Ledarskap som främjar lärande och förändring

Ledarskap som främjar lärande och förändring är viktigare än någonsin i dagens företag. Alla i ett företag eller en organisation måste bli bättre på att lära nytt och utvecklas för att företaget ska bli framgångsrikt. Oavsett var de arbetar. Men! De behöver chefer med ett ledarskap som främjar lärande och förändring av företag och anställda. Ett ledarskap som gör förändringsarbete till en naturlig del av anställdas arbetsuppgifter.

Företag vars anställda ständigt förbättrar sitt arbete och ökar sina prestationer har stora fördelar. Här har cheferna en viktig roll. De behöver djup kompetens i hur man leder människor. Med rätt ledarskap kommer medarbetare att tycka det är roligt med förändringar. Då kan också företag lyckas med sina utvecklingsbehov och nå sina förändringsmål. Här kan du läsa vad chefer behöver för ledarskap som främjar lärande och förändring till att bli en naturlig del av anställdas arbetsuppgifter.

Av Ulla Lilliehöök Executive Coach, Internova & Co AB – MAJ 2019

Inledning

När 1000 executives från hela världen blev tillfrågade vad som är viktigast att fokusera på framöver var det varken terrorism eller klimatförändringar som kom etta. Det var att utveckla nästa generationers ledare. Nummer 2 var att misslyckas med att attrahera och behålla topp talanger. ”Global Leadership Forecast 2018”

Nummer 1 i en global undersökning blev
att utveckla nästa generationers ledare.

Inom området ledarskap var det flertalet områden som behöver utvecklas. Bland annat: ökad ledarskapskvalitet, strategi- och affärsplanering samt värdebaserat ledarskap.

Orsaker till chefers bristande kompetens i ledarskap

De flesta chefer – undantag kreativa yrken, produktutveckling m fl – är väldigt duktiga på chefskapet (förvaltning). Det finns flera orsaker till chefernas ”överkompetens” på chefskap och ”underkompetens” på ledarskap.

Här är fyra orsaker till varför chefskapet används i så stor utsträckning att ledarskap som främjar lärande och förändring hamnar på undantag:

1 Arv från industrialismen

Början på 1900-talet när löpande band blev framgångsrikt vad det ordning och reda som gällde. Chefen tänkte och bestämde, medarbetare lydde och utförde. Förvaltning och chefskap var det som passade bäst då. Läs mer i bloggen: ”Motivation som gäller och inte gäller för dagens arbeten!”

2 Curlande ledarstil

Efter det rådande chefskapet från industrialismen som ofta var auktoritärt, blev chefer mer och mer curlande. Det vill säga att de ständigt sopade isen till medarbetarna. Cheferna var fixare och medarbetarna fick ständigt hjälp. Konsekvenserna blev att cheferna inte hann med sitt eget arbete på dagtid så de var tvungna att arbeta kvällar och helger för att hinna ikapp. Med curlande ledarstil fanns det varken ork eller tid över till ledarskap och utveckling för framtiden.
Läs mer i bloggen: ”Från Curlande till Coachande chef”

3 Ineffektivt arbetssätt

Chefer måste vara duktiga på att leda sig själva. Chefer som är ostrukturerade och arbetar ad hoc blir det ständiga brandsläckningar och någon tid för framtiden finns aldrig. Är det riktigt illa saknas medvetenhet om att man arbetar helt felaktigt, man bara springer fortare och fortare. Ineffektivt arbetssätt går åt till att ständigt släcka alla bränder som uppstår. Man ägnar ingen tid att förbättra dagen problem vilket gör att de återkommer. Ekorrhjul med 100% förvaltning – ingen utveckling sker (moment 22).
Läs mer i bloggen: ”Vi är fartblinda och ser inte hur fel vi arbetar”

4 Förvaltning är konkret – utveckling är abstrakt

Förvaltning innebär att man producerar de man ska varje dag, varje vecka, varje år. Utveckling är de arbetsuppgifter som utvecklas ansvarsområdet och att ha en tydlig vision. Därför upplevs förvaltning konkret eftersom man arbetar med det man ska och utveckling är något som handlar om framtiden, okända saker och upplevs därmed diffust (abstrakt). Det känns mycket enklare att arbeta med det som är här och nu än det som komma ska. Därför är det extra viktigt att avsätta tid för framtidsfrågor och utveckling.
Läs mer i bloggen: ”Skillnaden mellan chefskap och ledarskap”

Utbilda chefer i ledarskap som främjar lärande och förändring

Medarbetare som haft sitt arbete ett tag har mycket kunskap om sina arbetsuppgifter. För att medarbetare ska kunna utveckla sig i sitt arbete behöver de förstå att de själva kan åstadkomma mycket själva, se möjligheterna i vad som kan förbättras och effektiviseras och hitta åtgärderna som gör att förändringarna blir verklighet. Syftet är att frigöra tid till andra, nya arbetsuppgifter.

För att medarbetare ska lyckas med att lära, utvecklas samt vilja öka sina prestationer måste de få rätt förutsättningar och insatser. Det behövs initiativ från chefen, lämpliga verktyg och metoder för att skapa en förståelse att förändring är en del av allas arbetsuppgifter.

Målet behöver vara att alla i företaget ser förändring som en del av sitt arbete. Det behöver skapa vanor som gör att de med automatik tänker på hur de ständigt kan förändra, förbättra. Medarbetare behöver lära sig hur de kan utveckla sitt eget arbete, se fördelarna med det, sätta mål, få stöd på vägen till målet och regelbunden konstruktiv återkoppling. Då kommer alla anställda också att öka sina prestationer.

Steg 1 i denna spännande resa är att se över företagets ledarskapskompetens. Medarbetarna är inte orsaken till låga prestationsnivåer. Det är chefers generellt bristande kompetens i ledarskap som är det största hindret i att alla anställda inte presterar på den toppnivå de har kapacitet till.

Skillnader på chefskap (förvaltning) och ledarskap (utveckling)

Vad innebär förvaltning respektive ledarskap?

Förvaltning (chefskap/management) innebär styrning, kontroll, problemlösning, organisera resurser, ordning och reda, budget och uppföljning.

Utveckling (ledarskap) innebär att sätta färdriktningen (vart ska vi), motivera till handling, tänka nytt, skapa strategier och vision, utveckla företaget, förbättra arbetssätt, rutiner, processer m m.

Problemet många företag har idag är att chefer har obalans mellan förvaltning och utveckling. Många fokuserar 100 % på förvaltning. Riskerna med att enbart arbeta med förvaltning blir att chefer inte hinner med att utveckla varken sin avdelning eller sina medarbetare. Företag med chefer som har lämplig balans mellan utveckling och förvaltning kommer lyckas bättre.

När företag enbart fokuserar på förvaltning kommer ingen utveckling och förändring att ske. Företag som endast arbetar med utveckling får inte förvaltningen att fungera. Båda områden är viktiga, men det gäller för företag att säkerställa den bästa fördelningen beroende på företagets behov, chefsnivå, och avdelningars behov.

Här är förslag på fem steg på hur ett företag kan gå tillväga för att utveckla ledarskap som främjar lärande och förändring:

1. Företagets ledning gör en omvärldsanalys samt skapar en övergripande kunskap om vad bra ledarskap innebär för att ta fram underlag för företagets ledarvision. Här behövs också kunskap om vikten av att skapa och utveckla en företagskultur som främjar lärande och utveckling
2. Klargöra för alla chefer vad syftet med ledarvisionen är, presenterar resultatet från omvärldsanalysen, informerar fakta om vad bra chefskap och ledarskap är samt skapar en ledarvision tillsammans
3. Fastställa strategier som främjar ledarvisionen med hänsyn till chefsnivå i företaget (ledningsgrupp, första linjens chefer, andra linjens chefer, teamledare, projektledare) och avdelningar. Ju högre chefsnivå, desto mer fokus på ledarskap/utveckling. Alla chefer informeras om strategierna.
4. Cheferna i 1) respektive nivå och 2) avdelning, sätter långsiktiga mål för fördelningen mellan chefskap och ledarskap i procent samt tydliggör vad det innebär.
5. Chefer lär sig hur de skapar sin ”målbalans”, förståelse för vad ledarskap innebär (teori) samt lär sig att bli duktiga ledare (praktik) genom att träna mellan utbildningstillfällena.

I samma företag kan fördelningen i procent förändras över tid beroende på företagets behov, bransch och omvärld. Läs mer i bloggen: ”Skillnaden mellan chefskap och ledarskap”

En ledarstil som fokuserar på utveckling – både arbetet och människorna

Coachande ledarstil fokuserar på förändring och utveckling. Om du som chef först diskuterar med medarbetare om vad som behöver utvecklas. Nästa steg blir att få medarbetaren själv sätta konkreta mål på vad som ska förändras. Därefter coachar medarbetaren på hur han/hon vill göra för att nå målen.

Ju mer ansvar du ger någon annan, desto mer motivation känner de för att göra ett bra arbete. Så länge ni är överens om vad målen är, blir det mycket roligare för medarbetarna när de själva får välja hur de vill nå målen. Däremot är det viktigt att du som chef är ett stöd på vägen, samt ger regelbunden återkoppling på hur du ser på medarbetarnas resultat fram till målen.

Vad coaching innebär

Coaching innebär att få andra att själv göra upptäckter i hur de kan förbättra sitt arbete. Till exempel för att utveckla medarbetare i att bli effektivare, planera bättre, samarbeta, strukturera sitt arbete eller sätta tydligare mål.

En coachande chefs uppgift är att tillsammans med medarbetare:

• Sätta mål (för utveckling, arbetet, karriären)
• Vara ett stöd under vägen
• Ge återkoppling på hur det går för medarbetaren
• Coacha medarbetare att hantera eventuella hinder genom att de själva hittar lösningar för att nå målen.

Fördelar för chefer som coachar medarbetare regelbundet, får medarbetare som ökar sina prestationer och blir mer självgående. Efter hand kommer de lära sig att leda sig själva för att utveckla sitt eget arbete och förbättra sina prestationer. När människor uppmuntras att själv upptäcka vad de kan förändra gör att motivationen kommer inifrån dem själva. Därför är coaching ett lämpligt verktyg för att få ett ledarskap som främjar lärande och förändring.

När coachande ledarskap börjar användas som ett utvecklingsverktyg behövs coachmöten oftare i början, till exempel en timme varannan vecka. På sikt kan 6 gånger/år vara tillräckligt. Det skiljer också från medarbetare beroende på deras behov. Tack vare att de har lärt sig metoder och fått verktyg i hur de själva kan utvecklas i sitt arbete och som människa.

Vill du läsa mer? Coaching är vägen till framgångsrik företagsförändring och utveckling, Hur coaching ökar anställdas kompetens, motivation och prestation, Min resa från kontrollchef till coachande ledare

1 Medvetenhet och ansvar

Ett första steg i medarbetarutveckling är att ta reda på om medarbetaren är medveten om aktuellt problem eller behov. Så länge någon är omedveten kan heller inte någon förbättring ske. Målet är att få medarbetaren att själv reflektera och få insikt i vad  nuvarande beteende orsakar för problem. Medarbetaren behöver att själv förstå vad de negativa konsekvenserna innebär, beroende på hens beteende för att förändring ska lyckas.

Andra steget innebär att medarbetare känner och tar ett ansvar för att nå uppsatta mål. När en medarbetare känner att motivationen dalar eller problem uppstår, är det viktigt att de känner ansvarar för att be om hjälp. Ett möte kan hjälpa medarbetaren att hitta tillbaka till rätt väg, genom att coacha medarbetaren. När medarbetare uppmuntras till att själv komma på hur han/hon vill ökar också motivationen för att genomföra uppgiften. Om medarbetaren saknar idéer kan förslag ges, men inte förrän det verkligen är nödvändigt.

Ju mer en människa lär sig att själv hitta lösningar på problem desto mer
självgående blir hon. Fördelaktigt för medarbetaren, chefen och företaget.

2 Inre motivation är a och o

När en medarbetare själv kommer på hur hen kan göra för att lösa sitt problem blir hen entusiastisk över sin nya insikt och därmed väldigt motiverad till att lösa problemet. Om chefen bestämmer i detalj hur hen ska göra eller ger massor av egna tips minskar motivationen och medarbetaren känner mindre ansvar för att förändra. Idéerna har inte kommit inifrån dem själva.

Även om medarbetaren gör chefen har sagt, är det som en person själv kommer på den starkaste motivationen. Det viktigt att medarbetare uppmuntras att ventilera egna tankar, kunskap och känslor. Då kommer idéer från dem själva vilket skapar motivation till att nå önskade förändringar. Det kan göras dels i början när mål på förändring ska fastställas, dels under resans gång när medarbetaren ska verkställa allt som krävs för att nå målet.

3 Lärande är en process som behöver rätt styrning

För att medarbetare ska lyckas med att förändras och utveckla sitt arbete är vägen till målet väldigt viktig. Därför är det inte tillräckligt med ett utvecklingssamtal en gång per år. Ta fram en policy för hur chefer ska leda medarbetarnas utvecklingsprocess hela vägen till målgång. Till exempel: hur ofta ni ska ha coachmöten, start- och sluttid, datum för era coachmöten, delmål till nästa coachmöte, innehåll i coachmöten (stående agenda) samt mål och syfte.

Det lättaste är att sätta målen. Det svåraste är däremot att genomföra alla förändringar som krävs för att nå målen. Därför är det så viktigt att utvecklingsprocessen håller hög kvalitet.

Vill du läsa mer?

Hur du lyckas med årliga utvecklingssamtal, 3 av 4 svenska chefer saknar utvecklingsplan

Det skulle vara väldigt roligt om du vill dela med dig av dina erfarenheter som chef och ledare. Skicka gärna ett mail till mig här!

Vill du lära dig mer om ledarskap som främjar lärande och förändring?

• Beställ boken SKAPA TOPPRESTERARE^® Läs mer här
  Metoder för coachande ledare och verktyg för att kunna coacha dina medarbetare
• Ta hjälp av en personlig ledarskapscoach Läs mer här
• Kolla våra utbildningar i Coachande Ledarskap Läs mer här
• Beställ boken ”Få mer energi som ökar din livskvalitet” Läs mer här

Tyckte du artikeln var intressant? Då kanske du också vill läsa: