv från industrialismen, 2 – Ineffektivt arbetssätt, 3 – Framtiden är abstrakt
De flesta chefer är väldigt duktiga på chefskapet (förvaltning). Det finns flera orsaker till chefernas ”överkompetent” på chefskap och ”underkompetent” på ledarskap. Det behöver finnas en balans mellan ledarskap och chefskap beroende på vilken fas företaget är i.
Här är tre orsaker till att chefskapet används i så stor utsträckning att ledarskap som främjar lärande och förändring ofta hamnar på undantag:
1 Arv från industrialismen
Början på 1900-talet när löpande band blev framgångsrikt vad det ordning och reda som gällde. Chefen tänkte och bestämde, medarbetare lydde och utförde. Förvaltning och chefskap var det som passade bäst då.
2 Ineffektivt arbetssätt
För att chefer ska hinna med både operativa och strategiska uppgifter måste de vara bra på att leda sig själva – time management. Chefer som är ostrukturerade och arbetar ad hoc, startar ständigt akuta bränder. Det saknas alltid tid för att förbättra dagens återkommande problem. Dessutom sprids chefers arbetssätt, vilket ökar risken för att alla arbetar lika ineffektivt och händelsestyrt.
3 Förvaltning och nutid är konkret – utveckling och framtid är abstrakt
Förvaltning (chefskap) innebär att man producerar det man ska varje dag, varje vecka, varje år. Utveckling (ledarskap) är de insatser som utvecklar ansvarsområdet och att arbeta mot en tydlig vision. Därför upplevs förvaltning konkret och därmed enklare. Utveckling är något diffust som handlar om framtiden.
Utbilda chefer i ledarskap som främjar lärande och förändring
När medarbetare har haft en befattning några år har de djup kunskap om sina arbetsuppgifter. Det innebär att de också har kunskap i vad som skulle kunna förbätras. Men för att medarbetare ska utveckla sig själva och sitt arbete behöver de veta och förstå att de själva kan åstadkomma förändringar. De behöver lära sig se möjligheterna vad som kan förbättras och ta fram de åtgärder som gör att förändringarna blir verklighet. Syftet med utvecklingen är att effektivisera arbetet och målet är att frigöra tid till andra, nya arbetsuppgifter. Resultatet blir att medarbetare ökar sin produktivitet, minskar eventuell stress och blir mer självgående.
För att medarbetare ska lyckas med att lära, förbättra, samt vilja öka sina prestationer måste de få bra förutsättningar. Det kräver ett ledarskap som uppmuntrar, stödjer, driver och återkopplar medarbetarens utvecklingsprocess.
För att hantera dagens problem i arbetet måste företag premiera en företagskultur där lärande och förändring är en naturlig del av allas arbetsuppgifter. Ett sätt för företag att lyckas är att utveckla chefer i coachande ledarskap. Först lite om coaching.
”Ledarskap är att frigöra människors potential att bli bättre”
Bill Bradley
Vad är coaching i arbetssammanhang?
Coaching fokuserar på framtida möjligheter – inte tidigare misstag. Det innebär att coacha en medarbetare till att förändras från dagens nuläge till ett önskat läge med ett datum när målet ska vara uppnått. Det handlar inte om att döma och klaga på medarbetarens tidigare prestationer. Det handlar om att konstatera problem/behov, och vara överens om det. Därefter fokusera på att coacha medarbetaren till att i första hand själv hitta lösningar på problemet.
Coaching innebär att hjälpa en individ eller en grupp att förändra genom att personen/gruppen själv kommer på hur individen/gruppen vill göra för att lyckas. Det låter kanske flummigt. Tack vare att det sätts mål på vad som ska förändras och deadline på när det ska vara uppnått blir utvecklingen tydlig. Exempel på behov av förändring individuellt kan vara medarbetares arbetssätt (ökad effektivitet, högre kvalitet, klara deadlines) eller färdigheter/attityd (mer positiv, passa tider, tydligare kommunikation). Exempel på förändringar för en grupp kan vara ökad möteskvalitet, ökat engagemang, bättre vi-känsla.
När mål och deadline är överenskommet är det viktigt att personen som blir coachad får ansvaret för att själv göra de åtgärder som leder till utvecklingsmålen. Här menas att medarbetaren både kommer på vad som behöver göras för att nå målet. Medarbetaren ansvarar för att genomföra de aktiviteter som leder till önskad förändring.
Läs gärna mer bloggen 10 Fördelar med coaching som utvecklingsmetod
Coachande ledarskap främjar lärande och utveckling
Ett coachande ledarskap innebär att ta tag i problem/behov genom att prata med respektive medarbetare eller ett team. Tillsammans kommer ni fram till vad medarbetaren/teamet behöver förändra. Datum (deadline) för när det kan vara löst och dialog om hur medarbetaren/teamet vill göra för att lösa problemet.
Bild 1 – Årligt medarbetarsamtal med utvecklingsmål, bild 2 – Medarbetare och chef i 8-10 regelbundna 1-1 möten för uppföljning, feedback och uppmuntran, bild 3 – Nytt årligt medarbetarsamtal för att säkerställa resultatet av utvecklingsmålen samt sätta nya årsmål.
Coacha medarbetare
I praktiken innebär det att chef och medarbetare är överens om vilka mål som ska uppnås och deadline för när det ska vara uppnått. Ett bra verktyg för årsmål är det årliga utvecklingssamtalet (se bild 1 ovan). Efter det samtalet finns en struktur där chef och medarbetare träffas regelbundet (bild 2). Chefen träffar medarbetaren (till exempel en gång varannan vecka eller 1 gång/månad). På dessa möten driver chefen medarbetarens utvecklingsprocess, är ett stöd, ger feedback och följer upp resultaten. Vid varje möte sätter medarbetaren delmål till nästa möte.
Genom att strukturera 1–1 möten kan en viss del av mötestiden (50%) användas till att diskutera konkreta arbetsuppgifter med mera. Resterande tid till att följa upp hur det går med medarbetares utvecklingsmål. Tack vare att medarbetarens alltid sätter delmål för sin utvecklingsprocess till nästa 1–1 möte blir lärande och förändring en naturlig del av medarbetarens arbete.
Vid nästa årliga utvecklingssamtal kommer medarbetarens utvecklingsmål vara uppnådda. Tack vare regelbundna 1-1 möten kommer det årliga samtalet kännas mycket enklare och blii mer konstruktivt (bild 3). Detta är ett exempel på ett ledarskap som främjar lärande och utveckling.
När varje medarbetare ständigt utvecklar sitt arbetssätt och sina färdigheter kommer ni göra ännu bättre resultat. Medarbetare ökar sitt självgående, motivation och prestation. Som chef får du mer tid över till långsiktiga arbetsuppgifter eftersom dagliga operativa problem/frågor kommer att minska.
